Автоматизация рабочего места администратора: Автоматизированное рабочее место администратора гостиницы – корпоративная информационная система для малого бизнеса

Автоматизированное рабочее место администратора гостиницы – корпоративная информационная система для малого бизнеса

Корпоративные информационные системы на текущем этапе прочно стали главной движущей силой развития и совершенствования мировой экономики. Опытная база показывает, что умело выбранная и внедренная подобная система существенно улучшает управляемость организацией и повышает эффективность его работы. В правильном выборе информационной системы должно быть заинтересовано руководство организации. Проект по автоматизации текущей деятельности предприятия рассматривается как стратегическое инвестирование, которое должно окупиться за счет усовершенствования управленческих процессов и повышения эффективности выполнения бизнес-процессов [2], [3].

Малый бизнес — бизнес, опирающийся на предпринимательскую деятельность небольших фирм, малых предприятий, формально не входящих в объединения. Сегодня применение информационных технологий в управлении малым бизнесом ‑ объективная необходимость. Целью подобных систем является построение информационного пространства организации малого бизнеса, позволяющее делать текущие срезы состояний бизнес-процессов в управленческой, бухгалтерской и административной системах управления организацией.

Рынок гостиничных услуг, прежде всего, направлен на работу с клиентами, на создание безопасных и комфортных условий проживания и предоставление клиенту полного перечня современных информационных услуг. Системы автоматизации в гостиничных комплексах направлены на переключение многих операций в автоматический режим, что предполагает контроль всех рабочих процессов, обработку документов и данных при минимальном участии персонала [1].

Для повышения уровня и качества услуг, а также для наблюдения за работой персонала наиболее заинтересованные компании внедряют специализированные решения, автоматизирующие основные бизнес-процессы: планирование потребления ресурса (отъезд и приезд), управление отношениями с клиентами, контроль работы персонала, качества и времени оказания услуг [4]. Над проблемой автоматизации бизнес процессов работали Абдуллаева А.А., Баженов Р.И., Гринкруг Л.С., Демурин В.Б и другие.

Обеспечения высокого уровня обслуживания в гостинице в современных условиях невозможно достичь без применения новых технологий. Новая технология предусматривает автоматизацию многих гостиничных процессов, электронное резервирование, введение технологий, способствующих улучшению качества обслуживания при одновременном сокращении персонала. Автоматизированные системы направлены на повышение производительности труда, поднятие уровня информированности у высших управленческих работников. Становится все более обычным совмещение профессий, что влечет за собой растущую потребность в более фундаментальной подготовке персонала, в обучении их нескольким профессиям. Несмотря на то, что на рынке представлены технические решения для любых гостиничных задач, выбор системы управления для собственного объекта — дело не из простых. Если ваша гостиница небольшая – имеет смыл разработать информационную систему решающую ваши определенные задачи, к которым могут относится: ввод информации о посетителях, размещение их в номерах, ведение базы выписанных счетов на оплату, с указанием общих данных и прайса. Для создания таких небольших прикладных решений, можно использовать среду Delphi.

Мощность и гибкость Delphi при работе с банками данных базируется на низкоуровневом ядре — процессоре обработки банков данных Borland Database Engine (BDE). BDE дает возможность осуществлять доступ к данным как с использованием уже принятого record-ориентированного (навигационного) подхода, так и с использованием set-ориентированного подхода, используемого в SQL-серверах баз данных. Так же BDE, Delphi позволяет осуществлять доступ к банкам данных, используя технологию Open DataBase Connectivity (ODBC) фирмы Microsoft. Но, как показывает практика, производительность систем с использованием BDE гораздо выше, чем при использовании ODBC. ODBC драйвера работают через особый “ODBC socket”, обладающий возможностью внедрять их в BDE.

При написании программного кода удобно не просто указать путь доступа к таблицам базы данных, а использовать для этого некий заменитель — псевдоним, называемый «алиасом». Он сохраняется в отдельном конфигурационном файле в произвольном месте на диске и позволяет исключить из программы прямое указание пути доступа к базе данных. Такой подход дает возможность располагать данные в любом месте, не перекомпилируя и не переписывая при этом программу. Кроме пути доступа, в «алиасе» необходимо указать тип базы данных, определить базовый языковый драйвер и произвести дополнительные настройки.

Рассмотрим пример небольшой информационной системы для отражения гостиничных услуг АРМ «Гостиница». http://kurszop.ru/load/arm_gostinica/1-1-0-92. Для создания «алиаса» необходимо установить утилиту конфигурации BDE (программу bdeadmin.exe). Настройки подключения базы данных к прикладному решению можно установить в администраторе источника данных ODBC (рис.1). База данных прикладного решения реализована на основе Microsoft Access Driver. Существует так же возможность создания в программном коде виртуального описания «алиаса» и расположения его файла базы данных.

Рис. 1. Администратор источника данных ODBC

Программа ориентирована на пользователя, не имеющего большого практического опыта работы с корпоративными информационными системами. Дерево объектов основного меню программы представлено четырьмя основными пунктами: «Клиент», «Настройка», «Справка» и «Выход» (рис.2).

Рис. 2. Дерево объектов и основное меню прикладного решения

Программа прошла опыт практического применения на предприятии малого бизнеса оказывающего гостиничные услуги. При запуске программы появляется основной модуль с меню. Оператор программы, прежде всего, заполняет данные о гостинице, и дежурном администраторе в пункте «Настройка».

Блок «Клиент» служит для ввода данных нового клиента, его модификация а так же работа с клиентом по созданию счета и печати формы  3-г (рис. 3). В режиме создания счета пользователь вводим информацию о комнате расселения, датах и времени заселения и выезда, стоимость места, количества суток проживания и перечень дополнительных платных услуг. Счет можно сохранить и распечатать. Существует возможность просмотра уже созданных счетов и удаление уже созданного счета по определенному клиенту.

Рис. 3. Окно создания счета по унифицированной форме 3-Г.

Окно создания счета реализовано посредство компонента DBEdit –связанный с данными аналог обычного окна редактирования Edit.

Каждый клиент получает дополнительный ИН номер в основной базе данных. По данным ИН и фамилии осуществляется поиск клиента при работе с ним (рис.4).

Рис. 4. Окно модификации клиента

Ведется учет всех счетов по каждому клиенту. Блок «Настройка» так же отвечает за настройку основных данных в форме 3-Г и контроля счетов и проживающих в гостинице на определенную дату, с контролем проживания в номерах (пункт «Отчет за день»). Вся информация прикладного решения хранится в одном файле базы данных. Основное окно программы имеет размер всего 242х318 точек и может постоянно присутствовать в активном состоянии на рабочем столе администратора, не мешая ему работать с дополнительными прикладными решениями. В основное окно пользователь так же может загрузить фоновую картинку, так же в данном окне работает таймер ориентирующийся на системные часы компьютера пользователя.

Таким образом, предложенная нами и апробированная на опыте практического применения на предприятии малого бизнеса прикладное решение «Автоматизированное рабочее место администратора гостиницы» ориентировано на работу специалистов, не имеющих большой опыт по работе с информационными системами, максимально упрощена для решения конкретных прикладных задач деятельности предприятий малого бизнеса в сфере гостиничного хозяйства.

Литература:

1.             Абдуллаева А.А. Информационные технологии, их роль в эффективном управлении предприятиями гостиничного бизнеса// Транспортное дело России. 2009. № 6. С. 75-78.

2.             Баженов Р.И., Гринкруг Л.С.Информационная система по расчету и распределению нагрузки профессорско-преподавательского состава ФГБОУ ВПО «Приамурский государственный университет им. Шолом-Алейхема».//Информатизация и связь. 2012. № 5. С. 75-78.

3.             Баженов Р.И., Гринкруг Л.С.Информационная система абитуриент-деканат ФГБОУ ВПО «Приамурский государственный университет им. Шолом-Алейхема»//Информатизация и связь. 2013. № 2. С. 97-99.

4.             Демурин В.Б. Модель безопасности автоматизированной системы управления гостиничным предприятием //Вестник Астраханского государственного технического университета. Серия: Управление, вычислительная техника и информатика. 2011. № 1. С. 114-118.

Автоматизация работы системного администратора Текст научной статьи по специальности «Компьютерные и информационные науки»

АВТОМАТИЗАЦИЯ РАБОТЫ СИСТЕМНОГО АДМИНИСТРАТОРА Рабданова В.В.1, Елтунова И.Б.2, Кокиева Г.Е.3

1 Рабданова Венера Владимировна — кандидат экономических наук, доцент; 2Елтунова Инга Баировна — кандидат педагогических наук, доцент, кафедра информатики и вычислительной техники;

3Кокиева Галия Ергешевна — кандидат технических наук, доцент, кафедра информатики и вычислительной техники, Бурятский институт инфокоммуникаций (филиал) Федеральное государственное бюджетное образовательное учреждение высшего профессионального образования Сибирский государственный университет телекоммуникаций и информатики,

г. Улан-Удэ

Аннотация: в статье рассматривается создание приложения, позволяющего автоматизировать работу системного администратора. Разработаны контекстная диаграмма системы, логическая и физическая модель базы данных и интерфейс приложения. Приложение обладает простым и удобным интерфейсом. Созданное приложение существенно облегчает работу системного администратора.

Ключевые слова: системный администратор, приложение, база данных.

Сегодня, в век цифровой экономики, невозможно представить эффективную работу любой организации без использования компьютеров, без сети, без Интернета. Поэтому системный администратор, осуществляющий настройку, обслуживание и ремонт компьютеров, защиту локальной сети от хакерских атак, будет необходим всегда и везде. Поэтому тема данной работы актуальна.

Системный администратор (англ. system administrator — дословно «управляющий вычислительной системой»), ИТ-администратор — сотрудник, должностные обязанности которого подразумевают обеспечение штатной работы парка компьютерной техники, сети и программного обеспечения. Зачастую системному администратору вменяется обеспечение информационной безопасности в организации [3].

Функциональные обязанности системного администратора заключается в следующих операциях:

— подготовка и сохранение резервных копий данных, их периодическая проверка и уничтожение;

— установка и конфигурирование необходимых обновлений для операционной системы и используемых программ;

— установка и конфигурирование нового аппаратного и программного обеспечения;

— создание и поддержание в актуальном состоянии пользовательских учётных записей;

— ответственность за информационную безопасность в компании;

— устранение неполадок в системе;

— планирование и проведение работ по расширению сетевой структуры предприятия;

— документирование всех произведенных действий.

Небольшие организации работают в основном с бумажной документацией, что неудобно и занимает довольно много времени. Поэтому приложение, созданное для автоматизации работы системного администратора, будет полезно для малых и средних организаций.

Целью данной работы является разработка приложения для автоматизации работы системного администратора.

Основные задачи для достижения цели:

— изучение предметной области;

— проектирование и разработка базы данных;

— разработка интерфейса программы;

— разработка форм и отчетов.

На рис. 1 изображена контекстная модель учета работ системного администратора.

Рис. 1. Контекстная диаграмма системы

Для разработки АРМ системного администратора были выделены следующие сущности:

— Должности;

— Сотрудники;

— Журнал выполненных работ;

— Тип работы;

— Заявки;

— Оборудование;

— Системные блоки;

— Программное обеспечение;

— Оборудование.

Рис. 2. Логическая модель данных

На основе полученной логической модели была получена физическая модель базы данных (рис. 3), реализованная в среде MS SQL Server Management Studio. MS SQL Server Management Studio — это утилита из Microsoft SQL Server для конфигурирования, управления и администрирования всех компонентов Microsoft SQL Server. Утилита включает скриптовый редактор и графическую программу, которая работает с объектами и настройками сервера [1].

Рис. 3. Физическая модель базы данных

Следующим этапом разработки информационной системы стала разработка интерфейса (рис. 4). При разработке интерфейса были учтены требования конечных пользователей и соблюдены так называемые золотые правила построения интерфейсов, а именно наличие простого и естественного диалога. Естественность означает, что информация, которая выводится на экран, должна появляться в естественном порядке, соответствующем ожиданиям пользователя. Вся редко используемая информация спрятана. В системе реализована достаточная система помощи пользователю, обеспечена обратная связь, хорошо обозначены выходы, которые позволяют пользователю быстро выйти из ненужного окна. Кроме того, формы выводимых на печать документов соответствуют стандартным формам, принятым в ВУЗе.

Само приложение для работы с базой данных создано в системе Visual Studio. Microsoft Visual Studio — программный продукт компании Microsoft, включающий интегрированную среду разработки программного обеспечения и ряд других инструментальных средств. Visual Studio позволяет разрабатывать как консольные приложения, так и приложения с графическим интерфейсом, в том числе с поддержкой технологии Windows Forms [1]. Был выбран язык программирования С# -объектно-ориентированный язык программирования для разработки приложений для платформы Microsoft .NET Framework.

Рис. 4. Интерфейс приложения

В главном окне программы в строке меню имеются команды: файл, справочники, о программе. В справочниках заполняются должности, оборудование, тип работы, системные блоки. Как документы заполняются журнал приема заявок (заявки), журнал учета установленного программного обеспечения (программное обеспечение), журнал профилактических работ (профилактические работы).

Работа со справочниками приложения выглядит следующим образом (рис. 5):

Рис. 5. Справочник «Сотрудники»

Для создания справочника была добавлено форма сотрудники. Кнопки позволяют добавить, а также удалить сотрудников, которые, скажем так, уволились.

При нажатии на кнопку добавить осуществляется переход на вторую вкладку, где расположены текстовые поля для заполнения данных (рис. 6).

Рис. 6. Форма добавления нового сотрудника

В системе разработан простой интерфейс, не требующий дополнительного обучения для работы с ней. Программное приложение предназначено для использования системным администратором. Таким образом, разработанное приложение позволяет:

1. иметь актуальную информацию по учету принятых заявок, выполненных работ;

2. иметь актуальную информацию по установленному программному обеспечению, сроку активации;

3. освободить работников от рутинной работы за счет ее автоматизации и снизить объёмы бумажной информации;

4. уменьшить вероятность возникновения ошибок, в том числе из-за человеческого фактора. Разработанное приложение можно использовать в малых и средних организациях любой формы

собственности.

Список литературы

Microsoft Visual Studio. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/Microsoft_Visual_Studio/ (дата обращения 25.03.2018). SQL Server Management Studio. [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://ru.wikipedia.org/wiki/SQL_Server_Management_Studio/ (дата обращения: 25.03.2018). Системный администратор. [Электронный ресурс]. Режим доступа:

https://ru.wikipedia.org/wiki/Системный _администратор/ (дата обращения: 25.03.2018). Насейкина Л.Ф. Автоматизация подбора персонала IT-отдела // Вестник ОГУ, 2014. № 9 (170). [Электронный ресурс]. Режим доступа: https://cyberlemnka.ru/artide/n/avtomatizatsiya-podbora-personala-it-otdela/ (дата обращения: 25.03.2018).

ВЛИЯНИЕ СПОСОБА ПОЛУЧЕНИЯ МУКИ ИЗ КРУПЫ РИСА НА ЕЁ ПОТРЕБИТЕЛЬСКИЕ СВОЙСТВА Исматов Н.А.1, Юлдашева Ш.Ж.2

‘Исматов Нусратулла Асадович — кандидат технических наук, доцент; 2Юлдашева Шабон Жумаевна — ассистент, кафедра химической технологии, Бухарский инженерно-технологический институт, г. Бухара, Республика Узбекистан

Аннотация: в статье обоснована необходимость совершенствования технологии получения рисовой муки для детского и диетического питания. Приведены результаты исследований по определению влияния способов переработки рисовой муки на ее потребительские свойства. Приводятся результаты дегустации полученного продукта.

Ключевые слова: крупа, мука, пищевые продукты, диетическое питание, потребительские свойства.

4 принципа автоматизации рабочего места специалиста: системы, состав и обеспечение

Рабочее место может отличаться по предназначению, целевому значению, по специализации. Однако во всех случаях важно обеспечить дополнительное обеспечение вычислительной оргтехникой. Количество опций такой техники и состав автоматизированного рабочего места определяется уровнем квалификации самого работника, а также спецификой его обязанностей.

К примеру, одному сотруднику по специфике работы будет достаточно компьютера со специальными программами для вычисления и передачи информации. Для функционального обеспечения места для трудовой деятельности другого работника необходима множественная офисная оргтехника с опциями передачи информационных потоков, отчислениями и обработками.

АРМ – это сокращенное определение автоматизированного рабочего места, включающее в себя обеспечение техническими и программными средствами, методически-информационной документацией.

Фундаментальные принципы формирования

№1 Устойчивость

Выполняемые АРМ функции должны быть в обязательном порядке устойчивыми, восстанавливаемыми или взаимодополяемыми, компенсируемыми. Так, к примеру, при неполадках в работы в электросети, вычислительная оргтехника должна автоматически сохранять всю ранее обработанную и введенную информацию. При восстановлении данных нужная и актуальная информация не искажается, остается в прежнем объеме. Такая стабильная и устойчивая работа – обязательный пункт для сотрудника, который не будет тратить лишнее время на восстановление данных, информации.

№2 Системность

Системность – это взаимосвязь всех компонентов на рабочем месте. Вся автоматизация должна быть своевременной, правильной, работать в одной системе.

Отличают системность точечную (одно рабочее место), внутрикорпоративную (несколько мест в одной системе), общественную.

№3 Гибкость

В условиях высокого и постоянного развития технологий, техники и возможностей, данный принцип формирования делает автоматизированное место специалиста или руководителя максимально адаптированным.

Гибкость предполагает возможность приспособления техники рабочего места к эффективным новым вариантам обработки. Такой процесс называется модернизация.

№4 Эффективность

Последний пункт означает эффективность выполняемой работы сотрудником. Все проводимые автоматизированные процессы не должны вызывать дискомфорта, который оказал бы воздействие на изначальные функциональные обязанности работника.

В свою очередь такой пункт имеет несколько подпунктов, которые должны быть соблюдены:

• быстрая обработка запросов;
• соответствие уровню знаний работника;
• понятный управляемый интерфейс;
• простота в обслуживании;
• возможность получения новых знаний, улучшения их.

Автоматизированная рабочая система сегодня является неотъемлемой составляющей любого рабочего процесса. Проще говоря, если не АРМ, то большинство сегодня элементарных опций по работе выполнялись бы с множественными трудностями.

К примеру, поиск нужной информации еще 20 лет назад – это архивное извлечение, составление данных и их сверка. Сегодня же такой процесс сводится к тому, чтобы подать заявку в онлайн-режиме в нужное место и ждать ответ. Все максимально просто, а главное – с минимумом риска, ошибок и неточностей.

Обустройство автоматизированных мест сотрудников: состав

В структурированную основу автоматизированных технических (промышленных) средств входит внедрение и обеспечение функций ЭВМ, а также периферийные устройства, техника (оргтехника). На основе ЭВМ реализуется место для специалиста или руководителя, а подключаемые периферические технические средства отличаются от целей и реализуемых задач отдельного рассматриваемого варианта.

Схема подключения автоматизированного рабочего места

Эффективность выполняемой работы непосредственно зависит от качества предоставляемой техники, обеспечения АРМ. Прежде чем выбрать технику, необходимо обратить внимание на ее технические характеристики, конкретные пункты, которые помогают интегрироваться в рынок на должном уровне профессионализма.

В ином варианте крайне проблематично будет осуществить, реализовать нужный по эффективности и объему выбор реализации и внедрения производственных ресурсов, удовлетворяющие запросам конкретного сотрудника. При этом стоит учитывать такой важный фактор, как гибкость техники, ее приспосабливаемость к внедряемым инновациям.

Состав и разработка автоматизированного места сотрудника полностью зависит от его профессии, функций и обязанностей. Однако в общих чертах можно разделить все обеспечение на техническое обеспечение, компьютеризацию и дополнительные специфические инструменты управления. При этом набор специальных инструментов управления отличается по обязанностям руководителя и исполнителя.

Классификация (группы) АРМ по видам реализуемых задач:

• решение и вычисление информационно-вычислительных задач;
• задачи для подготовки нужной информации;
• обработка информационно-справочной информации;
• ведение бухучета;
• обработка статистической информации;
• аналитические расчеты;
• математические, химические или физические вычисления.

Программное обеспечение АРМ

Основа АРМ – персональный ПК. Компьютеризация или обеспечение рабочего места персональным компьютером – это облегчение рабочего процесса, контроль всех действий, и максимально четкое выполнение рабочих инструкций. Для дополнительной автоматизации рабочего процесса могут внедряться специальные платные программные обеспечения контроля – СРМ-системы. Такое обеспечение позволяет проводить контроль всех функциональных обязательств, отслеживать правильность выбранной стратегии в работе, а также вычислять недостатки.

СРМ часто используется для больших компаний, которыми сложно управлять руководителям. Различают как персональные СРМ-системы, так и коллективные (до 50 человек). Такая система относительно «молодая», но многие руководители отдают преимущество конкретно такой системе контроля всего рабочего процесса в целом и работу отдельного отдела, человека.

ПК или персональный компьютер считается основным механизмом в автоматизации, поскольку именно такая техника содержит в себе массу опций, возможностей и преимуществ, которые с успехом позволяют упростить весь процесс работы любого уровня сложности.

Автоматизированное рабочее место оператора, технолога, инженера или учителя невозможно реализовать без внедрения и использования в дальнейшем компьютера. В свою очередь, скорость и эффективность выполнения процессов в каждой профессии отличается.

Персональный компьютер – это взаимодополняемые составляющие части:

• системный блок с процессами в управлении;
• монитор для передачи изображения;
• звуковые колонки для передачи звуков и сигналов;
• клавиатура и мышка для введения, контроля и выполнения информации с запросов;
• диск памяти как составляющее звено в процессоре для сохранения информации, выполняемо работе.

Работа и ее качество зависит от модели выбираемой оргтехники, ее функционального наполнения. Чем новее техника – тем больше гибкость и возможность модернизации процесса выполнения задач для персонала.

Программы автоматизированного рабочего места (АРМ)

При наличии необходимой техники и ПК, необходимо побеспокоится о внедрении специальной программы для автоматизированного процесса. Так, существует несколько вариантов платного или бесплатного (на временной основе, как пробник) программного обеспечения, однако, разработка конкретно платного компонента позволяет использовать все удобные опции.

Популярные часто выбираемые программы автоматизированного рабочего места (АРМ) – это MS Excel. Табличный процессор, которым и является Excel, обеспечивает работу там, где необходимо постоянно проводить манипуляции с графиками, числами, сравнительными таблицами. Программа помогает автоматизировать процедуру обрабатывания сведений из таблиц.

Также с помощью электронных таблиц есть возможность:

• выполнять экономические, бухгалтерские, инженерные функции;
• строить диаграммы;
• проводить экономанализ;
• моделировать решение хозяйственных структур.

Наиболее дешевая и часто используемая программа автоматизации – Microsoft Excel – альтернативное решение для создания необходимых баз данных. Есть возможность импортировать информацию из иных (сторонних, в том числе) учетных систем, приобщить текстовые файлы.

Высоко ценятся следующие возможности VB MS Excel:

• файловая структура;
• макроязык VBA;
• поля со списком;
• переключатели, иные элементы управления;
• возможность создания диалоговых окон;
• внесение изменений в меню;
• добавление в меню новые элементы;
• создание нового меню;
• форматное программирование в Excel;
• управление нужными объектами с помощью понятных инструкций Excel.

Система автоматизированных мест может внедряться как в начале формирования рабочего процесса, так и в период его развития. Однако необходимость таких мер очевидна. Автоматизированное место для процессов работы – это уникальные возможности для современного человека, который хочет не только работать, но и развиваться.

Автоматизированное рабочее место (на примере «АРМ администратора гостиницы»)

10. 
ЗАЧЕТНАЯ ЛАБОРАТОРНАЯ РАБОТА «Автоматизированное рабочее место»,  (АРМ),
на примере « АРМ администратора гостиницы»

Техническое
задание

Постановка задачи

Создать
программу, позволяющую:

¾  вести
регистрацию клиентов, проживающих в гостинице;

¾  выписывать
счёт для клиента.

Программа
должна позволять получать следующую информацию:

¾  о количестве
свободных и занятых номеров в гостинице на любой заданный промежуток времени;

¾  о горничных
и номерах, которые они обслуживают;

¾  о клиентах,
проживающих в гостинице;

¾  о клиентах,
выехавших из гостиницы

Кроме того,
программа должна содержать информацию о разработчике.

Начальные условия

Гостиница
трехэтажная, на каждом этаже по 10 номеров. Номера все одноместные, по
стоимости делятся на три категории: обычный, люкс, полулюкс.

В гостинице наводят порядок
горничные: одна горничная обслуживает 5 номеров.

При составлении таблиц необходимо исходить из нескольких простых
принципов:

1. Каждая
таблица должна содержать какую-то тему (например, «Оформление клиентов» или
«Информация о сотрудниках»). Надо стараться не использовать в таблице больше
одной темы.

2. Справочная информация
должна быть размещена в отдельных таблицах.

3. Необходимо избегать
повторения информации в разных таблицах (тогда при замене данных это нужно
будет сделать только в одной таблице).

 4. Там, где возможно, надо
использовать коды, это поможет связать таблицы между собой и избежать ошибок
при печати данных.

5. 
Каждому
полю таблицы должен соответствовать определенный тип данных, чтобы программа Access
знала, как обращаться с ее содержанием.

6. 
Каждому
типу поля соответствуют свои параметры форматирования, которые можно
устанавливать по своему усмотрению. Наиболее важными параметрами форматирования
являются:

¾  Размер поля.
Максимальное количество символов, которое пользователь может ввести в данное
поле;

¾  Формат поля.
Спускающийся
список форматов, которые могут быть применены к данному типу поля;

¾  Число
десятичных знаков. Определяется
число разрядов справа от десятичного разделителя;

¾  Индексированное
поле. Поле,
предназначенное для ускорения операции поиска и сортировки.

При
определении размеров поля следует иметь в виду, что небольшие поля быстрее
обрабатываются и требуют меньшего объема памяти.

Порядок работы

1.  Создайте
новую базу данных Отель.mdb.

2. 
Определите
структуру таблиц, их имена, поля и типы данных, а также размеры полей, которые
позволили бы решить поставленную задачу.

Создание таблиц

3. 
Создайте
таблицы в Режиме Конструктора (рис.1.)

a. 
«Горничные»:

Заполните
таблицу данными.

b. 
«Номера и их стоимость»:

Заполните
таблицу данными

c.  «Номерной фонд», используя программу MS Excel с возможностью
импорта данных в СУБД Access:

Используя Мастер подстановки, создайте столбцы подстановки для
выбора значений:

¾  в поле «Категория»
из таблицы  » Номера и их стоимость «;

¾  в поле «ФИО
горничной» из таблицы «Горничные».

d. 
«Клиенты»:

Рис. 10.1 Режим Конструктора таблицы.

Используя Мастер подстановки, создайте столбец подстановки для
выбора значений в поле Номер комнаты из таблицы «Номерной фонд»;

Создание связей между  таблицами

Рис. 10.2. Схема данных

Создайте
связи меду таблицами типа один ко многим:

¾ «Номерной
фонд»
и «Клиенты» по полю Номер
комнаты;

¾ «Номера
и стоимость»
и «Номерной фонд» по полю Категория
номера;

¾ «Номерной
фонд»
и «Горничные» по полю ФИО
горничной.

Примечание!
Для правильного функционирования связей необходимо, чтобы поля, по
которым устанавливаются связи в первичной (родительской) таблице, были
ключевыми (рис. 10.2).

Рис. 10.3. Диалоговое окно изменения
связей.

4. 
Включите
поддержку Обеспечение целостности данных в окне Изменение связей (рис. 10.3).

Создание запросов

5. 
Создайте
простой запрос, позволяющий вывести список клиентов, проживающих в гостинице с полной
информацией на них (Это лучше сделать с помощью Мастера
запросов)
(рис. 10.4).

6. 
Создайте
запрос, позволяющий получать информацию о количестве свободных номеров в
гостинице на сегодня.

7. 
Создайте
запрос, позволяющий получать информацию о занятых номерах в гостинице на сегодня.

8. 
Создайте
запрос, позволяющий получать информацию о клиентах, которые проживали в
гостинице, но уже выехали.

9. 
Создайте
ленточные формы «Свободные номера» и «Занятые номера» по
соответствующим запросам с помощью Мастера и
отформатируйте их в Конструкторе форм.

Рис. 10.4. Режим конструктора
запросов.

10. 
Создайте
отчёты «Выехавшие клиенты» и «Наши гости» на основе соответствующих
запросов с помощью Мастера и отформатируйте их в Конструкторе отчётов.

Создание форм

11. 
Создайте
формы «Номерной фонд», «Горничные» и «Номера
и
стоимость» с помощью Мастера создания форм, указав в раскрывающемся списке Таблицы/Запросы соответствующие источники данных
(рис. 10.6).

12. Таким же способом создайте
форму «Клиенты 1» на основе
таблиц «Номерной фонд» и «Номера и стоимость», отформатируйте,
добавьте заголовок Регистрация клиентов с помощью Панели Элементов (ВидàПанель элементовàНадпись).

Рис. 10.6. Пример формы в один
столбец с ленточной подчиненной формой

Рис. 10.7. Пример содержания и
оформления формы с элементами управления.

Содержание

Работа
размещена в ознакомительных целях, для
помощи нынешним студентам

Автоматизированное
рабочее место администратора спортивного
комплекса

Введение 5

1Аналитическая
часть 7

1.1Сведения
об организации 7

1.2Организационная
структура филиала 8

1.3Программно-техническое
обеспечение филиала 12

1.4Функциональная
модель филиала 12

1.5Модель
потоков данных филиала 15

1.6Понятие
и характеристика баз данных 15

1.7
Анализ предметной области «Автоматизированное
рабочее место администратора спортивного
комплекса» 19

1.8
Особенности автоматизации работы
спортивного комплекса 22

2Проектная
часть 24

2.1Обоснование
выбора средств разработки 24

2.2Разрработка
ER-диаграммы 35

2.3Настройка
связей между таблицами 41

2.4Разработка
форм 44

2.5Разработка
запросов 51

3Экономическая
часть 56

3.1
Расчет затрат на разработку и внедрение
системы 58

3.2
Расчет экономической эффективности
программы для спортивного комплекса 62

Заключение 65

Введение

Перемены,
произошедшие в нашей стране в последнее
время, не могли не затронуть область
вычислительной техники и информатики.
Еще десять лет назад работа с базами
данных была уделом профессиональных
программистов. Сами системы не
предназначались для «простого»
пользователя. Основным потребителем
таких систем был военно-промышленный
комплекс. С появлением акционерных
обществ и частных компаний ситуация
резко изменилась. Сегодня хранение и
обработка информации не является чисто
умозрительной задачей. Люди понимают,
что владение информацией может принести
определенный материальный доход. Именно
этим можно объяснить столь бурное
распространение компьютерной техники
и стремительное развитие систем
управления базами данных (СУБД).

Автоматизированное
рабочее место (АРМ) — программно-технический
комплекс, предназначенный для автоматизации
какой-либо деятельности.

Автоматизированное
рабочее место объединяет программно-аппаратные
средства, обеспечивающие взаимодействие
человека с компьютером, предоставляет
возможность ввода информации (c
помощью клавиатуры, компьютерной мыши,
сканера и пр.) и её вывод на экран монитора,
принтер, графопостроитель, звуковую
карту — динамики или иные устройства
вывода.

В
современном мире быстрый и качественный
доступ к нужной информации является
одним из главных критериев эффективности
управления организацией или производством
и поэтому современная жизнь немыслима
без эффективного управления. Важной
категорией являются системы обработки
информации, от которых во многом зависит
эффективность работы любого предприятия
или учреждения. Такая система должна:

• обеспечивать получение общих и/или
  детализированных отчетов по итогам
  работы;

• позволять легко определять тенденции
  изменения важнейших показателей;

• обеспечивать получение информации,
  критической по времени, без существенных
  задержек;

• выполнять точный и полный анализ данных.

Актуальность
работы. В связи c расширением сферы
услуг в спортивных комплексах и
увеличением их количества, растет
конкуренция. Ни один спортивный комплекс
в настоящее время не может обойтись без
информационной поддержки, осуществляемой
посредством соответствующих программных
продуктов, чтобы быть конкурентоспособным
в сфере данных услуг. В качестве
информационной поддержки используются
базы данных.

База
данных спортивного комплекса, с помощью
которой ведется учет работы, позволяет
просматривать список клиентов,
инструкторов, а также перечень
предоставляемых услуг. Создание базы
данных позволяет упростить внесение
изменений, добавление и удаление записей.
Кроме того, база данных позволяет
просматривать расписание занятий в
удобной форме. Ведение БД позволяет
свести к минимуму трудности исправления
допущенных ошибок. База данных значительно
упрощает работу персонала.

Объект
исследования. Объектом исследования
является рабочее место администратора
спортивного комплекса.

Предмет
исследования. Предметом исследования
является проектирование и создание
базы данных для автоматизации рабочего
места администратора спортивного
комплекса.

Цель
работы. Целью данной дипломной работы
является проектирование и разработка
базы данных в Microsoft Access,
автоматизирующей работу администратора
спортивного комплекса.

Для
достижения поставленной цели необходимо
решить следующие задачи:

• проанализировать предметную область;

• составить ЕR-диаграмму;

• создать базу данных для сбора, хранения
  и обработки необходимой информации.

Четыре основы автоматизации рабочего места

Потенциал искусственного интеллекта и продвинутой робототехники для выполнения задач, которые когда-то предназначались для людей, больше не предназначен для зрелищных демонстраций, таких как IBM Watson, Rethink Robotics Baxter, DeepMind или беспилотный автомобиль Google. Просто отправляйтесь в аэропорт: автоматические киоски регистрации сейчас доминируют в местах продажи билетов многих авиакомпаний. Пилоты активно управляют самолетом всего от трех до семи минут во многих полетах, а автопилот ведет остальную часть полета.Процессы паспортного контроля в некоторых аэропортах могут уделять больше внимания сканированию штрих-кодов документов, чем наблюдению за прибывающими пассажирами.

Какое влияние окажут такие усилия по автоматизации, многократно умноженные в разных секторах экономики? Можем ли мы рассчитывать на значительное повышение производительности, избавление от скучной работы и улучшение качества жизни? Следует ли нам опасаться угроз для рабочих мест, сбоев в работе организаций и напряженности в социальной ткани?

Ранее в этом году мы начали исследование, чтобы изучить эти вопросы и изучить потенциал технологий автоматизации для рабочих мест, организаций и будущего труда.Наши результаты на сегодняшний день показывают, в первую очередь, что акцент на профессиях вводит в заблуждение. Очень немногие профессии будут полностью автоматизированы в ближайшей или среднесрочной перспективе. Скорее, некоторые действия с большей вероятностью будут автоматизированы, что потребует преобразования целых бизнес-процессов и переопределения рабочих мест, выполняемых людьми, во многом так же, как работа кассира в банке изменилась с появлением банкоматов.

В частности, наше исследование показывает, что до 45% оплачиваемых работ можно автоматизировать путем адаптации продемонстрированных технологий.В Соединенных Штатах эта деятельность приносит около 2 триллионов долларов годовой заработной платы. Хотя мы часто думаем, что автоматизация в первую очередь затрагивает низкоквалифицированные и низкооплачиваемые должности, мы обнаружили, что даже самые высокооплачиваемые профессии в экономике, такие как финансовые менеджеры, врачи и руководители высшего звена, в том числе генеральные директора, имеют значительный объем активности. это можно автоматизировать.

Последствия для организации и лидерства огромны: лидерам от высшего руководства до передовой потребуется переопределить рабочие места и процессы, чтобы их организации могли воспользоваться распределенным между ними потенциалом автоматизации.И возможности выходят далеко за рамки экономии рабочей силы. Когда мы смоделировали потенциал автоматизации для преобразования бизнес-процессов в нескольких отраслях, мы обнаружили, что преимущества (от увеличения производительности до более высокого качества и повышенной надежности, а также возможность выполнять некоторые задачи на сверхчеловеческом уровне) обычно составляют от трех до в десять раз дороже. Величина этих преимуществ предполагает, что способность укомплектовать персоналом, управлять и руководить все более автоматизированными организациями станет важным конкурентным отличием.

Наше исследование продолжается, и в 2016 году мы выпустим подробный отчет. Далее следуют четыре промежуточных вывода, раскрывающих основную мысль о том, что впереди будет не столько автоматизация отдельных рабочих мест, сколько автоматизация деятельности внутри профессий и переопределение ролей и процессов.

Узнать больше о Digital Disruption

1. Автоматизация деятельности

Эти предварительные выводы основаны на данных по рынку труда США.Мы структурировали наш анализ примерно на 2000 отдельных рабочих действий и оценили требования для каждого из этих действий по 18 различным возможностям, которые потенциально можно автоматизировать (Приложение 1). Эти способности варьируются от мелкой моторики и навигации в физическом мире до ощущения человеческих эмоций и создания естественного языка. Затем мы оценили «автоматизируемость» этих возможностей за счет использования современных передовых технологий, скорректировав уровень возможностей, необходимый для профессий, в которых работа происходит в непредсказуемых условиях.

Приложение 1

Мы стремимся предоставить людям с ограниченными возможностями равный доступ к нашему сайту. Если вам нужна информация об этом контенте, мы будем рады работать с вами. Напишите нам по адресу: [email protected]

Суть в том, что 45 процентов рабочих операций можно автоматизировать с использованием уже продемонстрированных технологий. Если бы технологии, обрабатывающие и «понимающие» естественный язык, достигли среднего уровня производительности человека, можно было бы автоматизировать еще 13 процентов рабочей деятельности в экономике США.Величина потенциала автоматизации отражает скорость, с которой достижения в области искусственного интеллекта и его разновидностей, таких как машинное обучение, бросают вызов нашим предположениям о том, что можно автоматизировать. Теперь уже не так, что только рутинные, кодифицируемые действия являются кандидатами на автоматизацию и что действия, требующие «неявных» знаний или опыта, которые трудно преобразовать в спецификации задач, неуязвимы для автоматизации.

Во многих случаях технология автоматизации уже может соответствовать или даже превосходить требуемый средний уровень производительности человека.Например, система искусственного интеллекта Narrative Science, Quill, анализирует необработанные данные и генерирует естественный язык, составляя отчеты за секунды, которые читатели могли бы подумать, что были написаны автором-человеком. Парк роботов Kiva от Amazon оснащен технологиями автоматизации, которые позволяют планировать, перемещать и координировать действия отдельных роботов для выполнения складских заказов примерно в четыре раза быстрее, чем предыдущая система компании. IBM Watson может предложить доступные методы лечения конкретных заболеваний, опираясь на результаты медицинских исследований этих заболеваний.

2. Новое определение рабочих мест и бизнес-процессов

Согласно нашему анализу, менее 5 процентов профессий можно полностью автоматизировать с помощью современных технологий. Однако около 60% профессий можно было бы автоматизировать 30% или более составляющих их деятельности. Другими словами, автоматизация, вероятно, изменит подавляющее большинство профессий — по крайней мере, до некоторой степени — что потребует значительного переопределения рабочих мест и трансформации бизнес-процессов.Например, сотрудники по ипотечным кредитам будут тратить гораздо меньше времени на проверку и обработку механической документации и больше времени на рассмотрение исключений, что позволит им обрабатывать больше кредитов и тратить больше времени на консультирование клиентов. Точно так же в мире, где диагностика многих проблем со здоровьем может быть эффективно автоматизирована, отделение неотложной помощи может сочетать сортировку и диагностику, позволяя врачам сосредоточиться на наиболее острых или необычных случаях, повышая точность для наиболее распространенных проблем.

По мере пересмотра ролей и процессов экономические выгоды от автоматизации будут выходить далеко за рамки экономии рабочей силы.В частности, в самых высокооплачиваемых профессиях машины могут в значительной степени расширять человеческие возможности и повышать ценность профессиональных знаний, повышая работоспособность человека и позволяя сотруднику сосредоточиться на работе более высокой ценности. Юристы уже используют методы интеллектуального анализа текста, чтобы прочитать тысячи документов, собранных во время обнаружения, и определить наиболее подходящие для более глубокого изучения юристами. Точно так же торговые организации могут использовать автоматизацию для генерации потенциальных клиентов и выявления более вероятных возможностей для перекрестных продаж и дополнительных продаж, увеличивая время, которое у продавцов первой линии есть для взаимодействия с клиентами и повышения качества предложений.

3. Влияние на высокооплачиваемые профессии

Принято считать, что низкоквалифицированные и низкооплачиваемые виды деятельности на передовой наиболее подвержены автоматизации. Теперь мы можем тщательно изучить эту точку зрения, используя обширную базу данных по профессиям, которую мы создали в рамках этого исследования. Он включает в себя не только профессии, трудовую деятельность, способности и их автоматизацию, но и заработную плату, выплачиваемую за каждое занятие.

Наша работа на сегодняшний день показывает, что значительный процент деятельности, выполняемой даже лицами, занимающимися наиболее высокооплачиваемыми профессиями (например, специалистами по финансовому планированию, врачами и руководителями высшего звена), можно автоматизировать за счет адаптации существующих технологий.Например, по нашим оценкам, действия, на которые уходит более 20 процентов рабочего времени генерального директора, можно автоматизировать с использованием современных технологий. К ним относятся анализ отчетов и данных для принятия оперативных решений, подготовка кадровых назначений и проверка отчетов о состоянии. И наоборот, существует много профессий с более низкой заработной платой, таких как помощники по уходу за домом, ландшафтные дизайнеры и обслуживающий персонал, где только очень небольшой процент деятельности можно автоматизировать с помощью технологий, доступных сегодня (Иллюстрация 2).

Приложение 2

Мы стремимся предоставить людям с ограниченными возможностями равный доступ к нашему сайту. Если вам нужна информация об этом контенте, мы будем рады работать с вами. Напишите нам по адресу: [email protected]

4. Будущее творчества и смысла

Такие способности, как творчество и восприятие эмоций, лежат в основе человеческого опыта, и их также сложно автоматизировать. Однако количество времени, которое рабочие тратят на действия, требующие этих способностей, оказывается на удивление низким.Всего 4 процента рабочих операций в экономике США требуют творческого подхода при среднем уровне производительности труда человека. Точно так же только 29% рабочих операций требуют среднего человеческого уровня способности ощущать эмоции.

Может ли машина делать вашу работу?

Изучите наш исчерпывающий набор данных на Tableau Public.

Несмотря на то, что эти результаты можно сетовать на то, что они отражают бедный характер нашей трудовой жизни, они также предполагают возможность создания большего количества значимой работы.Это может произойти, поскольку автоматизация заменяет более рутинные или повторяющиеся задачи, позволяя сотрудникам больше сосредоточиться на задачах, которые используют творческий потенциал и эмоции. Например, финансовые консультанты могут тратить меньше времени на анализ финансового положения клиентов и больше времени на понимание их потребностей и объяснение творческих возможностей. Дизайнеры интерьеров могли тратить меньше времени на замеры, разработку иллюстраций и заказ материалов и больше времени на разработку новаторских концепций дизайна, основанных на желаниях клиентов.

Эти промежуточные результаты, подчеркивающие ясность, вносимую в автоматизацию через призму рабочей деятельности, а не рабочих мест, никоим образом не предназначены для уменьшения насущных проблем и рисков, которые необходимо понимать и управлять ими. Очевидно, что организациям и правительствам потребуются новые способы уменьшения человеческих издержек, включая потерю рабочих мест и экономическое неравенство, связанные с перемещением, которое происходит, когда компании отделяют деятельность, которую можно автоматизировать, от отдельных лиц, которые в настоящее время их выполняют.Другая проблема связана с конфиденциальностью, поскольку автоматизация увеличивает объем собираемых и распространяемых данных. Риски для качества и безопасности, связанные с автоматизированными процессами и предложениями, также в значительной степени не определены, в то время как юридические и нормативные последствия могут быть огромными. Возьмем один случай: кто несет ответственность за аварию школьного автобуса без водителя?

У нас еще нет окончательного представления о вероятных темпах трансформации, вызванной автоматизацией рабочего места. Критические факторы включают скорость, с которой технологии автоматизации разрабатываются, внедряются и адаптируются, а также скорость, с которой руководители организации справляются с непростой задачей переопределения процессов и ролей.Эти факторы могут различаться в зависимости от отрасли. Те, где автоматизация в основном основана на программном обеспечении, могут рассчитывать на получение прибыли намного быстрее и с гораздо меньшими затратами. (Сектор финансовых услуг, где технологии могут легко управлять прямыми транзакциями и обработкой торговых операций, является ярким примером.) С другой стороны, предприятия, которые требуют большого количества капитала или оборудования или ограничены жестким регулированием безопасности, скорее всего, будут жить дольше. отставание между первоначальными инвестициями и возможными выгодами, и в результате темпы их автоматизации могут быть медленнее.

Все это указывает на новые императивы высшего руководства: для начала следите за скоростью и направлением автоматизации, а затем определите, где, когда и сколько вложить в автоматизацию. Принятие таких решений потребует от руководителей более глубокого понимания экономики автоматизации, компромиссов между расширением и заменой различных видов деятельности интеллектуальными машинами, а также последствий для развития человеческих навыков в их организациях. Степень, в которой руководители принимают эти приоритеты, будет влиять не только на темпы изменений в их компаниях, но и на то, насколько эти организации усиливают или теряют свое конкурентное преимущество.

.

История организации работы

История организации труда , история методов, с помощью которых общество структурирует деятельность и труд, необходимые для его выживания. Работа необходима для удовлетворения основных физических потребностей в еде, одежде и крове. Но работа требует большего, чем использование инструментов и техник. Достижения в области технологий, которые будут происходить всегда, помогут расширить досягаемость руки, усилить мускулатуру, расширить чувства и умножить умственные способности.История работы все еще продолжается, и во всем мире происходят большие изменения, причем более ускоренными темпами, чем когда-либо прежде. Форма и характер рабочего процесса помогают определить характер цивилизации; в свою очередь, экономические, политические и культурные характеристики общества определяют форму и характер рабочего процесса, а также роль и статус работника в обществе.

Мир труда, включающий все взаимодействия между работниками и работодателями, организациями и рабочей средой, характеризуется постоянной адаптацией к изменениям в технологической, культурной, политической и экономической среде.Изучение исторических изменений в организации труда, возможно, может привести к лучшему пониманию текущих проблем — теперь уже во всем мире — которые сопровождают текущие технические, политические и экономические изменения. ( См. Организационный анализ ). Следовательно, в этой статье используются как исторические, так и текущие перспективы, чтобы обеспечить основу для понимания работы в сегодняшнем мире и рассмотрения возможных изменений в будущем.

Организация труда в доиндустриальные времена

Предыстория

Организация работы могла начаться еще до появления Homo sapiens .Наряду с инструментами, более сложной структурой мозга и лингвистической коммуникацией, разделение труда (специализация работы), возможно, послужило началом покорения человеком природы и дифференциации людей от других видов животных.

На самых ранних этапах развития человеческой цивилизации работа сводилась к простым задачам, связанным с самыми основными человеческими потребностями: едой, уходом за детьми и кровом. Разделение труда, вероятно, возникло, когда некоторые люди проявили мастерство в определенных задачах, таких как охота на животных или сбор растений для еды.В качестве средства увеличения запасов пищи доисторические народы могли организовать работу по добыче пищи и охоте, а позже и в сельском хозяйстве. Однако не могло быть широко распространенного географического разделения труда, потому что население было редким и изолированным. Неопределенная доступность продуктов питания позволяла обмениваться небольшими излишками, и было мало контактов с группами в разных местах, которые могли бы специализироваться на получении разных продуктов.

Получите эксклюзивный доступ к контенту нашего 1768 First Edition с подпиской.Подпишитесь сегодня

Наиболее очевидное разделение труда возникло из-за различий в возрасте и поле. Самым старым людям в племени не хватало силы и ловкости, чтобы охотиться или добывать корм вдали, и поэтому они выполняли более сидячие задачи. Самые молодые члены племени работали аналогичным образом, и их учили простому сбору пищи. Разделение труда по половому признаку основывалось в основном на физических различиях: мужчины брали на себя такие задачи, как охота, а женщины специализировались на сборе еды, воспитании детей и приготовлении пищи.

Самые ранние человеческие группировки не дают никаких свидетельств разделения труда по классам. Проблемы с обеспечением продуктами питания вынуждали всю группу вносить свой вклад, поэтому не могло быть никакого праздного класса или даже класса специалистов, занятых полный рабочий день, которые производили бы товары, не связанные напрямую с обеспечением продуктами питания. Однако были специалисты по совместительству; человек, преуспевший в изготовлении кремневых орудий и оружия, мог произвести достаточно, чтобы обменять любые излишки на еду.

.

9 реальных примеров автоматизации на рабочем месте · atSpoke

Несмотря на шумиху о замене рабочих роботами, многие эксперты по автоматизации говорят, что машины действительно могут помочь нам быть более продуктивными, освобождая нас от наших самых рутинных и трудоемких задач, чтобы мы могли повысить эффективность работы. Вот 9 примеров того, как автоматизация, машины и интеллектуальные программные решения могут облегчить жизнь в офисе.

1. Аналитика сотрудников

Интеллектуальные системы автоматизации превосходно справляются с глубокими пулами данных, чтобы извлечь важную информацию.

Программные решения

, такие как Gusto , Culture Amp и Luminoso , помогают руководителям отдела кадров разбираться в огромных объемах данных о сотрудниках, чтобы повысить их удовлетворенность круглый год (вместо ожидания ежегодного обзора). Такие известные компании, как Johnson & Johnson, Roche и Hulu, уже используют эти инструменты, чтобы лучше понять и привлечь внимание своих глобальных команд.

Но, как и у большинства новых технологий, есть свои плюсы и минусы. Общество управления человеческими ресурсами (SHRM) недавно написало об опасности слепого доверия к HR-инструменту на базе искусственного интеллекта.Как и в случае с автоматическим набором персонала, даже в отличном инструменте искусственного интеллекта могут быть ошибки при анализе данных о сотрудниках.

Например, если у ИИ недостаточно данных для работы, он может в конечном итоге получить основную часть своих идей от одной большой группы внутри компании, придав этой когорте неравный вес. Всегда запрашивайте у поставщиков примеры, тематические исследования и ссылки, чтобы понять, как эти инструменты работают в реальной рабочей среде.

Источник: Stanford Social Innovation Review

.

Culture Amp использует тепловую карту, чтобы помочь HR визуализировать данные своих сотрудников.На этом изображении показаны результаты глобального опроса сотрудников по странам, отделам, командам, полу, возрасту и срокам пребывания в должности.

2. Процесс приема на работу

Наем персонала — одна из самых сложных и критически важных задач для любого бизнеса, но анализ множества приложений может удержать ваших специалистов по персоналу прикованными к своим рабочим столам на несколько дней или даже недель.

Автоматизированные инструменты найма могут читать заявки с удивительной скоростью, выполняя поиск по определенным ключевым словам, чтобы быстро находить лучших кандидатов из тысяч заявок.Согласно CareerBuilder, 71% работодателей заявили, что программное обеспечение автоматического отслеживания кандидатов помогло улучшить качество работы кандидатов. Автоматизированные инструменты найма и набора персонала, такие как Mya , Smashfly и BreezyHR , используют ИИ, чтобы значительно сократить время приема на работу и ускорить процесс отбора.

Но есть некоторые риски. Автоматические системы могут иногда переоценивать ключевые слова, что приводит к пропуску подходящих кандидатов — и даже приводит к тому, что некоторые кандидаты пытаются обмануть систему.Профессор отдела кадров в Wharton Питер Капелли говорит, что важно, чтобы попросил вашего поставщика показать (а не просто рассказать) вам, как их услуги привлекают нужных сотрудников.

Соискатель проводит видео-просмотр во время автоматизированного процесса найма. Источник: BreezyHR

Автоматизированные инструменты набора персонала, такие как Breezy, делают процесс человечным с помощью инструментов быстрой видео-оценки, которые помогают специалистам по персоналу сэкономить время и узнать человека, стоящего за резюме.

3.Служба поддержки сотрудников

Чат-боты становятся не только более распространенными, но и более интеллектуальными и полезными.

И они не должны ограничиваться запросами клиентов. Устали отвечать на одни и те же вопросы о правилах отпуска и паролях к Wi-Fi? atSpoke может помочь.

Spoke использует интеллектуального бота для ответа на внутренние запросы, поэтому вам не нужно. Сотрудники могут присылать свои вопросы через Slack, электронную почту, SMS и т. Д. И сразу же получать необходимую информацию. И это отличная новость для менеджеров по ИТ, персоналу и офисов, у которых теперь гораздо больше времени для выполнения своих основных обязанностей и крупных проектов.

atSpoke звучит по-человечески и тоже учится. Он использует искусственный интеллект для извлечения информации из каждого запроса, чтобы быстрее отвечать на вопросы в будущем.

4. Встречи

В больших и малых офисах встречи могут быть непростыми. Составить график, найти идеальное место и убедиться, что появляются нужные люди — это жонглирование.

Инструменты

, такие как Doodle , положат конец утомительной групповой рассылке писем, поэтому вы можете легко сравнить доступность и найти время, подходящее для всех, даже если у вас есть участники в разных часовых поясах.

И чтобы помочь упростить личные встречи, такие инструменты, как Teem , предоставляют автоматизированные дисплеи в вестибюле офиса, чтобы посетители и клиенты знали, когда они встали, и помогают направлять участников встречи в нужную комнату.

Источник: Teem

5. Автозаполнение формы

От скуки заполнения онлайн-форм и сброса забытых паролей легко избавиться с помощью таких инструментов, как LastPass и RoboForm .

Эти замечательные инструменты автоматизации используют надежную технологию шифрования, чтобы помочь вам безопасно и автоматически заполнять любые онлайн-формы.Даже ввод платежной информации происходит быстро, безопасно и легко. Эти инструменты также могут помочь вам сгенерировать особо надежные пароли и сохранить их в локально зашифрованном хранилище, защищенном паролем.

Сохраните свой умственный потенциал для самых важных вещей. С этими инструментами один пароль — это все, что вам когда-либо понадобится.

Источник: TechRadar

6. Управление недвижимостью

Мы много думаем о работе, но не с точки зрения обычного камня. Но хорошее управление помещениями может многое сделать для вашего офиса (и вашей прибыли!).

Согласно программному обеспечению для управления объектами Emaint , их автоматизированные услуги помогли компаниям сэкономить до 100 000 долларов на ежегодных операционных расходах и повысить производительность на 20%. Инструменты автоматизированного рабочего места, такие как Comfy , могут подключать сотрудников напрямую к офисным зданиям и системам рабочих мест, позволяя им запрашивать изменения температуры, просматривать доступные конференц-залы и управлять освещением.

Кроме того, есть инструменты, использующие маяки Bluetooth, такие как Kisi и Estimote , которые могут невероятно упростить предоставление доступа к вашим физическим рабочим местам, помочь новым сотрудникам перемещаться по офису или даже начать встречу, как только организатор входит в комнату.

Многие автоматизированные решения записывают и измеряют данные об объектах и ​​могут даже предупреждать вашего руководителя предприятия о проблемах в режиме реального времени, чтобы они немедленно принимали меры и обеспечивали бесперебойную работу офиса.

Comfy помогает офисным работникам чувствовать себя комфортно. Источник: Comfy

7. Офисный дизайн

Автоматизированное управление объектами — это круто, правда?

Великолепная автоматизация может пойти еще дальше, чтобы на самом деле сформировать общий дизайн вашего рабочего места — мы говорим обо всем, от папоротника в холле до коврика для мыши на вашем столе.

В качестве примера можно привести компанию AutoDesk из Торонто, которая использовала комбинацию из AI и генеративного дизайна для своей штаб-квартиры площадью 16 000 кв. Футов, чтобы каждый из 250 сотрудников имел офисное рабочее пространство своей мечты.

Дизайнерские фирмы, такие как Dialog , и программные инструменты, такие как Fusion360 , используют ИИ для создания и сравнения тысяч интеллектуальных офисных проектов и выбора того, который лучше всего соответствует потребностям всей вашей рабочей силы.

Посетите офис AutoDesk, созданный с помощью искусственного интеллекта.Не так уж плохо, а? Источник: Материнская плата

8. Служба поддержки клиентов

Клиенты нуждаются в круглосуточной поддержке, поэтому нормальным людям, нуждающимся во сне, трудно справиться. Слава богу, чат-ботов.

Чат-боты могут легко взять на себя ночную смену ваших сотрудников и убедиться, что ваши клиенты получают необходимую им поддержку. От классического Facebook Messenger до ChatFuel (используется такими, как Adidas, MTV и TechCrunch) и Chatlio (отлично подходит для пользователей Slack), нет недостатка в отличных вариантах для готовых или собственных -собственные чат-ботов поддержки клиентов .

Согласно недавнему опросу 45,8% людей предпочли бы связываться с компанией через обмен сообщениями, чем по электронной почте. И большинство чат-ботов могут легко интегрироваться с автоматизированными стойками поддержки клиентов, такими как Zendesk и Freshdesk , что может значительно сократить трафик службы поддержки и время на обращение. Вы также можете настроить автоматические последующие действия, чтобы убедиться, что ваши группы поддержки связываются более лично, например, по телефону или личной электронной почте, в нужное время на пути к покупке.

Потому что, в конце концов, люди все еще любят разговаривать с людьми. Попробуйте , эти советы , чтобы ваш бот чувствовал себя более человечным, когда его просто нет.

Источник: Chatlio

9. Цифровые подписи

По мере развития множества технологий кажется, что принтеров застряли в прошлом .

Инструменты, такие как DocuSign и HelloSign , позволяют с легкостью отправлять и подписывать важные документы, не беспокоясь о застревании в принтере или заправке чернил.

Электронные подписи становятся все более обычным явлением во многих бизнес-средах, и они могут значительно сократить время утверждения, помогая командам двигаться вперед.

С помощью большинства инструментов отправки и подписи документов вы можете загружать и сохранять наиболее часто используемые шаблоны, чтобы ускорить процесс подготовки документов. Большинство автоматизированных инструментов электронной подписи также отслеживают и защищают ваши документы, поэтому вы всегда будете знать статус незавершенных контрактов и можете быть уверены, зная, что они безопасно отправляются и принимаются.

Источник: HelloSign

Разрешайте заявки в 5 раз быстрее с помощью atSpoke

Начать

.

Автоматизация и рабочий процесс | Zoho People

Purpose

Zoho People предлагает вам отличный онлайн-инструмент для автоматизации рабочих процессов, который автоматизирует все ваши HR-процессы, устраняя большую часть ручной административной работы. Вы можете предварительно настроить и настроить рабочий процесс, и вам будет предоставлен полный контроль доступа к административным процессам. Рабочий процесс в Zoho People состоит из набора триггерных процессов, таких как создание, редактирование, создание или редактирование, обновление поля, утверждение, отклонение, удаление и действие по дате.Правило выполняется на основе триггерного процесса и критериев, поэтому рабочий процесс запускается автоматическим процессом отправки почтовых уведомлений, контрольного списка и списка веб-перехватчиков.

Преимущества рабочего процесса

• Критерии — помогает определить рабочий процесс . Вы также можете настроить несколько критериев для каждого рабочего процесса в соответствии с потребностями.
• Процесс запуска — помогает запустить рабочий процесс на основе критериев и Выполнить на основе действия , такого как создание, редактирование, создание или редактирование, обновление поля, утверждение, отклонение, удаление и выполнение на основе Дата.Весь процесс выполняется с помощью таких действий, как почтовые оповещения, контрольный список, список веб-перехватчиков и пользовательские функции.
• Действие на основе даты — Напоминания теперь заменены этой функцией. Используя опцию выполнения на основе даты, вы можете выбрать поле даты из записи и определить день и время для срабатывания правила.
• Действие на основе времени — помогает выполнить рабочий процесс при заданном времени выполнения. Оповещения, задачи и обновления с помощью Webhooks будут планироваться и запускаться в указанное время.

Этапы создания рабочего процесса

Рабочие процессы используются для автоматизации процессов управления персоналом. Создание рабочих процессов состоит из четырех шагов.

Шаг 1 : Дайте основную информацию.

Примечание : Рабочие процессы запускаются для выбранных вами форм. Поэтому важно выбрать подходящую форму.

Шаг 2 : Запуск процесса. Есть два триггера
Выполнить на основе действия — рабочий процесс выполняется на основе таких действий, как создание, редактирование, обновление поля, Утверждение, отклонение или удаление.
Выполнить на основе даты — рабочий процесс выполняется на основе выбранного поля даты.

Шаг 3 : Установка критериев

Рабочий процесс запускается при соблюдении критериев.

Шаг 4 : Действие

Действие может быть в форме почтовых предупреждений, контрольных списков, обновлений полей, веб-перехватчиков или настраиваемых функций.

Действие, зависящее от времени : это рабочие процессы, которые запускаются в определенное время.

Процесс запуска

Рабочий процесс будет выполняться на основе действия. Есть шесть различных действий, которые необходимо настроить для запуска рабочего процесса.Действие рабочего процесса по умолчанию будет «Создать».

Например, если вы выберете действие как «Создать», а форму — как «Сотрудник», настроенный рабочий процесс (почтовое оповещение, контрольный список и веб-перехватчик) будет запускаться всякий раз, когда в форму «Сотрудник» добавляется новая запись.

Создать : Рабочий процесс будет выполнен при создании новой записи.

Редактировать : Рабочий процесс будет выполнен при редактировании существующей записи.

Создать или изменить : Рабочий процесс будет выполняться, когда запись создается или редактируется.

Обновление поля : выполняет рабочий процесс, когда обновляется определенное поле или более одного поля.

Утвердить : рабочий процесс будет выполнен после утверждения записи.

Отклонить : Рабочий процесс будет выполнен, когда запись будет отклонена.

Удалить : Рабочий процесс будет выполнен при удалении записи.

Запуск процесса для обращений

Если выбрана форма «Обращение», могут быть инициированы следующие действия:

Закрыть: Рабочий процесс будет выполняться при закрытии обращения.

Повторное открытие : Рабочий процесс будет выполнен при повторном открытии дела.

Изменение категории : Рабочий процесс будет выполнен при изменении категории обращения.

Критерии

• Определение критериев помогает контролировать рабочий процесс. Вы можете установить один или несколько критериев для выполнения необходимых условий для запуска рабочего процесса.
• Вы можете настроить несколько критериев для каждого рабочего процесса в определенной форме.
• Кроме того, можно указать шаблон с помощью простых операторов И или ИЛИ.Критерии будут оцениваться на основе указанного шаблона критериев.
• Использование шаблона критериев может помочь в сокращении количества требуемых рабочих процессов утверждения.

Следующие четыре варианта использования помогут четко понять, как можно устанавливать критерии и как можно использовать шаблон критериев в рабочих процессах.

Вариант использования 1: Запрос на перевод сотрудника может быть запрошен только постоянными сотрудниками. (Единый критерий — утверждение)

Здесь в форме перевода сотрудника есть критерии для проверки типа сотрудника.Только постоянные сотрудники могут подавать заявки на перевод. Запрос на одобрение направляется начальнику отдела сотрудника.

Пример использования 2: Запрос на увольнение требует одобрения менеджера по отчетности, если отпуск по болезни превышает два в неделю или когда продолжительность отпуска на родине превышает три в неделю. (Тип критериев — утверждение)

Здесь проверка критериев следует заданному шаблону критериев ((1 И 2) ИЛИ (3 И 4)).
Условия оцениваются в следующей последовательности:
Тип отпуска должен быть Отпуск по болезни И Счетчик отпусков должен быть больше 2.
OR
Тип отпуска должен быть Работа из дома И Счетчик отпусков должен быть больше 3.
Следовательно, когда работник подает заявление на отпуск, если критерии 1 и 2 верны или если критерии 3 и 4 выполнено, будет подан запрос на разрешение на отпуск.
Это также избавляет от необходимости конфигурировать два разных утверждения для типа отпуска по болезни и работы вне дома.

Вариант использования 3: Утверждение запросов на командировку требует одобрения руководителя отдела для сотрудников с разной ролью и местоположением (Тип критериев — утверждение)

Здесь проверка критериев следует заданному шаблону критериев ((1 И 2) ИЛИ (3 И 4)).
Условия оцениваются в следующей последовательности:
Роль должна быть членом команды И Местоположение должно быть Ченнаи.
OR
Должность должна быть ответственна за команду И Местоположение должно быть в Дели.
Таким образом, при подаче заявки на командировку, в зависимости от местоположения и роли, потребуется одобрение руководителя отдела.

Пример использования 4: Рассылка ежегодного специального приветствия директорам или менеджерам с опытом работы более 10 лет.(Шаблон критерия — приветствие)

Здесь проверка критериев следует заданному шаблону критериев ((1 OR (2 AND 3))).
Условия оцениваются в следующей последовательности:
Роль должна быть Директором
OR
Роль должна быть Менеджером И Опыт работы должен быть не менее 10 лет.
Таким образом, ежегодно все директора компании получают специальное поздравление. Кроме того, менеджеры с опытом работы от 10 лет также получают ежегодное специальное приветствие.

Примечание: При указании или редактировании шаблона критериев обратите внимание, что код должен содержать только цифры (0–9), квадратные скобки () и операторы OR, AND. Убедитесь, что все открытые скобки закрыты.

Действия

Рабочий процесс включает три различных отдельных процесса, которые должны выполняться при запуске действия. В зависимости от действия и настройки конфигурации выбранные процессы будут запускаться одновременно. Это три разных процесса: почтовые оповещения, контрольный список и веб-перехватчик.Каждый процесс нужно настраивать индивидуально. то есть для почтовых предупреждений вам необходимо настроить шаблон, для контрольного списка вам необходимо настроить задачи, а для веб-перехватчика вам необходимо настроить API и параметры индивидуально, а затем вам нужно связать каждый процесс с правилом рабочего процесса.

Конфигурация рабочего процесса

Система рабочего процесса полностью автоматизирована, и все, что ей нужно, — это просто одноразовая настройка конфигурации. Пожалуйста, следуйте инструкциям ниже, чтобы настроить рабочий процесс.

• На своей домашней странице перейдите к Настройки> Автоматизация> Рабочий процесс > Добавить рабочий процесс
• Выберите соответствующую форму из раскрывающегося списка, для которой нужно настроить рабочий процесс
• Назовите правило
• Установите флажок статуса, чтобы правило было активным, и укажите описание.
• Выберите процесс запуска. Здесь у вас есть такие параметры, как «Создать», «Изменить», «Создать или изменить», «Утвердить», «Отклонить» и т. Д. Здесь, если вы выберете «Обновление поля», рабочий процесс будет выполняться при обновлении определенного поля или нескольких полей.Кроме того, в Обновлениях полей есть две опции: 1. Выполнить правило при обновлении любого из выбранных полей. 2. Выполните правило, когда все выбранные поля будут обновлены.
• Задайте критерии, если необходимо. Здесь есть такие параметры, как системные поля и поля формы. Системные поля (Роль, Отдел, Назначение и Расположение) установлены по умолчанию для всех форм, тогда как в Полях формы будут перечислены все поля, принадлежащие выбранной форме, и эти поля будут различаться в зависимости от выбора формы.
• В разделе «Действие» у вас есть такие параметры, как почтовые уведомления, контрольные списки, обновления полей, веб-перехватчики, пользовательские функции и т. Д.из которого вы можете выбрать
• Щелкните значок папки, чтобы просмотреть предварительно определенные шаблоны, которые были настроены для конкретной формы
• Чтобы создать новый шаблон, щелкните значок +
• Выберите один или несколько шаблонов

Пример сценария для рабочего процесса

Давайте рассмотрим этот вариант использования: новый сотрудник присоединяется к вашей организации. Процесс «Новый сотрудник» включает в себя различные задачи, которые должны быть поручены отдельным лицам или группе членов руководителем отдела кадров.Ниже приведены несколько примеров задач.

• Отправка приветственного письма всем членам организации.
• Уведомление административного отдела о предоставлении портативных компьютеров, настольного телефона и т. Д.
• Уведомление ИТ-отдела о настройке системы и настольного телефона для нового участника.
• Общение с руководителем сотрудника для выделения места.
• Информирование финансовой группы о включении льготных планов для нового участника.

Все это можно сделать с помощью workflow.Щелкните здесь, чтобы узнать, как автоматизировать весь процесс адаптации с помощью рабочих процессов.

Пример сценария для полевого обновления

Давайте рассмотрим этот сценарий: как только сотрудник изменит семейное положение как женат в форме сотрудника, вы можете автоматически отправить электронное письмо с пожеланиями. Для этого можно настроить рабочий процесс.

Чтобы настроить Field Update :

• На домашней странице перейдите в Settings > Automation > Workflow
• Нажмите Add Workflow
• Выберите сотрудника в имени формы
• Выберите Field Update под действием
• Нажмите «Выполнять правило при обновлении любого из выбранных полей».
• Выберите вариант «Семейное положение» из раскрывающегося списка.
• Нажмите «Установить критерии»
• Выберите критерий «Семейное положение», «Содержит» (под вторая вкладка) Женат (на третьей вкладке)
• В разделе «Оповещения по электронной почте» выберите существующий шаблон электронной почты или щелкните значок +, чтобы создать новый.

Действие на основе даты

Напоминания могут быть созданы с помощью Опция «Действие по дате».Этот вариант выполнения на основе даты позволяет вам выбрать поле даты из записи в форме и позволяет определить день и время для срабатывания правила.

• На своей домашней странице перейдите в Настройки> Автоматизация> Рабочий процесс > Добавить рабочий процесс
• Выберите имя формы. Выбранная форма должна содержать соответствующее поле даты для рабочего процесса, который будет запущен
• Укажите имя рабочего процесса
• Установите флажок состояния, чтобы правило было активным, и введите описание.
• Выберите действие как «Выполнить на основе даты».
• Выберите соответствующее имя поля.Будут перечислены все поля даты в форме, для которой создается правило.
• Выберите «До», «До» или «После» или «До» в раскрывающемся списке, чтобы установить дату выполнения
• Выберите соответствующее время выполнения, в котором электронное письмо должно быть отправлено
• Выберите событие выполнения как однократное или происходящее каждый месяц или повторяющееся каждый год
• В разделе «Действия» щелкните значок папки, чтобы сопоставить почтовое уведомление.

Дата выполнения

• Вкл. — Рабочий процесс выполняется в этот конкретный день и время.
• После — рабочий процесс выполняется после выбранной даты и времени.
• До — рабочий процесс выполняется после выбранной даты и времени.
• До — Рабочий процесс выполняется в зависимости от даты начала до даты окончания. В раскрывающемся списке даты начала есть четыре варианта: On, Before, After и Toda y, и должно быть указано количество дней, а в раскрывающемся списке даты окончания есть три варианта: After, Before и On. и количество дней.

Пример сценария для действия на основе даты — Дата истечения контракта

Давайте рассмотрим этот сценарий: напоминание вашим сотрудникам о дате истечения их контракта до месяца по электронной почте.

Для настройки действия на основе даты :

• На домашней странице перейдите в Настройки> Автоматизация> Рабочий процесс> Добавить рабочий процесс
• Выберите сотрудника в имени формы
• Укажите имя рабочего процесса как «Напоминание сотрудникам» на дату истечения срока действия контракта ‘
• Установите флажок статуса, чтобы правило было Активным, и введите описание
• Выберите действие как Выполнить на основе даты
• В раскрывающемся списке Дата выполнения выберите До и введите номер один в Месяц
• Выберите 09.00:00 как время выполнения
• Выберите цикл выполнения как однократный
• В разделе «Действия» щелкните значок папки, чтобы сопоставить почтовое предупреждение.
• Щелкните Сохранить

Примечание : Дата истечения срока действия контракта не является полем даты по умолчанию в форме сотрудника. Вам необходимо настроить форму сотрудника, чтобы добавить дату истечения срока действия контракта.

Пример сценария для действия на основе даты — дата и время обучения

Давайте рассмотрим этот сценарий: напоминание вашим сотрудникам о дате и времени обучения по электронной почте.

• На своей домашней странице перейдите в Настройки> Автоматизация> Рабочий процесс.
• Выберите «Обучение» в имени формы
• Укажите «Напоминание сотрудникам о дате и времени обучения» в качестве имени рабочего процесса.
• Установите флажок состояния для правила, чтобы быть активным и предоставить описание
• Выберите триггерный процесс как Execute на основе даты
• Выберите дату начала в раскрывающемся списке Имя поля
• В раскрывающемся списке Дата выполнения выберите До
• Выберите до в раскрывающемся списке Дата начала в раскрывающемся списке и укажите значение пятнадцать в поле количества дней.
• Выберите «Вкл.» в раскрывающемся списке «Дата окончания».
• Выберите «09».00 AM как время выполнения
• В разделе «Действия» щелкните значок папки, чтобы сопоставить почтовое уведомление (дата и время обучения)

• Нажмите Сохранить

Пример сценария для действия на основе даты — Подтверждение новых сотрудников через шесть месяцев вместе с подтверждающим письмом

Давайте рассмотрим этот сценарий, в котором вы хотите отправить письмо-подтверждение сотрудникам после шесть месяцев с момента вступления в Организацию. Вы можете настроить рабочий процесс, настроив отправку почтового уведомления вместе с письмом-подтверждением в виде вложения всем сотрудникам через шесть месяцев с даты их присоединения.

• На своей домашней странице перейдите к Настройки> Автоматизация > Рабочий процесс > Добавить рабочий процесс
• Выберите форму сотрудника в имени формы

• Укажите «Автоматическое письмо с подтверждением» в качестве имени рабочего процесса
• Выберите установите флажок статуса, чтобы правило было Активным, и предоставьте описание в виде Автоматического письма с подтверждением после 6 месяцев обслуживания в компании
• Выберите триггерный процесс как Выполнить на основе даты
• Выберите «Дата присоединения» в разделе «Имя поля»
• Укажите дату выполнения как Через 6 месяцев 0 дней
• Выберите 09.00 AM как время выполнения
• Выберите одноразовый из раскрывающегося списка «Событие выполнения»
• В разделе «Действия» щелкните значок «+», чтобы создать новое почтовое уведомление.

  Совет : Щелкните здесь, чтобы узнать больше о создании шаблонов записей, и здесь, чтобы узнать о шаблонах слияния

• Дайте имя для почтового оповещения — например, для подтверждения сотрудников
• Укажите «От» и «Кому» — для «Кому» вы можете выбрать все роли в разделе «Роли», если вы хотите, чтобы электронное письмо было отправлено всем сотрудникам
• Отправить копию, скрытую копию и ответить, если необходимо
• Введите тему — например, — «Письмо с подтверждением»
• В разделе «Сообщение» нажмите «Создать новый шаблон».
• С помощью доступных полей слияния введите сообщение.

  Например — Уважаемый $ {FirstName} $ {LastName}

  Прикрепленное письмо с подтверждением.Поздравляем вас с подтверждением на работе и желаем успехов.

  С уважением

  HR Team

• В разделе «Вложения» у вас есть два варианта: a. Чтобы выбрать шаблон из «Шаблонов записей» и b. Чтобы выбрать шаблон из «Шаблонов слияния писем»

• Сделайте соответствующий выбор и нажмите «Сохранить».
• В рабочем процессе нажмите « Сохранить »

Теперь рабочий процесс создан.По истечении шести месяцев с даты присоединения сотрудникам будет отправлено электронное письмо с письмом-подтверждением в качестве приложения.

Действие на основе времени

Действие на основе времени : выполняет рабочий процесс, когда задано определенное время выполнения. Это полезно, когда вам нужно настроить отправку оповещений по электронной почте за несколько минут до события.

Примечание : Функция действий на основе времени доступна только для пользователей планов Standard / Premium / Enterprise , и при понижении уровня плана до плана Free конфигурация действий на основе времени не запускается.

Пример сценария для действия , основанного на времени — Дата истечения срока действия визы

Давайте рассмотрим этот сценарий: напоминание вашим сотрудникам о дате истечения срока действия визы. Если вы укажете конкретное время выполнения в действии на основе времени, сотруднику будет отправлено одноразовое письмо с предупреждением.

Чтобы настроить действие , основанное на времени :

• На домашней странице перейдите на Настройки> Автоматизация> Рабочий процесс
• Нажмите Добавить рабочий процесс
• Выберите сотрудника в имени формы
• Выберите «Создать или отредактировать» в разделе «Действие».
• Нажмите «Добавить действие, зависящее от времени»
• Выберите необходимую дату истечения срока действия визы в поле «Время выполнения»
• Нажмите «Уведомление по электронной почте», чтобы сопоставить существующий шаблон электронной почты или щелкните значок +, чтобы создать новый шаблон.

Примечание :

• Время выполнения содержит четыре варианта.Введите необходимое число в первое поле, выберите любой вариант во втором раскрывающемся списке для минут, часов, дней, месяцев и лет, выберите любой вариант в третьем раскрывающемся списке для После и до, а затем выберите необходимый вариант в четвертом раскрывающемся списке.
• Дата срабатывания правила возможна только после срабатывания правила. Таким образом, параметр «После» доступен только для даты срабатывания правила.

Пример сценария для действия, основанного на времени — дата и время обучения

Давайте рассмотрим этот сценарий: напоминание вашим сотрудникам о дате и времени обучения.Когда вы указываете время и дату обучения выполнению в Time Based Action, сотрудникам может быть отправлено электронное письмо.

Для настройки Time-Based Action :

• На домашней странице перейдите на Настройки (значок шестеренки)> Рабочий процесс в разделе Автоматизация > Добавить рабочий процесс
• Выберите Регистрация в форме имени.
• Укажите имя рабочего процесса. Например — Напоминание для обучения
• Установите флажок статуса для правила, которое должно быть активным, и укажите описание
• Выберите процесс запуска как «Выполнить» на основе действия
• Выберите «Создать» или «Изменить» под действием
• Нажмите «Добавить». Действие на основе времени
• Укажите имя и время выполнения как 1 час до даты и времени обучения
• Щелкните значок папки в Mail Alert и выберите имя почтового оповещения или щелкните +, чтобы настроить новое оповещение по электронной почте
• Щелкните Сохранить

Примечание : В четвертом раскрывающемся списке Execution Time будут перечислены только поля даты конкретной формы.Если вы хотите добавить дополнительные поля даты, добавьте их вручную на странице «Настройка формы» после выбора конкретной формы.

.