Excel ограничение доступа к файлу: Ограничение изменения файлов в Excel

Ограничение изменения файлов в Excel

Ограничения на внесение изменений в Excel

На вкладке Рецензирование в группе Защита обратите внимание на следующие параметры защиты:

• 
  Команда «Защитить лист»    Защита листа и содержимого заблокированных ячеек.

• 
  Защита книги    Защитите книгу для структуры и окон.

• 
  Разрешить изменение диапазонов    Определение диапазонов, которые можно редактировать.

Чтобы настроить другие параметры защиты, выберите Файл > Защита книги.

Ограничения на внесение изменений в Excel

На вкладке Рецензирование в группе Изменения обратите внимание на следующие параметры защиты:

• 
  Команда «Защитить лист»    Защита листа и содержимого заблокированных ячеек.

• 
  Защита книги    Защитите книгу для структуры и окон.

• 
  Защита книги и предоставление доступа к ней    Запретить удаление исправлений.

• 
  Предоставление пользователям разрешения на изменение диапазонов    Определение диапазонов, которые можно редактировать.

Чтобы настроить другие параметры защиты, выберите Файл > Защита книги.

Защита и безопасность в Excel

В Excel вы можете защитить свою работу, не открывая ли кто-либо из книг доступ к книге без пароля, а также предоставление доступа к книге только для чтения или даже защиту листа, чтобы вы не случайно удалили формулы. В этом разделе мы рассмотрим различные способы использования основных параметров для защиты и распространения файлов Excel.

Предупреждение: 

• Если вы забудете или потеряете свой пароль, корпорация Майкрософт не сможет его восстановить.

• Не следует думать, что книги или листы, защищенные паролем, являются безопасными. Всегда соблюдайте осторожность при распространении книг Excel, которые могут содержать важные персональные данные, такие как номера кредитных карт, номера социального страхования (SSN) или имена сотрудников.

• Защита на уровне листа не является функцией безопасности. Она просто запрещает изменение заблокированных ячеек на листе.

Ниже описаны различные варианты защиты данных в Excel.

• 
  На уровне файла: вы можете заблокировать файл Excel с помощью пароля, чтобы его было невозможно открыть или изменить. Здесь есть несколько вариантов:

  • 
    Шифрование файлов: при выборе этого параметра вы указываете пароль и заблокируете файл Excel. Это предотвратит открытие файла другими пользователями. Дополнительные сведения можно найти в разделе Защита файла Excel.

  • 
    Установка пароля для открытия или изменения файла: вы можете указать пароль для открытия или изменения файла. Используйте этот параметр, если вам нужно предоставить доступ только для чтения или изменить для разных пользователей. Дополнительные сведения можно найти в разделе Защита файла Excel.

  • 
    Помечайте как конечный: Используйте этот параметр, если вы хотите пометку файла Excel в качестве финальной версии и запретить дальнейшие изменения, внесенные другими пользователями. Дополнительные сведения можно найти в разделе Добавление и отключение защиты в документе, книге или презентации.

  • 
    Ограничить доступ: если у вашей организации есть разрешения, настроенные с помощью управления правами на доступ к данным (IRM), вы можете применить к документу любые доступные разрешения IRM. Дополнительные сведения можно найти в разделе Добавление и отключение защиты в документе, книге или презентации.

  • 
    Цифровая подпись: вы можете добавлять цифровые подписи в файл Excel. Дополнительные сведения см. в статье Добавление и удаление цифровой подписи в файлах Office.

    
    Примечание: Для добавления цифровой подписи нужен действительный сертификат, выданный центром сертификации (ЦС).

• 
  На уровне книги: вы можете заблокировать структуру книги с помощью пароля. Это предотвращает добавление, перемещение, удаление, скрытие и переименование листов другими пользователями. Дополнительные сведения см. в статье Защита книги.

• На уровне листа: с защитой листа вы можете управлять тем, как пользователь может работать на листе. Вы можете указать, какие действия могут выполнять пользователи на листе, тем самым убедившись в том, что ни один из важных данных на листе не влияет. Например, пользователю может потребоваться только добавить строки и столбцы, а также только сортировать и использовать автофильтр. Включена защита листа. Вы можете защитить другие элементы, такие как ячейки, диапазоны, формулы и элементы управления ActiveX или формы. Дополнительные сведения о защите листов можно найти в разделе Защита листа.

Какой уровень защиты нужно использовать?

• 
  Чтобы управлять доступом пользователей к файлу Excel, используйте защиту на уровне файлов. Предположим, что в файле Excel хранятся еженедельные отчеты участников группы. Вы не хотите, чтобы его смогли открывать сотрудники, которые не входят в вашу группу. Возможны два варианта:

  • 
    Если вы не хотите, чтобы другие пользователи открыли файл, выполните указанные ниже действия. Вы можете зашифровать файл Excel, который является наиболее распространенным используемым способом. Это означает, что вы блокируете его паролем и никто, Кроме того, вы можете открыть его.

  • 
    Если вы хотите разрешить доступ только для чтения или редактирование для разных пользователей, выполните указанные ниже действия. Возможно, вы хотите, чтобы руководители в группе могли изменять еженедельный отчет о состоянии, но участники команды должны иметь доступ только для чтения. Вы можете защитить файл Excel, указав два пароля: один, который нужно открыть, а другой — изменить. В зависимости от того, какой доступ они задали, вы можете позже поделиться соответствующими паролями с командой.

• 
  Чтобы контролировать действия со структурой книги, используйте защиту на уровне книги. Предположим, что книга с отчетом содержит несколько листов (по одному для каждого участника группы). Вы хотите, чтобы каждый участник мог добавлять данные на свой лист, но не мог изменять какие-либо листы в книге, например добавлять или перемещать их.

• 
  Чтобы контролировать действия пользователей на отдельном листе, используйте защиту на уровне листа. Предположим, что все листы в книге с отчетом содержат одинаковые данные, например заголовки строк или макет, и вы не хотите, чтобы их кто-то менял. Защитив лист, можно позволить пользователям выполнять только определенные действия на нем. Например, вы можете разрешить пользователям вводить данные, но запретить удаление строк или столбцов, или же позволить им только вставлять гиперссылки либо сортировать данные.

Вы можете применять один или несколько уровней защиты в зависимости от потребностей вашей организации. Можно использовать все варианты или любое их сочетание — ваше решение зависит только от того, как вы хотите защитить данные в Excel. Например, можно зашифровать общий файл Excel, а также включить защиту книги и листа, при этом используя в личной книге только защиту листа, чтобы случайно не удалить формулы.

Дополнительные сведения

Вы всегда можете задать вопрос специалисту Excel Tech Community, попросить помощи в сообществе Answers community, а также предложить новую функцию или улучшение на веб-сайте Excel User Voice.

Примечание: 
Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Была ли информация полезной? Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

См. также

Защита файла Excel

Защита книги

Защита листа

Открытие файла с ограниченными разрешениями

Чтобы просмотреть содержимое, на которое у вас есть разрешения, с помощью Office, просто откройте документ, книгу или презентацию.

При первом открытии документа, книги или презентации с ограниченными разрешениями вы будете подключены к серверу лицензирования, чтобы проверить свои учетные данные и загрузить лицензию на использование.

Если вы хотите просмотреть свои разрешения, нажмите на кнопку Просмотр разрешений на панели сообщений или одну из следующих кнопок в строке состояния в нижней части экрана:

• 
  Этот документ содержит политику разрешений 

• 
  Эта книга содержит политику разрешений 

• 
  Эта презентация содержит политику разрешений 

Управление правами на доступ к данным (IRM) помогает делать следующее:

• предотвращать пересылку, копирование, изменение, печать, передачу факсом или вставку содержимого уполномоченными получателями в неавторизованных целях;

• ограничивать отправленное содержимое;

• обеспечивать ограниченный срок действия файла, чтобы содержимое документов больше нельзя было просматривать через заданный период времени;

• принудительно применять корпоративные политики, которые определяют использование и распространение содержимого в организации.

IRM не может защитить ограниченное содержимое от:

• стирания, кражи или захвата и пересылки вредоносными программами , такими как программы-трояны, регистраторы нажатия клавиш и шпионские программы некоторых типов;

• потери или повреждения вследствие действий компьютерных вирусов;

• ручного копирования или перепечатывания с экрана получателя;

• цифрового фотографирования (при отображении на экране) получателем;

• копирования с помощью сторонних программ создания снимков экрана.

Блокировка и разблокировка определенных областей защищенного листа

Защита данных в Excel — Хитрости работы с Excel – таблицы, функции, формулы, списки, рабочие книги, макросы

Данные, введенные в документ Excel, могут быть закрыты для просмотра и изменения другими пользователями (впрочем, автор может защищать документ от самого себя, от своих непродуманных действий). Сделать это можно на разных уровнях, т. е. защитить можно и документ в целом, и таблицу в книге, и отдельные ячейки.

Ограничение доступа к файлу

 Для ограничения доступа к файлу текущего документа можно

использовать опции вкладки Безопасность диалогового окна Параметры. При этом возможны несколько вариантов защиты файла. Если ввести пароль в поле Пароль для открытия и нажать кнопку ОК, то в дальнейшем при открытии этого файла будет появляться диалоговое окно с предложением ввести пароль.

Введя правильный пароль, пользователь получает полный доступ к документу. Если ввести пароль в поле Пароль для изменения, то при открытии файла будет появляться диалоговое окно, в котором можно выбрать один из двух вариантов открытия: ввести пароль и получить полный доступ к документу или, нажав кнопку Только для чтения, открыть документ для чтения. Включение переключателя рекомендовать доступ только для чтения приводит к тому, что при открытии файла будет появляться диалоговое окно, в котором можно выбрать один из двух вариантов открытия: открыть файл с полным доступом к документу (пароль не требуется), или открыть документ только для чтения. Документ, открытый только для чтения (а это видно по заголовку окна документа) может быть изменен, однако сохранить его можно только под другим именем или в другом каталоге.

При задании и вводе пароля следует обратить внимание на то, что в пароле имеет значение вид шрифта (латинский или кириллица) и регистр букв (заглавные или строчные). В пароле может быть до 15 букв (цифр символов). Пароль может содержать пробелы. Ограничить возможность доступа к файлу, созданному в Excel, можно также при сохранении документа.

Для этого после появления диалогового окна Сохранение документа необходимо нажать кнопку Сервис и в раскрывающемся подменю Сервис выполнить команду Общие параметры… В результате появится диалоговое окно Параметры сохранения, в котором можно выбрать один из описанных уровней защиты. Для отмены защиты файла необходимо открыть документ с полным доступом к нему и на вкладке Безопасность диалогового окна Параметры сбросить все опции защиты (удалить пароли, выключить переключатель) и нажать кнопку ОК. Аналогично защиту можно отменить, используя окно Параметры сохранения, вызвать которое можно командой Сохранить как… (Файл).

Окно уже открытого документа может быть скрыто. Для этого необходимо перейти в документ и выполнить команду Скрыть (Окно). Документ при этом по-прежнему будет находиться в памяти компьютера, однако его окна в окне Excel видно не будет. Для его возвращения следует выполнить команду Отобразить..

(Окно), в появившемся диалоговом окне выбрать имя документа и нажать кнопку ОК.

Каждому пользователю свой лист/диапазон | Excel для всех

Хитрости »
12 Июнь 2012       Дмитрий       138343 просмотров

Очень часто на своих тренингах и в форумах я слышу вопрос: как защитить доступ к книге так, чтобы для каждого пользователя был доступен только свой лист/листы? А другие ячейки или листы были недоступны для изменения или просмотра? Или скрыть отдельные столбцы с глаз пользователя? Часть подобного функционала предоставляется стандартными средствами Excel, а другая(например, доступность просмотра только конкретных листов) достигается только через макросы. В этой статье хочу привести несколько примеров реализации подобных разграничений прав между пользователями, их плюсы и минусы.

Разграничение прав доступа при помощи VBA

 
Разграничение доступа к ячейкам стандартными средствами
Для разграничения доступа к ячейкам на листе можно воспользоваться инструментом Разрешить изменение диапазонов(Allow Users to Edit Ranges), расположенном на вкладке Рецензирование(Review), группа Изменения(Changes):

Это стандартный инструмент, для использования которого нет необходимости подключать что-то дополнительно и он относительно прост в использовании.
Данный инструмент позволяет назначить каждому отдельному диапазону ячеек свои пароли, диапазоны могут располагаться на разных листах книги или на одном листе:

Например, сотрудники коммерческого отдела в общем файле бюджета(картинка выше) должны иметь возможность заполнять только ячейки строк со статьями выручки (строки 8-11, 13-14), а производственный отдел строки 18-22, в которых расположены статьи по расходам производственного отдела. При этом сотрудники коммерческого отдела не должны иметь возможность изменять данные статей другого отдела – каждый только данные своих статей.
Для начала необходимо для сотрудников каждого отдела создать отдельные диапазоны, к которым они будут иметь доступ. Для этого переходим на вкладку Рецензирование(Review) -группа Изменения(Changes) —Разрешить изменение диапазонов(Allow Users to Edit Ranges). Появится диалоговое окно создания/изменения диапазонов:

Нажимаем Создать(New). Появится другое окно, в котором необходимо указать имя диапазона(Title) (коммерческий), доступные для изменения ячейки(Refers to cells) (C8:N11;C13:N14) и вписать пароль(Range password) (1111):

После нажатия Ок появится окно подтверждения пароля. Необходимо указать тот же пароль, что был указан ранее для данного диапазона.
Примечание: если нажать на кнопку Разрешения(Permissions), то можно установить доступ без пароля для конкретных групп пользователей, если группы настроены политикой доменной сети.
Точно так же создаем второй диапазон – «производственный», но для него указываем другой пароль(например – 2222). После этого у нас в главном окне управления диапазонами будет два диапазона:

Здесь можно еще раз проверить все ли правильно указано, при необходимости изменить (так же изменить диапазоны можно в любое время, вызвав данное окно с вкладки Рецензирование(Review) —Разрешить изменение диапазонов). После этого нажимаем Применить(Apply).
Теперь, чтобы такая защита сработала необходимо непосредственно защитить лист. Это можно сделать либо сразу из этого же окна, нажав кнопку Защитить лист, либо закрыв окно перейти на вкладку Рецензирование(Review) и в группе Изменения(Changes) выбрать Защитить лист(Protect sheet):

В появившемся окне проставляем галочки для тех действий, которые мы хотим разрешить делать пользователю на защищенном листе без ввода пароля(например, на картинке выше помимо стандартного выделения ячеек разрешена вставка столбцов. Подробнее про защиту листов и ячеек можно прочитать в статье — Защита листов и ячеек в MS Excel). Указываем пароль (например 3333), подтверждаем пароль в появившемся окне и нажимаем Ок. Лист защищен.

Что важно: не следует указывать здесь пароль, который совпадает хотя бы с одним из паролей для отдельных диапазонов. Думаю, понятно почему: чтобы защиту не могли снять те, кому этого не положено делать.

Теперь остается сообщить сотрудникам отделов их пароли: производственный — 2222, коммерческий – 1111.
При первой попытке изменить данные в ячейках C8:N11;C13:N14- будет запрошен пароль на изменение ячеек созданного диапазона «коммерческий» (1111):

Если пользователю известен пароль для диапазона – его необходимо будет ввести лишь один раз. В дальнейшем для ввода данных в ячейки этого диапазона вводить пароль не придется до тех пор, пока файл не будет закрыт. После повторного открытия файла пароль необходимо будет указать заново.
Однако, если сотрудник другого отдела попытается изменить ячейки производственного отдела и пароль ему неизвестен – изменить данные этих ячеек не получится.
Также ни сотрудники коммерческого отдела, ни сотрудники производственного отдела не смогут изменить данные столбцов А и В(№ и наименование статьи), заголовки таблицы(строки с 1-ой по 7-ю) и строки с итоговыми формулами (12, 15 и т.д. – закрашенные зеленым). Они смогут изменять только те ячейки, которые перечислены в назначенных каждому отделу диапазонах. Внести данные в другие ячейки(не перечисленные в разрешенных диапазонах) можно будет исключительно сняв общий доступ с книги, а после этого защиту с листа –Рецензирование(Review) -группа Изменения(Changes) —Снять защиту листа(Unprotect sheet). Но снять общую защиту сможет только тот, кто её создавал и кому известен «главный» пароль. Как правило это администратор или некий «смотрящий» файла и другие пользователи этот пароль не знают.
Плюс подобного метода в том, что такая защита может быть установлена для книги в общем доступе(подробнее про книги с общим доступом можно прочитать в статье — Ведение журнала сделанных в книге изменений).
Что необходимо учитывать для книг с общим доступом: создавать диапазоны для пользователей и устанавливать защиту на лист необходимо ДО назначения книге общего доступа, т.к. после того, как книге будет назначен общий доступ изменять параметры защиты листов и книги запрещено. При этом запрещены как установка защиты так и её снятие.
Минус данного метода в том, что нет дружественного интерфейса снятия защиты. Например, при попытке изменить какие-то ячейки одного из назначенных диапазонов нет никакой информации о том, что это за диапазон(коммерческий или производственный). Что в свою очередь может запутать пользователя. Так же данным методом невозможно скрыть листы, либо отдельные строки и столбцы. Можно лишь запретить изменение ячеек.

 
Разграничение прав доступа при помощи VBA
Самый большой минус всех методов ниже: они не будут работать при отключенных макросах(Что такое макрос и где его искать?). Во всех приложенных к статье файлах это предусмотрено и если макросы будут отключены, то пользователь увидит лист, предлагающий включить макросы. Подробнее см. в статье: Как запустить файл с включенными макросами?
Плюс подобного подхода — мы практически не ограничены в правилах: можем скрывать от отдельных пользователей любые листы, строки и столбцы, защищать отдельные ячейки и т.п. Я ниже приведу несколько вариантов реализации защиты кодами, а вам останется лишь выбрать тот, который больше подходит под задачу. Первые три больше демонстрационные, чтобы показать что можно сделать. А вот последний пример — Практический пример с использованием администратора — наиболее приближен к задачам, применяемым в работе и наиболее удобен для распространения среди пользователей.
Проект VBA во всех файлах открыт для просмотра и изменений. Однако перед распространением решений в реальности лучше его закрыть от просмотра и изменений — Как защитить проект VBA паролем.

Важно: приведенные ниже решения могут работать некорректно в книгах с общим доступом. А те решения, в которых устанавливается защита на листы вообще не будут работать, т.к. для книг с общим доступом невозможно изменять параметры защиты листов и книг.

• Доступ пользователям только к определенным листам
  Исходная задача: дать возможность пользователю видеть и работать только на определенных листах — тех, которые мы ему выделили. При этом он даже не подозревает, что есть другие листы. Как работает. Открываем файл — автоматом отображается лишь один лист «Main», доступный всем пользователям, жмем на кнопку, появляется форма:

  В форме необходимо выбрать пользователя и указать пароль, соответствующий этому пользователю. Важно: Пароли и список доступных листов можно редактировать на очень скрытом листе «Users». Для каждого пользователя можно указать несколько листов. Указывать имена листов необходимо в точности такие же, какие они на самом деле. Это значит, что и регистр букв и каждый пробел должен быть учтен. Для разделения записей с несколькими листами используется точка-с-запятой(Лист1;Лист2;Лист3).
  На листе «Main» перечислены имена пользователей, пароли для них и доступные для просмотра листы. Данная информация указаны только для ознакомления и тестов. Менять данные для реальных задач необходимо на листе «Users».

  Важно: файл может работать нестабильно в книгах с общим доступом.

  Скачать пример

    Tips_Macro_Sheets_for_Users.xls (84,5 KiB, 8 041 скачиваний)

• Доступ пользователю к определенным листам и возможность изменять только отдельные ячейки
  Помимо того, что можно ограничить пользователю свободу выбора листов, ему можно еще и ограничить диапазоны ячеек, которые ему разрешено изменять. Иначе говоря, человек сможет работать только на Лист1 и Лист2 и вносить изменения только в указанные для каждого из листов ячейки. Файл с примером работает так же, как и пример выше: открываем книгу — видим только один лист «Main», жмем кнопку. Появляется форма, выбираем пользователя. Появятся только разрешенные листы и на этих листах можно изменять только те ячейки, который мы разрешим в настройках. При этом диапазоны для изменения можно указать для каждого листа разные. Важно: Пароли, список доступных листов и диапазонов можно редактировать на очень скрытом листе «Users». Для этого его необходимо отобразить, как описано в статье: Как сделать лист очень скрытым.
  Чтобы разрешить изменять диапазоны на Лист1 — А1:А10 и А15:А20, а на Лист2 — В1:В10 и В15:В20, необходимо на листе «Users» указать листы: Лист1;Лист2 и диапазоны: A1:A10,A15:A20;B1:B10,B15:B20
  На листе «Main» пароли и фамилии указаны только для ознакомления и тестов. Менять данные для реальных задач необходимо на листе «Users».
  Пароль на листы указывается напрямую в коде. Для изменения пароля необходимо перейти в редактор VBA(Alt+F11), раскрыть папку Modules, выбрать там модуль sPublicVars и изменить значение 1234 в строке: Public Const sPWD As String = «1234»:
  

  Важно: защита диапазонов достигается за счет установки защиты листа. Поэтому файл не будет работать в книгах с общим доступом.

  Скачать пример

    Tips_Macro_Sheets_Rng_for_Users.xls (86,0 KiB, 4 062 скачиваний)

• Доступ к определенным листам и скрытие указанных строк/столбцов
  И еще чуть-чуть испортим жизнь пользователю: каждому пользователю видны только свои листы и виден только свой диапазон на этом листе. Точнее — строка или столбец. Все так же, как и в файлах выше(Пароли, список доступных листов и диапазонов можно редактировать на очень скрытом листе «Users». Для этого его необходимо отобразить, как описано в статье: Как сделать лист очень скрытым).
  На листе «Users» доступны следующие настройки: в самом правом столбце необходимо указать скрывать столбцы(C) или строки(R) указанного диапазона.
  Например, указаны диапазоны на Лист1 — А1:А10 и А15:А20, а н

Защита листа — Excel

Ограничить изменения файлов в Excel

Ограничить изменения в Excel

На вкладке Review в группе Protect просмотрите следующие параметры защиты:

• Защитить лист Защитить рабочий лист и содержимое заблокированных ячеек.

• Защитите книгу Защитите книгу для структуры и Windows.

• Разрешить редактировать диапазоны Определяет, какие диапазоны можно редактировать.

Для получения дополнительных параметров защиты щелкните File > Protect Workbook .

Ограничить изменения в Excel

На вкладке Обзор в группе Изменения просмотрите следующие параметры защиты:

• Защитить лист Защитить рабочий лист и содержимое заблокированных ячеек.

• Защитите книгу Защитите книгу для структуры и Windows.

• Protect and Share Workbook Предотвратить удаление отслеживаемых изменений.

• Разрешить пользователям редактировать диапазоны Определить, какие диапазоны можно редактировать.

Для получения дополнительных параметров защиты щелкните File > Protect Workbook .

.

Защита и безопасность в Excel

Excel дает вам возможность защитить вашу работу, будь то предотвращение открытия книги без пароля, предоставление доступа только для чтения к книге или даже просто защита рабочего листа, чтобы вы не делали этого. t случайно удалить любые формулы. В этом разделе мы обсудим различные способы использования основных параметров для защиты и распространения файлов Excel.

Предупреждение:

• Если вы забудете или потеряете пароль, Microsoft не сможет его восстановить.

• Вы не должны полагать, что только потому, что вы защищаете книгу или рабочий лист паролем, вы всегда должны дважды подумать, прежде чем распространять книги Excel, которые могут содержать конфиденциальную личную информацию, такую ​​как номера кредитных карт, номер социального страхования, идентификационные данные сотрудника, по назовите несколько.

• Защита на уровне рабочего листа не предназначена для обеспечения безопасности.Он просто не позволяет пользователям изменять заблокированные ячейки на листе.

Ниже приведены различные варианты защиты данных Excel:

• Уровень файла : Это относится к возможности заблокировать файл Excel, указав пароль, чтобы пользователи не могли открывать или изменять его. У вас есть два варианта:

  • Шифрование файла : при выборе этого параметра вы указываете пароль и блокируете файл Excel.Это предотвращает открытие файла другими пользователями. Дополнительные сведения см. В разделе Защита файла Excel.

  • Установка пароля для открытия или изменения файла : Вы указываете пароль для открытия или изменения файла. Используйте эту опцию, если вам нужно предоставить разным пользователям доступ только для чтения или редактирования. Дополнительные сведения см. В разделе Защита файла Excel.

  • Пометить как окончательный : используйте эту опцию, если вы хотите пометить файл Excel как окончательную версию и предотвратить дальнейшие изменения другими пользователями.Дополнительные сведения см. В разделе Добавление или снятие защиты в документе, книге или презентации.

  • Ограничить доступ : Если в вашей организации есть разрешения, настроенные с помощью управления правами на доступ к данным (IRM), вы можете применить к документу любые доступные разрешения IRM. Дополнительные сведения см. В разделе Добавление или снятие защиты в документе, книге или презентации.

  • Цифровая подпись : Вы можете добавлять цифровые подписи в файл Excel.Дополнительные сведения см. В разделе Добавление или удаление цифровой подписи в файлах Office.

    Примечание: Чтобы добавить цифровую подпись, вам понадобится действующий сертификат от центра сертификации (CA).

• Уровень книги : Вы можете заблокировать структуру своей книги, указав пароль. Блокировка структуры книги предотвращает добавление, перемещение, удаление, скрытие и переименование рабочих листов другими пользователями.Дополнительные сведения о защите книг см. В разделе Защита книги.

• Уровень рабочего листа : с помощью защиты листа вы можете контролировать, как пользователь может работать с листами. Вы можете указать, что именно пользователь может делать на листе, тем самым убедившись, что никакие важные данные в вашем листе не затронуты. Например, вы можете захотеть, чтобы пользователь добавлял только строки и столбцы или только сортировал и использовал автофильтр.После включения защиты листа вы можете защитить другие элементы, такие как ячейки, диапазоны, формулы и элементы управления ActiveX или Form. Дополнительные сведения о защите рабочих листов см. В разделе Защита рабочего листа.

Какой уровень защиты мне следует использовать?

• Чтобы контролировать уровень доступа пользователей к файлу Excel, используйте защиту на уровне файла. Допустим, у вас есть еженедельный отчет о состоянии членов вашей команды в файле Excel.Вы же не хотите, чтобы кто-либо за пределами вашей команды даже мог открыть файл. Доступны два варианта:

  • Если вы не хотите, чтобы другие открывали ваш файл: Вы можете зашифровать файл Excel, это наиболее распространенный метод. Это в основном означает, что вы блокируете его паролем, и никто, кроме вас, не может его открыть.

  • Если вы хотите разрешить разным пользователям доступ только для чтения или редактирования: Возможно, вы хотите, чтобы менеджеры вашей группы могли редактировать еженедельный отчет о состоянии, но члены группы должны иметь доступ только для чтения.Вы можете защитить файл Excel, указав два пароля: один для открытия, а другой для изменения. Позже вы можете поделиться соответствующими паролями с командой в зависимости от того, какой доступ им должен быть предоставлен.

• Чтобы контролировать, как пользователи должны работать с листами внутри структуры вашей книги, используйте защиту на уровне книги. Допустим, в вашей книге отчетов о состоянии есть несколько листов, и каждый лист назван в честь члена команды.Вы хотите, чтобы каждый член команды мог добавлять данные на свой рабочий лист, но не мог изменять какие-либо рабочие листы в книге, будь то добавление нового рабочего листа или перемещение рабочих листов внутри книги.

• Чтобы контролировать, как пользователи должны работать с отдельным листом, используйте защиту на уровне листа. Допустим, каждый лист в вашей книге отчетов о состоянии содержит данные, общие для всех листов, например строки заголовков или конкретный макет отчета, и вы действительно не хотите, чтобы кто-либо их изменял.Защищая свой рабочий лист, вы можете указать, что пользователи могут выполнять только определенные функции на листе. Например, вы можете дать пользователям возможность вводить данные, но не позволять им удалять строки или столбцы или только вставлять гиперссылки или сортировать данные.

Вы можете использовать один или несколько уровней защиты данных Excel в зависимости от потребностей вашей организации. Вы можете использовать все доступные параметры или их комбинацию — это полностью соответствует требуемому уровню безопасности для данных Excel.Например, вы можете выбрать шифрование общего файла Excel, а также включить защиту книги и рабочего листа, при этом используя защиту рабочего листа только для личной книги, чтобы случайно не удалить какие-либо формулы.

Нужна дополнительная помощь?

Вы всегда можете спросить эксперта в техническом сообществе Excel, получить поддержку в сообществе Answers или предложить новую функцию или улучшение в Excel User Voice.

См. Также

Защитить файл Excel

Защитите книгу

Защитить рабочий лист

.

Использование Access или Excel для управления данными

Плоские или реляционные данные Чтобы решить, какая программа лучше всего подходит для хранения ваших данных, задайте себе следующий вопрос: являются ли данные реляционными или нет? Данные, которые могут эффективно содержаться в одной таблице или листе, называются плоскими или нереляционными данными . Например, если вы хотите создать простой список клиентов с одним адресом и контактным лицом для каждого клиента, Excel может быть лучшим выбором.Однако, если вы хотите сохранить более сложный список клиентов, который содержит адреса выставления счетов и доставки для каждого клиента или несколько контактных лиц для каждого клиента, Access — лучшее решение.

В реляционной базе данных вы организуете свою информацию в несколько таблиц. В хорошо спроектированной реляционной базе данных каждая таблица является плоской и содержит информацию только об одном типе данных. Например, если вы создаете базу данных клиентов, имена клиентов должны храниться в одной таблице, а адреса для выставления счетов и доставки этих клиентов должны храниться в отдельной таблице.Хранение адресов отдельно от имен — хорошая идея, потому что каждый клиент может иметь более одного адреса, и вы хотите иметь возможность вводить несколько адресов для каждого клиента без необходимости повторно вводить имя клиента для каждого адреса.

Локальные и внешние данные Вы можете использовать Access для подключения к данным из различных внешних источников данных, чтобы вы могли просматривать, запрашивать и редактировать эти данные без необходимости их импорта. Например, Access предоставляет команды для подключения к существующим данным в базе данных Microsoft SQL Server, файлу dBASE или папке Outlook, а также ко многим другим источникам данных.Вы можете использовать Excel для подключения к широкому спектру источников данных, включая базы данных Access, SQL Server и Analysis Services, текстовые и XML-файлы, а также источники данных ODBC и OLE DB. Однако вы не можете редактировать данные для изменения исходных данных через пользовательский интерфейс Excel.

И Access, и Excel предоставляют команды для подключения к данным в списках Windows SharePoint Services. Однако Excel обеспечивает только подключение к спискам SharePoint только для чтения; тогда как Access позволяет читать и записывать данные в списки SharePoint.

Целостность данных или гибкость Уникальные идентификаторы помогают сохранить целостность ваших данных и гарантируют, что никакие две строки (или записи) не содержат абсолютно одинаковых данных. Уникальные идентификаторы также обеспечивают самый быстрый способ извлечения данных при поиске или сортировке данных. В Access вы можете использовать тип данных AutoNumber для автоматического создания уникального идентификатора для каждой записи. Затем вы можете использовать эти идентификаторы, чтобы связать записи в одной таблице с одной или несколькими записями в другой таблице.

Структура, которую Access применяет к вашим данным, помогает обеспечить целостность данных. Access может потребовать, чтобы новые записи в одной таблице имели существующее соответствующее значение в другой таблице, чтобы вы не могли создавать «потерянные» записи. Например, вы не хотели бы иметь заказ, который не включает информацию о клиенте. Access может потребовать, чтобы каждая новая запись в таблице «Заказы» имела соответствующее значение клиента в таблице «Клиенты». Это требуемое соответствие значений называется ссылочной целостностью.

Вы также можете наложить свои собственные ограничения и правила, чтобы гарантировать правильность ввода данных. Excel позволяет вводить данные в более свободной форме, но поскольку Excel не поддерживает реляционные данные, он не может поддерживать ссылочную целостность. Однако вы можете использовать команду Data Validation для управления вводом данных в Excel.

.

Экспорт данных в Excel — Access

С помощью мастера экспорта вы можете экспортировать данные из базы данных Access в файл в формате, который может быть прочитан Excel. В этой статье показано, как подготовить и экспортировать данные в Excel, а также даны несколько советов по устранению распространенных проблем, которые могут возникнуть.

В этой статье

Экспорт данных в Excel: основы

Подготовка к экспортной операции

Запустить операцию экспорта

Что еще я должен знать об экспорте?

Устранение неполадок с отсутствующими и неправильными значениями

Экспорт данных в Excel: основы

При экспорте данных в Excel Access создает копию выбранных данных, а затем сохраняет скопированные данные в файле, который можно открыть в Excel.Если вы часто копируете данные из Access в Excel, вы можете сохранить сведения об операции экспорта для использования в будущем и даже запланировать автоматический запуск операции экспорта через заданные интервалы.

Распространенные сценарии экспорта данных в Excel

• Ваш отдел или рабочая группа использует для работы с данными и Access, и Excel. Вы храните данные в базах данных Access, но используете Excel для анализа данных и распространения результатов вашего анализа.В настоящее время ваша команда экспортирует данные в Excel по мере необходимости, но вы хотите сделать этот процесс более эффективным.

• Вы давно пользуетесь Access, но ваш руководитель предпочитает работать с данными в Excel. Вы регулярно копируете данные в Excel, но хотите автоматизировать этот процесс, чтобы сэкономить время.

Об экспорте данных в Excel

• Access не включает команду «Сохранить как» для формата Excel.Чтобы скопировать данные в Excel, вы должны использовать функцию экспорта, описанную в этой статье, или вы можете скопировать данные Access в буфер обмена, а затем вставить их в электронную таблицу Excel.

• Вы можете экспортировать таблицу, запрос, форму или отчет. Вы также можете экспортировать выбранные записи в режиме просмотра нескольких записей, например в таблице.

• Microsoft Excel включает команду для импорта данных из базы данных Access.Вы можете использовать эту команду вместо команды экспорта в Access; однако команда импорта Excel позволяет импортировать только таблицы или запросы. Дополнительные сведения см. В статье справки Excel Подключение к внешним данным (импорт).

• Вы не можете экспортировать макросы или модули в Excel. При экспорте формы, отчета или таблицы, содержащей подчиненные формы, подчиненные отчеты или вложенные таблицы, экспортируется только основная форма, отчет или таблица. Вы должны повторить операцию экспорта для каждой подчиненной формы, вложенного отчета и вложенной таблицы, которые вы хотите экспортировать в Excel.

• За одну операцию экспорта можно экспортировать только один объект базы данных. Однако вы можете объединить несколько листов в Excel после завершения отдельных операций экспорта.

Вершина Pge

Подготовка к экспортной операции

Перед выполнением процедуры экспорта рекомендуется просмотреть данные, которые вы хотите экспортировать, чтобы убедиться, что они не содержат индикаторов ошибок или значений ошибок.Если есть какие-либо ошибки, попробуйте устранить их, прежде чем экспортировать данные в Excel. В противном случае во время операции экспорта могут возникнуть проблемы, а в ячейки на листе Excel могут быть вставлены нулевые значения. Дополнительные сведения о проблемах, которые могут возникнуть при экспорте в Excel, см. В разделе Устранение неполадок с отсутствующими и неправильными значениями.

Если исходным объектом является таблица или запрос, решите, хотите ли вы экспортировать данные с форматированием или без него. Это решение влияет на два аспекта результирующей книги — объем экспортируемых данных и формат отображения данных.В следующей таблице описаны результаты экспорта отформатированных и неформатированных данных.

1. Выберите целевую книгу и формат файла. Обратите внимание, что отчеты можно экспортировать только в старый формат файла * .xls, но не в новый *.xlsx формат файла.

   Во время операции экспорта Access предлагает указать имя целевой книги. В следующей таблице приводится сводная информация о том, когда создается книга (если она еще не существует) и когда она перезаписывается (если она уже существует).

Данные всегда добавляются на новый рабочий лист. Вы не можете добавить данные к существующему листу или именованному диапазону.

Верх страницы

Запустить операцию экспорта

1. Если целевая книга Excel открыта, закройте ее, прежде чем продолжить.

2. В области навигации исходной базы данных выберите объект, который нужно экспортировать.

   Экспорт только части данных

   Если объект представляет собой таблицу, запрос или форму, и вы хотите экспортировать только часть данных, откройте объект в режиме таблицы и выберите нужные записи.

   Чтобы открыть форму в режиме таблицы:

   1. Дважды щелкните форму, чтобы открыть ее.

   2. Щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите Просмотр таблицы . Если эта опция недоступна:

      1. Щелкните Просмотр дизайна .

      2. Нажмите F4, чтобы открыть панель задач Property Sheet.

      3. Выберите Form из раскрывающегося списка в верхней части страницы свойств.

      4. На вкладке Формат окна свойств установите для свойства Разрешить просмотр таблицы данных значение Да, .

      5. На вкладке Design в группе Views щелкните Datasheet View .

         Примечание: Вы не можете экспортировать часть отчета.Однако вы можете выбрать или открыть таблицу или запрос, на котором основан отчет, а затем экспортировать часть данных в этот объект.

3. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт щелкните Excel .

4. В диалоговом окне «Экспорт — таблица Excel » просмотрите предлагаемое имя файла для книги Excel (Access использует имя исходного объекта).При желании вы можете изменить имя файла.

5. В поле Формат файла выберите нужный формат файла.

6. Если вы экспортируете таблицу или запрос и хотите экспортировать отформатированные данные, выберите Экспорт данных с форматированием и макетом . Дополнительные сведения см. В разделе «Подготовка к операции экспорта».

   Примечание. Если вы экспортируете форму или отчет, этот параметр всегда выбран, но недоступен (отображается серым цветом).

7. Чтобы просмотреть конечную книгу Excel после завершения операции экспорта, выберите Открыть конечный файл после завершения операции экспорта установите флажок.

   Если исходный объект открыт, и если вы выбрали одну или несколько записей в представлении перед началом операции экспорта, вы можете выбрать Экспортировать только выбранные записи . Чтобы экспортировать все записи, отображаемые в представлении, оставьте этот флажок снятым.

   Примечание: Этот флажок остается недоступным (затененным), если записи не выбраны.

8. Щелкните ОК .

   Если операция экспорта завершилась неудачно из-за ошибки, Access отображает сообщение с описанием причины ошибки. В противном случае Access экспортирует данные и, в зависимости от выбора на шаге 7, откроет целевую книгу в Excel.Затем Access отобразит диалоговое окно, в котором вы можете создать спецификацию, использующую детали операции экспорта.

Верх страницы

Что еще мне нужно знать об экспорте?

Верх страницы

Устранение неполадок с отсутствующими и неправильными значениями

В следующей таблице описаны различные способы устранения распространенных ошибок.

Совет: Если вы обнаружите, что отсутствуют несколько значений, исправьте их в книге Excel. В противном случае исправьте исходный объект в базе данных Access, а затем повторите операцию экспорта.

Верх страницы

.