Разное

Слияние документов: «Слияние документов» в MS Word — Сервисы на vc.ru

Содержание

Слияние данных MS Word и MS Excel

Нередко возникают ситуации, когда информацию, приведенную в электронной таблице, нужно использовать для создания договоров, отчетов и других важных документов. Этот нелегкий процесс можно автоматизировать с помощью слияния данных из MS Excel и Word.

Что такое слияние Excel и Word?

Под слиянием подразумевается перенос данных из электронной таблицы в Word. 

Как осуществить слияние данных Ворд и Эксель?

Слияние данных осуществляется в несколько шагов. Сначала осуществляется подготовка данных таблицы на уровне Эксель, после чего осуществляется перенос информации в Word. 

Есть несколько требований к исходной таблице, которые должны быть соблюдены:

  1. Обязательно, чтобы каждый столбец таблицы, которая переносится в вордовский файл, был озаглавлен. При этом названия должны быть разными, не допускаются повторы. 
  2. Кроме этого, в таблице не должно содержаться ячеек, которые были перед этим соединены. В ином случае при переносе строки могут смещаться, что вызовет много дополнительных сложностей. 

Простыми словами, уже на этапе создания таблицы Эксель она должна быть в таком же формате, как таблица в Ворд.

Шаг 1. Подготовка данных таблицы Excel (источника данных)

Итак, давайте немного разберемся с тем, как подготовить таблицу. Желательно переконвертировать диапазон в формат умной таблицы с помощью комбинации клавиш Ctrl + T. После этого нужно непосредственно осуществить настройку и подготовку данных. 

Настройка источника данных

После создания умной таблицы ее нужно настроить. Это можно сделать стандартными средствами Эксель. В конечном итоге, она должна иметь такой вид.

1

Главное правило подготовки источника данных – проверка соблюдения описанных выше требований и адаптацию таблицы под них. Это делается вручную, путем разъединения ячеек и добавления заголовков к колонкам.

Шаг 2. Подготовка шаблона документа Word

В рамках этого шага нужно создать вордовский документ, в который будут заноситься данные из экселевской таблицы. Предположим, нам нужно сделать рассылку, в которую вставлять подходящие данные. Соответственно, на этапе подготовки шаблона документа Word нужно написать письмо, в котором есть общие строки для всех данных.

Допустим, нам нужно отправить письмо тем клиентам, у которых клубная карта прекращает свое действие в течение ближайшего месяца. В этом случае текст будет аналогичным за тем лишь исключением, что номер клубной карты, срок окончания ее действия будут отличаться. В этом случае можно воспользоваться слиянием, и данные будут импортироваться в соответствующие места из документа Excel.

На скриншоте ниже эта информация отображается сними цветом.

2

Настоятельно рекомендуется, чтобы работа была более удобной, установить параметр «Затенение полей» на значение «Всегда». Так будет значительно проще различать, какие данные были вставлены автоматически, а какие уже были в шаблоне. Просто соответствующие места будут выделены серым цветом. Естественно, это выделение не сохраняется при печати, данные выглядят так, как будто письмо набиралось вручную.

Работа с Мастером слияния Word

Наиболее удобно использовать мастер влияния, чтобы перенести часть данных из Эксель в Ворд. Для этого открываем наш шаблон в Word, после чего нажимаем кнопку «Начать слияние», которая находится на вкладке «Рассылки» (все это касается версий Office, начиная с 2007).

Далее нужно выбрать пункт «Пошаговый мастер слияния».

3

Если же используется старая версия Microsoft Office, то эта функция все равно есть, но чтобы получить к ней доступ, нужно воспользоваться такими пунктами меню: Сервис – Письма и рассылки – Слияние. Также можно вывести соответствующую кнопку на панель инструментов, чтобы сделать работу более комфортной. 

Важно особенно акцентировать внимание на то, что в шаблоне, который был создан на предыдущем этапе, должен содержаться общий текст. То есть, даже слово «Уважаемый» нужно написать без окончания – «Уважаем». Далее оно будет вставлено автоматически. 

А теперь опишем на практике, как мастер слияния используется:

  1. Сначала выбирается тип документа. Это могут быть как электронные, так и обычные письма. Также возможен выбор ряда других типов документов.

    4

  2. Далее надо выбрать тот документ, который будет использоваться для рассылки писем (или того, что вы выбрали на предыдущем этапе). Это может быть как текущий документ, так и находящийся в другом файле. Также можно выбрать пункт «Шаблон». В двух последних случаях будет предложено выбрать файл, в который будут автоматически вставляться данные из Эксель таблицы. В нашем примере мы выберем пункт «Существующий документ».

    5

  3. Выбор получателей. В случае с нами в качестве получателей будет использоваться список контактов из Эксель таблицы. Соответственно, нас интересует пункт «Использование списка». А непосредственно выбрать тот список, который будет использоваться в качестве источника данных, можно с помощью кнопки «Обзор», которая располагается немного ниже.

    6

  4. Далее нужно выбрать файл с источником данных. После того, как он будет выбран, появится диалог, в котором будет та же таблица, которая у нас есть в экселевском документе. Далее нужно выбрать те записи, которые нас интересуют в конкретный момент времени. Если все, то достаточно просто нажать клавишу ОК. Если появляется такая необходимость, можно осуществить сортировку перечня, фильтрование соответствующих данных или же воспользоваться соответствующими командами, чтобы их найти. Конечно, в Excel встроенный фильтр значительно функциональнее, но в целом, можно отсеять ряд данных, основываясь на текстовых или числовых значениях. Также, с помощью галочек можно выбирать те записи, которые будут использоваться при ручной рассылке.
    В нашем случае в качестве поля, по которому осуществляется фильтрация, выступает поле «Рассылка». В качестве критерия используется значение «да» (в нашей таблице это значение появляется, если в текущем месяце срок действия клубной карты подходит к концу).

    7

  5. Теперь нужно приступить к этапу вставки соответствующих полей в подходящие места. Но перед этим не стоит забывать ставить курсор туда, куда нужно. Если же вы забыли, мастер закрывать не придется все равно. В таком случае можно просто перенести поле в то место, которое нужно, уже после вставки поля. В нашем случае курсор был поставлен возле восклицательного знака после части слова «Уважаем». Поскольку нам нужны отдельные поля, то необходимо выбрать пункт «Другие элементы».

    8

  6. После того, как нами было выбрано подходящее поле (в нашем случае это имя), нужно подтвердить свои действия путем нажатия кнопки «Вставить». Аналогичную операцию нужно провернуть и со всеми другими полями. То есть, если нам нужно вставить отчество, то нужно нажать по соответствующему полю в списке и нажать ту же кнопку, чтобы его вставить в документ.
    9

    После этого закрываем окно и добавляем пробелы между вставленными словами. Если перед этим вы выставили опцию «Затенение полей» в положение «Всегда», то надписи будут отображаться на сером фоне. Аналогичные действия нужно проделать и со следующим полем с номером клубной карты.
    Сначала ставится курсор после значка №, после чего открываем «Другие элементы», предварительно выполнив описанные выше действия, после чего выбирается поле с номером клубной карты. Далее осуществляется нажатие по кнопке «Вставить». И то же самое со сроком действия карты. 

  7. Последний этап – вставка окончания слова «Уважаем» в зависимости от того, какого пола человек. Для этого при слиянии используется специальное поле, «Правила». Есть несколько его разновидностей, но нас интересует вид «IF…THEN…ELSE». Найти ее можно на вкладке «Рассылки». Но в старых версиях офисного пакета она также находилась на панели инструментов, как показано на скриншоте.

    10

  8. После этого задаем параметры в появившемся окошке. Сначала выбирается поле, которое используется для проверки на предмет соблюдения определенного условия, после чего выставляется логический оператор (в нашем случае равно), а потом уже значение, на соответствие которому нужно проверять это поле. Затем нужно добавить текст, который нужно вставлять, если значение оказывается правильным и тот, который добавляется в случае возвращения результата «ЛОЖЬ». И после нажатия на кнопку ОК получаем такой текст.

    11

А вот пример заполнения полей, который был в нашем случае.

12

На следующем этапе нужно получившиеся в результате слияния документы пересмотреть. Для этого в окне есть кнопки навигации, нажимая которые можно проверить, все ли правильно сделано. Также с помощью специальных флажков можно отобразить лишь некоторых получаете. 

После осуществления этих действий оказывается, что некоторые данные перенеслись неправильно.

1314

Были убраны нули в начале номера. Вместо того, чтобы отобразить номер 001768 в результате получилось просто 1768. Та же история и с датами, где месяц число были поменяны местами. Аналогичные проблемы могут случиться с любыми другими форматами: десятичными числами, деньгами и так далее. Просто форматирование, которое было в таблице Эксель, не сохраняется при слиянии. Но решение этой проблемы есть.

Для начала надо понять, что каждая дата, время и так далее имеет свой код, который можно просмотреть и откорректировать. ЧТобы это сделать, нужно кликнуть по соответствующему полю правой кнопкой мыши, после чего нажать на «Коды/Значения полей».

В случае с номером клубной карты результат будет такой.

(MERGEFIELD “M__клубной_карты” }

Мы не будем вносить никаких коррективов в код, обойдемся только добавлением формата.

Если вы хоть чуть-чуть пробовали разные форматы в Эксель, то у вас не должно возникнуть никаких проблем с его добавлением. ЧТобы число сделать шестизначным, то нужно в формате поставить шесть нулей. Получится следующий код. 

{ MERGEFIELD “M__клубной_карты”  \#  “000000”  }.

После этого делаем правый клик мышью по соответствующему полю и нажимаем «Обновить поле». После этого проблема должна решиться автоматически. 

Код даты вводится так:

{ MERGEFIELD “дата_окончания_действия_карты”  \@  “DD.MM.YYYY”  }

Теперь все правильно.

На финальном этапе осталось только вручную отредактировать некоторые письма, если там возникают ошибки, которые невозможно исправить автоматически. После этого их можно сохранить на компьютере или сразу распечатать.

Объединение таблицы Ворд и Эксель

Давайте представим ситуацию, что нам нужно сделать в вордовском документе таблицу, чтобы часть данных была из Excel. При этом важно сделать так, чтобы после вычислений в Экселе данные в Ворде автоматически обновлялись. 

Чтобы это сделать, нужно сначала сделать таблицу в Эксель, после чего этот диапазон выделить и скопировать.

После этого нужно воспользоваться функцией «Специальная вставка» Word, которую можно найти в меню «Вставка» и там выбирается опция с листом Майкрософт Эксель.

Чтобы связать таблицы, нужно воспользоваться одноименной функцией. 

Слияние текстов Ворда и Эксель

Представим такую задачу: у нас есть Эксель таблица, в которой перечислены люди (их фамилии, имена, отчества), а также их контактные телефоны. Также есть документ Ворд, в котором нужно заполнить пробелы соответствующими именами и номерами телефонов. 

Чтобы это сделать, нужно открыть меню «Сервис – Слияние», потом выбрать источник данных и выбрать пункт «Добавить поле слияния». После этого соответствующие поля вставляются в подходящих местах. После нажатия кнопки «Объединить» действие можно считать выполненным. 

Выводы

Таким образом, слияние данных Ворда и Эксель позволяет сделать работу более удобной. Это значительно упрощает жизнь в ситуациях, когда есть большое количество данных (например, анкетных), и на их основе нужно создать большое количество документов по шаблону.

Как видим, профессиональное владение офисным пакетом включает не только умение создавать электронные таблицы или текстовые документы, но и осуществлять обмен информацией между двумя приложениями. 

Оцените качество статьи. Нам важно ваше мнение:

Слияние документов

Слияние документов – это объединение основного документа, содержащего постоянную часть информации, и источника данных, содержащего переменную часть.

Для обработки данных научного исследования может понадобиться выполение процедуры слияния.

Каждый документ из рассылаемых содержит как общие, так и индивидуальные сведения. Например, в письме должно быть обращение по фамилии. Индивидуальные сведения для каждого документа слияния поступают из источника данных. Процесс слияния состоит из нескольких общих действий. Соответсвующие этим действиям кнопки и команды расположены на вкладке «Рассылки».  

Настройка основного документа

Основной документ содержит текст и графику, которые являются общими для всех версий составного документа, например, обратный адрес или приветствие на бланке письма. Для подготовки такого документа на вкладке «Рассылки» в группе «Слияние» выберают команду «Начать слияние» и тип документа, который нужно создать.

  • Комплект конвертов — обратные адреса на всех конвертах одинаковые, а адрес получателя в каждом случае уникален.

  • Комплект наклеек (для конвертов) с адресами — на каждой наклейке указаны уникальные фамилия и адрес.

  • Комплект документов на бланке или сообщений электронной почты — основное содержимое всех писем или сообщений является одинаковым, но каждое из них содержит уникальные сведения (например, фамилию или адрес).

  • Каталог или папка  — для каждого элемента отображаются сведения одного и того же типа, например имя или описание, однако для каждого элемента они уникальны. 
Подключение документа к источнику данных

Источником данных является файл, содержащий сведения, которые должны вставляться в документ, например, фамилии и адреса получателей письма. Данные в документе должны быть структурированы определенным образом. Если это текстовый документ формата doc(docx), то даные в нем должны располагаться в одной таблице. Первая строка таблицы должна содержать заголовки, а остальные строки — записи, которые должны быть включены в составной документ. Источником данных также может быть любой лист или именованный диапазон книги Excel. 

  • На вкладке «Рассылки» в группе «Слияние» выберают команду «Выбрать получателей», а далее один из пунктов: 

  • «Контакты Outlook», если нужно использовать список контактов приложения Outlook, 

  • «Использовать существующий список» при работе с электронной таблицей Microsoft Office Excel, базой данных Microsoft Office Access или с другим типом файла данных и выбирают этот файл в диалоговом окне «Выбор источника данных».  

  • «Создание списка», если файла данных еще не существует, используют открывшуюся форму для создания списка. Этот список сохраняется в виде файла базы данных (MDB), который можно использовать многократно.
Уточнение списка получателей или элементов

В результате слияния будет создана копия основного документа для каждого элемента или записи из источника данных. При подключении к определенному файлу данных, возможно, не требуется переносить данные всех записей файла данных в основной документ. Чтобы ограничить список получателей или использовать подмножество элементов файла данных, выполняют следующие действия. На вкладке «Рассылки» в группе «Слияние» выбирают команду «Изменить список». В диалоговом окне «Адресаты слияния» выполняют одно из следующих действий: 

  • «Выделение отдельных записей». Этот метод наиболее полезен, если список короткий. Необходимо установить флажки напротив тех получателей, которые должны быть включены в список, и снять флажки напротив тех получателей, которые должны быть исключены из списка. 

  • «Сортировка записей». Выбирают заголовок столбца элемента, по которому требуется выполнить сортировку. Список отсортируется в алфавитном порядке по возрастанию (от A до Я). Повторный щелчок по заголовку столбца, отсортирует список в алфавитном порядке по убыванию (от A до Я). 

  • «Фильтрация записей». Эта функция полезна, если список содержит записи, которые не требуется видеть или включать их в составной документ. После фильтрации списка можно использовать флажки для включения и исключения записей.
Добавление в документ текстовых заполнителей (полей слияния) 

После подключения основного документа к файлу данных в текст документа добавляют текстовые заполнители, указывающие места, где в каждой копии документа должны появляться уникальные данные. Текстовые заполнители, такие как адрес или приветствие, называются полями слияния. Поля будут соответствовать заголовкам столбцов таблицы в файле данных. При слиянии данные из первой строки файла данных замещают поля в основном документе, образуя первый составной документ. Данные второй строки файла данных замещают поля, образуя второй составной документ, и т. д. Перед вставкой поля в основном документе необходимо выполнить щелчок в месте, где необходимо вставить поле. Поля добавляют одной из команд группы «Составление документа и вставка полей» на вкладке «Рассылки»: 

  • «Блок адреса» – позволяет добавить элементы адреса 

  • «Строка приветствия» – позволяет сформировать строку с обращением по имен и \или фамилии 

Примечание: Если появится диалоговое окно «Подбор полей», значит, не найдены некоторые сведения для формирования полей. Щелкнув стрелку рядом с пунктом (нет соответствия), выбирают соответствующее поле в источнике данных, требуемое для слияния. 

  • «Вставить поле слияния» – позволяет вставлять сведения из отдельных полей, комбинируя их в нужной последовательности по потребностям. 
Предварительный просмотр результатов слияния 

Перед фактическим завершением слияния можно просмотреть составные документы и, если нужно, внести соответствующие изменения. Для просмотра необходимо выполнить команду «Просмотреть результаты» в группе «Просмотреть результаты» вкладки «Рассылки». Для постраничного просмотра каждого составного документа используют кнопки «Следующая запись» и «Предыдущая запись» в группе «Просмотр результатов». Конкретный документ можно выбрать с помощью команды «Найти получателя». Получатели также могут быть определены в соответсвии сопределеннными критериями, для чего используются фильтры.

Примечание: Чтобы открыть диалоговое окно «Адресаты слияния», позволяющее отфильтровать список или исключить получателей, если в список попали нежелательные записи, на вкладке «Рассылки» в группе «Начать слияние» необходимо выбрать пункт «Изменить список получателей». Поля слияния форматируют так же, как форматируют текст. (Выделение обязательно должно включать двойные кавычки (« »), окружающие поле). 

Завершение слияния 

Word сохраняет результаты слияния в виде единого файла, где они отделены друг от друга с помощью разрывов страницы. На вкладке «Рассылки» в группе «Завершение» необходимо выбрать  пункт «Завершить и объединить», а затем выполнить «Печать документов» – если результаты слияния необходимо распечатать. «Изменить отдельные документы» – позволяет сохранить весь набор документов, только копию, отображаемую в настоящий момент, или диапазон документов. 

Основной документ сохраняют отдельно (он может оказаться полезен при выполнении последующих слияний). При сохранении основного документа сохраняется и его подключение к файлу данных.

Слияние документов Word и Excel

Слияние документов Word и Excel

Добрый день, уважаемые читатели и подписчики блога! Сегодня речь пойдёт о слиянии документов Word и Excel.

Задача: используя «базу» контактов магазинов из книги Excel загрузить в договор, составленный в программе Word.

Имеем:

 

Также есть пустой документ Word. В него нужно подставить данные. 

Воспользуемся встроенной функцией «Слияние» доступной в пакете Microsoft Office.

Суть функции слияния — из файла Excel берутся заголовки, по ним будут расставляться поля для заполнения в документе Word. Данные будут автоматически подставляться вслед за изменением режима просмотра.

Данные в заголовках обязательно должны быть уникальными!

У способа есть много минусов (в сравнении с макросами), но для повседневного и быстрого использования вполне сгодится. 

Приступим:

  • создадим пустой документ;
  • перейдём на вкладку «Рассылки»;
  • в блоке кнопок «Начало слияния» нажимаем кнопку «Начать слияние»;
  • выбираем пункт «Обычный документ Word».

 

 

Поначалу ничего не изменится, ведь теперь стоит указать — откуда получить информацию. В том же блоке кнопок нажмём кнопку «Выбор получателей» и выберем пункт «Использовать существующий список».

 

 

Далее появится окно выбора файла источника. Укажем путь до файла с данными по магазинам. Щёлкнуть на файл и нажать «Открыть».

 

 

В появившемся окне необходимо подтвердить источник (откуда будут загружаться данные), на примере это будет Лист1. Обязательно должна стоять галка «Первая строка содержит заголовки столбцов».

 

 

Нажимаем «ОК» и… ничего не меняется. Кроме одно детали — становятся активными действия в блоке кнопок «Составление документа и вставка полей. Он-то нам и нужен. 

 

Откинем первые три кнопки — в нашем случае они не понадобятся и напечатаем небольшой текст, где будут упомянуты заголовки данных из книги Excel. Это позволит в дальнейшем добавить «Поля слияния».

 

 

Сделаем так, чтобы наши данные «подтянулись» в документ. Нажимаем кнопку «Вставить поле слияния» и видим, что все заголовки таблицы являются полями слияния, другим языком — могут загружаться в то место документа, куда были помещены пользователем.

 

 

Самое главное — смотреть куда в данный момент установлен курсор, так как именно в эту часть текста и будет добавляться поле слияния.

Установим курсор в заголовок, после символа «№», затем выберем из списка «Вставить поле слияния» пункт «Договор».

 

 

Появится слово «Договор» в кавычках. Странно, но нет:) Теперь нужно нажать кнопку «Просмотреть результаты». Картина будет другой. После номера договора подгрузился его номер по магазину «Ручеёк» — 152.

 

 

Заполним все поля — щёлкаем после слова «Магазин» и выбираем пункт «Магазин», после слова «поставщика» и выбираем поле «Контрагент», после «сумму» выбираем пункт «Сумма», после «№» «Договор», после «от» «Дата».

 

 

Снова нажимаем кнопку «Просмотреть результаты».

 

 

Данные подгрузились. Как их поменять? Рядом с кнопкой «Просмотреть результаты» есть стрелка. Щелкая на неё можно увидеть как меняются данные.

 

Вот так можно быстро подгрузить данные из Excel в Word. В следующих уроках мы сделаем похожее действие — только с помощью VBA. 

Всем удачи! 

Вас может заинтересовать урок — Импорт данных SQL в Excel.

Объединение редакций документов — Word

После отправки документа на рецензирование обратно может быть получено несколько копий с предложениями и изменениями. В этом случае можно объединить их в одном документе.

Объединение двух версий документа

  1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Сравнить и выберите команду Объединить.




    Всплывающее окно позволяет выбрать исходный документ и измененный документ.

  2. В разделе исходный документщелкните стрелку вниз и выберите документ, который вы отправили для рецензирования. Если вам нужно перейти к расположению файла, щелкните значок папки. Помните, что это исходный документ, над которым вы работали без изменений или изменений.

  3. В разделе измененный документвыберите документ, который вы хотите объединить.

  4. В поле Пометка исправлений введите имя рецензента, чтобы знать, кто предложил изменения.

  5. Нажмите кнопку Дополнительно , чтобы просмотреть дополнительные параметры для комбинирования документов.

  6. В разделе Показать изменения установите переключатель в положение в новом документе.

  7. Нажмите кнопку ОК.

    Word откроет новый документ, который объединяет исходный документ с копией, которую вы объединили вместе с ним. Экран делится на три раздела. В одном разделе показаны изменения, которые появятся в среднем разделе,а третий раздел,разделенный двумя, отображает исходный документ и измененный документ.

    Если на экране слишком много сведений, нажмите кнопку сравнить
    показать документы источникаСкрыть документы-источники. Обратите внимание на красную вертикальную строку, в которой показано, где были внесены изменения.

  8. После того как вы решите, что Объединенные изменения будут разрешены, сохраните документ.

Слияние дополнительных копий

Если вы хотите выполнить слияние других копий, сохраните документ, содержащий объединенные изменения первых двух копий. Затем объедините дополнительные копии с этим документом.

  1. На вкладке Рецензирование нажмите кнопку Сравнить и выберите команду Объединить.

  2. Щелкните стрелку рядом с полем Исходный документ и выберите документ, содержащий объединенные изменения.

  3. В разделе измененный документщелкните следующую копию, которую вы хотите объединить.

  4. В поле Пометка исправлений введите имя рецензента, чтобы знать, кто предложил изменения.

  5. Нажмите кнопку Больше.

  6. В разделе Показать изменения установите переключатель в положение в исходном документе.

  7. Нажмите кнопку ОК.

Дополнительные сведения


Просмотр и сравнение документов рядом


Как сравнить два документа Word



Примечание: 
Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Слияние с использованием таблицы Excel

Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:

  • Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.

  • Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.

  • Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.

  • Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.

  • Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.


Примечания: 

  • Вы можете импортировать данные из электронной таблицы Excel, выполнив импорт из файла с разделителями-запятыми (CSV) или текстового файла (TXT), и создать новую электронную таблицу с помощью мастера импорта текста.

  • Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.

Подключение и изменение списка рассылки

Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.


Изменение списка рассылки

  1. Нажмите кнопку Изменить список получателей.

  2. В разделе Получатели слияния снимите флажок рядом с именами тех людей, которым не нужно получать вашу рассылку.


Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.


Для вставки полей слияния на конверт, наклейку, сообщение электронной почты или письмо

  1. нажмите Рассылки > Блок адреса.

    Дополнительные сведения см. в статье Вставка блока адреса

  2. Чтобы добавить строку приветствия, выберите пункт Строка приветствия.

    Дополнительные сведения см. в статье Вставка строки приветствия.

  3. Сведения о том, как добавить поля слияния, такие как номера счетов, см. в статье Вставка полей слияния.

  4. Нажмите кнопку ОК.

  5. В меню Файл выберите команду Сохранить.

Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.


Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.

  1. Нажмите Рассылки > Просмотр результатов.

  2. Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись

    и Предыдущая запись

    , посмотрите, как записи будут отображаться в документе.

  3. Нажмите Найти и объединить > Печать документов или Отправка сообщений электронной почты.


При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.

  • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.



Ниже приведены некоторые советы по подготовке электронной таблицы Excel к слиянию. Проверьте следующее:

  • Названия столбцов в электронной таблице должны соответствовать именам полей, которые нужно вставить при слиянии. Например, чтобы обращаться к читателям по именам в документе, потребуются отдельные столбцы для имен и фамилий.

  • Все данные, участвующие в слиянии, должны находиться на первом листе электронной таблицы.

  • Записи данных, содержащие значения в процентах, денежные значения и почтовые индексы, в электронной таблице должны быть надлежащим образом отформатированы, чтобы приложение Word правильно их прочитало.

  • Электронная таблица Excel, которая будет использоваться в слиянии, должна храниться на локальном компьютере.

  • Изменения и дополнения необходимо внести в электронную таблицу до ее подключения к документу для слияния в Word.

Дополнительные сведения см. в статье Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word.

Подключение и изменение списка рассылки

Подключение к источнику данных Дополнительные сведения см. в статье Источники данных, которые можно использовать для слияния почты.

  1. Нажмите кнопку Изменить список получателей.

    Подробнее см. в статье Слияние: изменить получателей.

    Подробнее о сортировке и фильтрации см. в статье Сортировка данных для слияния и Фильтрация данных для слияния.

  2. Нажмите кнопку ОК.

Вы можете вставить одно или несколько полей слияния, которые берут данные из электронной таблицы и помещают в документ.

  1. Перейдите к разделу Рассылки > Вставить поле слияния.

  2. Добавьте необходимое поле.

  3. При необходимости повторите шаги 1 и 2.

  4. В меню Файл выберите команду Сохранить.

Если вы хотите подробнее узнать о возможностях для настройки сообщения электронной почты, см. статью Слияние электронной почты в Word.


Вставив нужные поля слияния, просмотрите результаты, чтобы убедиться, что содержимое в порядке. После этого вы можете завершить процесс слияние.

  1. Нажмите Рассылки > Просмотр результатов.

  2. Перемещаясь по записям в источнике данных с помощью кнопок Следующая запись и Предыдущая запись, посмотрите, как записи будут отображаться в документе.

  3. Нажмите Найти и объединить > Печать документов или Слияние по электронной почте.


При сохранении документа слияния подключение к источнику данных сохраняется. Вы можете повторно использовать документ слияния для следующей массовой рассылки.

  • Откройте документ слияния и нажмите кнопку Да, когда Word спросит, нужно ли сохранить подключение.



Подготовка источника данных Excel к слиянию в Word

Вы создали список контактов и других данных, который хотите использовать для слияния в Word. Если в качестве источника данных используется таблица Excel, то достаточно подготовить данные для слияния. Но если источником данных является файл со значениями, разделенными табуляциями (TXT) или запятыми (CSV), сначала следует импортировать данные в Excel, а затем подготовить их для слияния.

Шаг 1. Настройка источника данных в Excel

Если вы используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, пропустите этот шаг. Если источником данных является TXT- или CSV-файл, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные в Excel.

После импорта TXT- или CSV-файла перейдите к шагу 2.


  1. Откройте Excel.

  2. Щелкните Данные > Из текстового/CSV-файла.

  3. Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.

  4. В окне предварительного просмотра нажмите кнопкуПреобразование данных.

  5. Выберите столбец, содержащий почтовые индексы, или другой столбец, который нужно отформатировать.

  6. Выберите Преобразование > Тип данных: > Текст.

  7. Нажмите кнопку Заменить текущий.

  8. При необходимости повторите шаги 5–7.

  9. Выберите Закрыть и загрузить.

  10. Выберите Файл > Сохранить как и сохраните файл с другим именем.


  1. Откройте Excel.


  2. Excel 2016    Выберите Данные > Получение внешних данных > Из текста.

  3. Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.

  4. В мастере импорта текста в области Формат исходных данных выберите С разделителями.

  5. При необходимости выберите элемент Мои данные содержат заголовки над областью Предварительный просмотр, а затем нажмите кнопку Далее.

  6. В области Разделители установите нужный флажок (например, «знак табуляции» или «запятая») и нажмите кнопку Далее.

  7. В области Образец разбора данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы, а затем в списке Формат данных столбца выберите Текстовый.


    Примечание: Каждый раз, когда вы применяете формат («общий», «текстовый» или «дата») к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.

  8. При необходимости повторите действие 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.

  9. Нажмите кнопку Finish (Готово).

  10. В диалоговом окне Импорт данных примите значение по умолчанию (имеющийся лист), а затем нажмите кнопку ОК.


    Внимание: В диалоговом окне Импорт данных указывается адрес выбранной ячейки. Данные импортируются, начиная с этой ячейки.

  11. Сохраните электронную таблицу с новым именем файла.

Шаг 2. Подготовка источника данных

В источнике данных Excel, который вы хотите использовать в качестве списка рассылки в Word, проверьте правильность форматирования столбцов с числовыми данными. Например, примените нужный формат, такой как денежный.

При выборе процентного формата помните, что значения в ячейках будут умножены на 100. Если вы хотите избежать этого, отформатируйте столбец с процентными значениями как текст.

Отформатируйте значения почтовых индексов как текст, чтобы сохранить данные во время слияния. Если вы не сделали этого при импорте, выполните форматирование сейчас. Начальные нули, например в индексе 000399, удаляются при слиянии, если значения не отформатированы как текст.

  1. Выберите столбец, содержащий почтовые индексы или другие данные, которые нужно отформатировать.

  2. На вкладке Главная в группе Число щелкните стрелку раскрывающегося списка Числовой формат и выберите нужное значение (например, «Текст»).

Не забудьте добавить нужный символ перед полем слияния или после него. Например, вот как будут выглядеть денежные и процентные значения, если опустить символы:

Если добавить символы, числа будут иметь смысл.

В документе слияния можно добавить символы до и после поля слияния следующим образом:

См. также

Важным шагом при настройке слияния в Word является подготовка источника данных. Вы можете использовать существующий источник данных Excel или создать новый, импортировав файл, разделенный табуляциями (TXT) или запятыми (CSV). После настройки и подготовки источника данных можно выполнить слияние почты с помощью динамический обмен данными (DDE) с мастером слияния или вручную.

Если у вас нет источника данных Excel для слияния, вы можете использовать список контактов или адресную книгу в TXT- или CSV-файле. Мастер импорта текста поможет вам извлечь данные из файла в Excel.

  1. Откройте Excel.

  2. На вкладке Данные выберите элемент Из тестового/CSV-файла.

  3. Выберите нужный TXT- или CSV-файл и нажмите кнопку Импорт.

  4. В мастере импорта текста в области Тип исходных данных выберите С разделителями.

  5. При необходимости установите флажок Мои данные содержат заголовки над областью Предварительный просмотр файла, а затем нажмите кнопку Далее.

  6. В разделе Разделители установите нужный флажок (например, «знак табуляции» или «запятая») и нажмите кнопку Далее.


    Совет: В области Образец разбора данных вы можете увидеть, как результаты будут выглядеть в виде таблицы.

  7. В области Образец разбора данных выберите столбец, содержащий почтовые индексы, а затем в списке Формат данных столбца выберите Текстовый.


    Примечания: 

    • Доступны форматы Общий, Текстовый и Дата. Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.

    • Столбец, содержащий числовые данные, например процентные или денежные значения, можно отформатировать только после импорта файла. См. раздел «Форматирование числовых данных в Excel» ниже.

  8. При необходимости повторите действие 7, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.

  9. Нажмите кнопку Finish (Готово).

  10. В диалоговом окне Импорт данных примите значение по умолчанию (имеющийся лист), а затем нажмите кнопку ОК.


    Внимание: В диалоговом окне Импорт данных указывается адрес выбранной ячейки. Данные импортируются, начиная с этой ячейки.

  11. Добавив данные, сохраните источник с новым именем файла.


Форматирование числовых данных в Excel

Отформатируйте все числовые данные, например процентные или денежные значения, в новых и существующих источниках данных Excel, которые предполагается использовать при слиянии в Word. Чтобы сохранить числовые данные, которые вы отформатировали как процентные или денежные значения, при слиянии, следуйте инструкциям в разделе «Шаг 2. Слияние с помощью динамического обмена данными (DDE)».

В источнике данных Excel, который вы хотите использовать в качестве списка рассылки в Word, проверьте правильность форматирования столбцов с числовыми данными. Например, примените нужный формат, такой как денежный.

  1. Откройте источник данных Excel.

  2. Выберите столбец, который вы хотите отформатировать.

  3. На вкладке Главная в группе Число в щелкните стрелку раскрывающегося списка Числовой формат (Общий) и выберите нужное значение.

  4. При необходимости повторите шаги 2 и 3.

  5. После завершения нажмите кнопку Сохранить.


Если в источнике данных Excel есть числа, отформатированные как процентные или денежные значения, они могут потерять форматирование во время слияния. Чтобы получить необходимый результат при слиянии и сохранить формат числовых данных в Excel, используйте DDE.

  1. Откройте Word и выберите Файл > Параметры > Дополнительно.

  2. В разделе Общие установите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии.

  3. Нажмите кнопку ОК.

  4. На вкладке Рассылки щелкните Начать слияние > Пошаговый мастер слияния.

  5. В области Слияние в разделе Выбор получателей щелкните Использовать существующий список.

  6. В разделе Использовать существующий список нажмите кнопку Обзор и откройте отформатированную электронную таблицу.

  7. В диалоговом окне Преобразование источника данных установите флажок Отобразить все, а затем выберите элемент Листы MS Excel с помощью DDE (*.xls) и нажмите кнопку ОК.

  8. В диалоговом окне Microsoft Excel выберите Весь лист и нажмите кнопку ОК.

  9. В диалоговом окне Получатели слияния нажмите кнопку ОК.

  10. Выполните слияние для создания писем, сообщений электронной почты, наклеек или конвертов.


Совет: Можно сделать так, чтобы при каждом открытии файла данных в Word не выводились запросы. После подключения к списку рассылки выберите Файл > Параметры > Дополнительно. В разделе Общие снимите флажок Подтверждать преобразование формата файла при открытии.

Если вы создали список контактов в электронной таблице Excel, отформатируйте все почтовые индексы как текст во избежание потери данных. Если вы импортируете контакты из TXT- или CSV-файла в новую электронную таблицу, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные.

Шаг 1. Настройка источника данных в Excel

Если вы уже используете электронную таблицу Excel в качестве источника данных для слияния в Word, перейдите к шагу 2 в этой статье. Если вы импортируете контакты, например контакты Gmail, из TXT- или CSV-файла, мастер импорта текста поможет вам отформатировать данные в Excel.

  1. Откройте Excel, а затем на вкладке Данные выберите Из текста.

  2. Щелкните нужный файл в формате CSV или TXT и выберите команду Получить данные.

  3. В мастере импорта текста нажмите кнопку Далее.

  4. В разделе Разделители установите флажок для соответствующего элемента, разделяющего данные (например, знака табуляции или запятой). Нажмите кнопку Далее.


    Совет: В области Предварительный просмотр выбранных данных можно увидеть, как будут выглядеть результаты в виде таблицы.


     

  5. В области Предварительный просмотр выбранных данных выберите столбец с почтовыми индексами. В разделе Формат данных столбца выберите значение Текст.




     

  6. При необходимости повторите действие 5, выбрав столбец, который вы хотите изменить, и нужный формат данных.


    Примечание: Каждый раз, когда вы применяете формат данных к столбцу, в его заголовке отображается имя формата.

  7. Нажмите кнопку Готово.

  8. В диалоговом окне Импорт данных укажите, куда Excel следует поместить данные, и нажмите кнопку ОК.


    Примечание: Сохраните электронную таблицу с новым именем файла.

Шаг 2. Настройка формата числовых данных в электронной таблице Excel

Чтобы не потерять при слиянии нули в значениях почтовых индексов, отформатируйте столбец с индексами как текст.

  1. Откройте электронную таблицу и выберите столбец с почтовыми индексами.

  2. На вкладке Главная выберите в списке Формат пункт Текстовый.

Теперь вы можете использовать эти данные для слияния.

Слияние Excel и Word, зачем это нужно и что это дает Блог Ивана Кунпана

В статье рассмотрим слияние Excel и Word на практике. Эта нужно при написании какого-либо письма, отчета и других документов. Затем, его отправляют людям по электронной почте или распечатывают через принтер.

Что такое слияние Excel и Word

Здравствуйте друзья! Слияние Excel и Word – это соединение двух документов в один. Word является главным документом, а таблица Эксель его источником. Слияние документов в Word и Excel происходит очень быстро. Эту схему работы мы будем разбирать чуть позже.

Зачем совмещать документы Word и Excel? Это делается для составления писем, электронных сообщений (чтобы отправить письмо по электронной почте), конвертов, каталогов и наклеек.

Допустим мы имеем на компьютере таблицу с информацией о продвигаемых статьях, которую нужно передать коллеге по работе в виде письма. В ней содержится название статьи, дата, когда она была опубликована и какие статьи можно найти в Сети. А документ Word, должен быть пустым, чтобы таблица успешно с ним соединилась.

В следующей части статьи попробуем это сделать.

к оглавлению ↑

Сначала работаем с документом Word

Для начала разберём процесс вставки двух документов согласно инструкции:

  1. Откройте на компьютере пустой документ Ворд. Откроем для работы отдельный файл Word, который не должен содержать в себе текстовой и цифровой информации.
  2. Загружаете таблицу в Word. Можете сделать проще – вставьте табличный процессор в документ Excel. Об этом можете узнать в статье на блоге.
  3. Сохраняете документ. После того, как Вы соедините два документа в один, его можно сохранить на компьютер. Или используйте кнопку в Ворде печать, чтобы его распечатать на листе бумаги A4.

Рассмотрим все подробности соединения двух документов во всех деталях.

к оглавлению ↑

Слияние документов в Word и Excel, пошаговая инструкция

Итак, как сделать слияние документов в Word и Excel? Всё просто. Приготовьте заранее таблицу Excel с данными. Далее, создаёте на компьютере пустой документ текстового редактора Word.

Затем, нажмите в созданном документе на раздел «Рассылки» (версия Ворда 2007) и выберите варианты «Пошаговый мастер слияния» (Скрин 1).

Далее, будет открыто окно справа, в котором нужно нажать на «Письма» или другой вариант. Внизу нажимаете на ссылку – «Далее, открытие документа» (Скрин 2).

В следующем окне оставляем всё без изменений и нажимаете раздел – «Далее, выбор получателей» (Скрин 3).

В нём нужно оставить первый вариант – «Использование списка», чтобы загрузить в документ данные из Excel таблицы.

Для этого нажмите кнопку «Обзор» и добавьте Excel-таблицу со своего компьютера (Скрин 4).

После чего можете нажать «ОК». Далее, Вам предложат убрать галочки в списке. Если какое-то слово не нужно, то можете его убрать. Затем, нажимаем «OK».

Далее, нажимаете на раздел «Вставить поле слияния» и просто устанавливаете данные из таблицы в нужные места документа Word (Скрин 5).

Вы можете нажать кнопку «Просмотр результатов» и посмотреть, как вставилась информация из Excel. Для сохранения и распечатки документа, нажмите на красный крестик или кнопку «Быстрая печать».

к оглавлению ↑

Заключение

Мы сделали в статье слияние документов в Word и Excel по инструкции. Вы сможете соединить нужные Вам документы довольно быстро. Во время вставки данных из Эксель таблицы, можно переносить слова или цифры с помощью горячих клавиш Ворда. Например, используем клавишу «Enter», чтобы перенести часть предложения на другую строку. Когда письмо будет создано, его Вы можете отправить по электронной почте другому человеку. Удачной работы в документе Word!

С уважением, Иван Кунпан.

Просмотров: 1404

Слияние файлов PDF онлайн. Бесплатная услуга слияния PDF

  • Объединить PDF
  • Разделить PDF
  • Сжать PDF
  • Конвертировать PDF

      • Конвертировать в PDF

      • JPG в PDF
      • WORD в PDF
      • POWERPOINT в PDF
      • EXCEL в PDF
      • HTML в PDF
      • Конвертировать из PDF

      • PDF в JPG
      • PDF в WORD
      • PDF для POWERPOINT
      • PDF в EXCEL
      • PDF в PDF / A
  • Все инструменты PDF

      • Упорядочить PDF

      • Объединить PDF
      • Разделить PDF
      • Удалить страницы
      • Извлечь страницы
      • Упорядочить PDF
      • Оптимизировать PDF

      • Сжать PDF
      • Ремонт PDF
      • Конвертировать в PDF

      • JPG в PDF
      • WORD в PDF
      • POWERPOINT в PDF
      • EXCEL в PDF
      • HTML в PDF
      • Конвертировать из PDF

      • PDF в JPG
      • PDF в WORD
      • PDF для POWERPOINT
      • PDF в EXCEL
      • PDF в PDF / A
      • Редактировать PDF

      • Повернуть PDF
      • Добавить номера страниц
      • Добавить водяной знак
      • Редактировать PDF
      • Безопасность PDF

      • Разблокировать PDF
      • Защитить PDF
      • Подпись PDF

  • Авторизоваться

  • зарегистрироваться

    • Дом
    • Товар

      • Настольный
      • Мобильный
      • Характеристики
      • API Остальное
      • Плагин WordPress
    • Решения

      • Бизнес

.

Document Merge — Соединители | Документы Microsoft

Слияние документов и писем SharePoint — это простой, быстрый и чистый способ слияния данных списка SharePoint в предопределенные шаблоны документов Word, Excel и PowerPoint БЕЗ КОДА!

В этой статье

Этот разъем доступен в следующих продуктах и ​​регионах:

Сервис Класс Области
Логические приложения Стандартный Все регионы Logic Apps, кроме следующих:
— правительственные регионы Azure
— регионы Azure для Китая
Power Automate Премиум Все регионы Power Automate, кроме следующих:
— Правительство США (GCC)
— Правительство США (GCC High)
— Облако Китая, обслуживаемое 21Vianet
Power Apps Премиум Все регионы Power Apps, кроме следующих:
— Правительство США (GCC)
— Правительство США (GCC High)
— Облако Китая, обслуживаемое 21Vianet

Пределы дросселирования

Имя Звонки Период продления
вызовов API на одно соединение 100 60 секунд

Действия

Слияние документов

Слияние документов

Параметры
Имя Ключ Требуется Тип Описание

Ссылка на товар

LinkToItem Правда строка

Выберите параметр «Ссылка на элемент» в разделе «Динамическое содержимое» — см. Справку в руководстве — www.documentmerge.com

Шаблон предварительной настройки

PreConfigTemplate строка

Доступно, если установлена ​​надстройка для слияния документов и писем — www.documentmerge.com

Источник

Источник строка

Задайте путь к шаблону исходного документа e.г. «LibraryName \ TemaplateName.docx»

Пункт назначения

Пункт назначения строка

Имя библиотеки для хранения сгенерированного документа

Сохранить как PDF

СохранитьAsPDF логический

Набор для сохранения сопроводительного файла PDF

Сохранить только как PDF

Сохранить AsPDFOnly логический

Сохранение только файла PDF без сопроводительного документа

Сохранить как PDF / A

СохранитьAsPDFA логический

Настройка сохранения файла PDF в формате PDF \ A

Показать изображение

Дисплей Изображение логический

Отображает изображение вместо гиперссылки на изображение

Имя выходного файла

Имя выходного файла строка

Имя для сохранения файла — может включать имена внутренних столбцов списка — см. Руководство www.documentmerge.com

Перезаписать

Перезаписать логический

Перезаписать документ при таком же имени

Отправить письмо

SendMail логический

Доступно, если установлена ​​надстройка для слияния документов и писем

Почтовый шаблон

MailTemplate строка

Укажите, выбрана ли опция SendMail e.г. «TemplateTitleName»

.

Как объединить несколько документов Word в Microsoft Office 2016

Несмотря на то, что Microsoft Word теперь поддерживает совместную работу нескольких человек над документами (через веб-приложение или подписку на Office 365), бывают случаи, когда вам нужно объединить несколько документов Word вместе.

ms-office-online-collaboration

Конечно, вы можете просто скопировать и вставить содержимое одного документа в другой, но это не самый практичный способ достижения желаемого результата.К счастью, Word предлагает несколько способов объединить несколько документов.

В этой статье я объясню четыре метода:

  1. Объединение двух версий одного документа.
  2. Объединение нескольких версий одного документа.
  3. Объединение комментариев, форматирование и многое другое.
  4. Объединение текста нескольких разных документов.

Объединение двух версий одного документа

Если у вас есть две слегка отличающиеся версии одного и того же документа, может быть утомительно — если вообще возможно — найти небольшие различия.

Word предоставляет способ сравнить различия между ними, а затем объединить их в один файл.

Сравнение двух версий

Прежде чем выполнять слияние, целесообразно изучить различия между двумя файлами.Вы можете решить, что не хотите их объединять. Я проведу вас через этот процесс, используя две версии репортажа BBC News о марсианском зонде.

Вот оригинал:

microsoft word compare docs original

А вот и моя слегка измененная версия:

microsoft word compare docs revised

Для начала откройте исходный документ и перейдите к Обзор> Сравнить> Сравнить .Если параметр «Сравнить документы» недоступен, возможно, ваш документ защищен. Чтобы снять защиту, перейдите в Файл> Информация> Защитить документ и снимите все ограничения.

microsoft word compare docs compare

В новом окне заполните поле Исходный документ одним файлом, а поле Исправленный документ — другим.Вы также можете добавить к изменениям собственный ярлык.

microsoft word compare docs

Word автоматически откроет новый документ.Изменения отображаются в столбце слева (1), сравниваемые документы отображаются на центральной панели (2), а два оригинала отображаются в столбце справа (3). Вы можете скрыть исходные документы, выполнив Сравнить> Показать исходные документы> Скрыть исходный документ .

microsoft word compare docs all versions

Для объединения двух версий

Теперь у вас есть все различия, аккуратно отображенные в одном файле, но это все еще беспорядок.Как вы определяете, какие изменения вы хотите сохранить, а какие отменить?

У вас есть два варианта.Вы можете вручную просмотреть документ и отредактировать каждое изменение по своему вкусу (помните, что добавленный текст подчеркнут, удаленный текст отображается с зачеркиванием через ). Подобное редактирование документа подходит для более коротких документов, но вы все равно можете что-то упустить, если работаете над длинным документом, например с книгой.

microsoft word compare docs accept changes

Более эффективный метод — использовать список ревизий в левом столбце.Вы можете либо щелкнуть правой кнопкой мыши по каждому изменению и выбрать Принять или Отклонить , либо вы можете навести курсор на текст под каждой перечисленной ревизией и внести соответствующие изменения. Word будет автоматически обновлять текст в основном документе по мере вашей работы.

На изображении ниже вы можете видеть, что я внес все изменения.Количество редакций теперь равно нулю, и у меня есть документ, в котором я либо принял, либо отклонил все свои изменения. Сохраните окончательный документ обычным способом.

microsoft word compare docs final

Объединение нескольких версий одного документа

Сравнивать две и объединять две версии одного документа очень просто.Но как насчет того, чтобы у вас было несколько версий одного и того же файла, возможно потому, что вы отправили его нескольким людям для их ввода?

Еще раз откройте исходный документ и перейдите к Review> Compare .На этот раз вам нужно вместо этого выбрать Объединить .

Поместите первый документ, который вы хотите объединить, в поле Revised Document и присвойте изменениям метку.Нажмите ОК .

После того, как у вас будет объединенный документ, снова перейдите в Обзор > Сравнить> Объединить .Поместите только что объединенный файл в поле Исходная версия и добавьте следующий документ в Пересмотренная версия . Продолжайте повторять процесс для каждой копии файла, не забывая присваивать каждому исправленному документу уникальную метку.

microsoft word compare multiple docs

Когда вы закончите, у вас получится объединенный документ, в котором изменения каждого человека показаны разным цветом.Как и прежде, щелкните правой кнопкой мыши каждое изменение и выберите Принять или Отклонить , чтобы создать окончательную копию.

Объединение документов может выходить за рамки простого изменения текста.Возможно, вы захотите объединить и сохранить комментарии, форматирование, верхние и нижние колонтитулы и многое другое.

Слово делает процесс безболезненным.Методология сравнения и / или объединения документов такая же, но когда вы перейдете к Обзор> Сравнить> Сравнить , нажмите кнопку Подробнее >> .

microsoft word compare docs advanced

Вам будет представлен обширный список вариантов.Когда вы выбрали свои предпочтения, нажмите ОК . Вы можете продолжить принятие или отклонение изменений так же, как и раньше.

Объединение текста нескольких разных документов

В последней части этого руководства мы рассмотрим, как объединить текст из совершенно разных документов.

Как упоминалось в начале, вы можете копировать и вставлять текст, но это не всегда практично, особенно для длинных документов.Лучше использовать встроенные инструменты Word.

Я собираюсь объединить статью BBC о марсианском зонде с Space.com версию той же истории.

Откройте первый документ.Это файл, в который вы будете добавлять все будущие файлы. Перейдите в Insert> Object> Text from File и найдите документ, который вы хотите объединить.

microsoft word merge text

Текст будет вставлен везде, где находится курсор, поэтому перед продолжением убедитесь, что он находится в нужном месте.Word сохранит все форматирование исходного документа. В приведенном ниже примере я выделил историю Space.com другим цветом и шрифтом, чтобы проиллюстрировать суть дела.

microsoft word merged final

Повторите процесс для каждого документа, который хотите добавить, и сохраните его, когда закончите.

Есть проблемы?

Я дал вам пошаговое руководство, в котором описаны четыре наиболее распространенных способа объединения документов, и я надеюсь, что оно облегчило вашу жизнь в Microsoft Office.

Однако я понимаю, что могут возникнуть сложности.Сталкивались ли вы с какими-либо трудностями? Мы всегда рады помочь.

Оставляйте свои проблемы и вопросы в комментариях ниже, и мы постараемся вам помочь.

plex-video-on-demand

Что такое видео по запросу Plex? Все, что вам нужно знать

Вот краткое изложение Plex VOD от нашего непрофессионала, включая то, как начать его использовать и какие шоу доступны для просмотра!

Об авторе

Дэн Прайс
(Опубликовано 1382 статей)

Дэн присоединился к MakeUseOf в 2014 году и является директором по партнерству с июля 2020 года.Обратитесь к нему с вопросами о спонсируемом контенте, партнерских соглашениях, рекламных акциях и любых других формах партнерства. Вы также можете увидеть его каждый год бродящим по выставочной площадке CES в Лас-Вегасе, поздоровайтесь, если собираетесь. До своей писательской карьеры он был финансовым консультантом.

Ещё от Dan Price

Подпишитесь на нашу рассылку новостей

Подпишитесь на нашу рассылку, чтобы получать технические советы, обзоры, бесплатные электронные книги и эксклюзивные предложения!

Еще один шаг…!

Подтвердите свой адрес электронной почты в только что отправленном вам электронном письме.

.

Document Merge — Соединители | Документы Microsoft

Слияние документов и писем SharePoint — это простой, быстрый и чистый способ слияния данных списка SharePoint в предопределенные шаблоны документов Word, Excel и PowerPoint БЕЗ КОДА!

В этой статье

Этот разъем доступен в следующих продуктах и ​​регионах:

Сервис Класс Области
Логические приложения Стандартный Все регионы Logic Apps, кроме следующих:
— правительственные регионы Azure
— регионы Azure для Китая
Power Automate Премиум Все регионы Power Automate, кроме следующих:
— Правительство США (GCC)
— Правительство США (GCC High)
— Облако Китая, обслуживаемое 21Vianet
Power Apps Премиум Все регионы Power Apps, кроме следующих:
— Правительство США (GCC)
— Правительство США (GCC High)
— Облако Китая, обслуживаемое 21Vianet

Пределы дросселирования

Имя Звонки Период продления
вызовов API на одно соединение 100 60 секунд

Действия

Слияние документов

Слияние документов

Параметры
Имя Ключ Требуется Тип Описание

Ссылка на товар

LinkToItem Правда строка

Выберите параметр «Ссылка на элемент» в разделе «Динамическое содержимое» — см. Справку в руководстве — www.documentmerge.com

Шаблон предварительной настройки

PreConfigTemplate строка

Доступно, если установлена ​​надстройка для слияния документов и писем — www.documentmerge.com

Источник

Источник строка

Задайте путь к шаблону исходного документа e.г. «LibraryName \ TemaplateName.docx»

Пункт назначения

Пункт назначения строка

Имя библиотеки для хранения сгенерированного документа

Сохранить как PDF

СохранитьAsPDF логический

Набор для сохранения сопроводительного файла PDF

Сохранить только как PDF

Сохранить AsPDFOnly логический

Сохранение только файла PDF без сопроводительного документа

Сохранить как PDF / A

СохранитьAsPDFA логический

Настройка сохранения файла PDF в формате PDF \ A

Показать изображение

Дисплей Изображение логический

Отображает изображение вместо гиперссылки на изображение

Имя выходного файла

Имя выходного файла строка

Имя для сохранения файла — может включать имена внутренних столбцов списка — см. Руководство www.documentmerge.com

Перезаписать

Перезаписать логический

Перезаписать документ при таком же имени

Отправить письмо

SendMail логический

Доступно, если установлена ​​надстройка для слияния документов и писем

Почтовый шаблон

MailTemplate строка

Укажите, выбрана ли опция SendMail e.г. «TemplateTitleName»

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *

2021 © Все права защищены. Карта сайта