Разное

Как сделать выпадающий список в access: Добавление списка или поля со списком

Содержание

Добавление списка или поля со списком


Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).


При вводе информации в формы баз данных классического приложения Access быстрее и легче выбирать значение из списка, чем вводить его по памяти. Кроме того, благодаря использованию списка вариантов в поле будут вводиться только допустимые значения. Список может быть подключен к существующим данным или содержать фиксированные значения, указанные при его создании. В данной статье описаны списки, доступные в формах программы Access, а также способы их создания и настройки.

В этой статье



Типы списков


Создание списка или поля со списком с помощью мастера


Создание списка или поля со списком путем добавления поля подстановок в форму


Создание списка или поля со списком без использования мастера


Настройка списка или поля со списком

Типы списков

Программой Access предусмотрены два типа элементов управления «Список»: список и поле со списком.


Список.    Данный элемент управления отображает список значений или вариантов. Список содержит строки данных и обычно имеет такой размер, чтобы всегда были видны несколько строк. Строки могут содержать один или несколько столбцов с заголовками или без них. Если список содержит больше строк, чем может быть отображено в элементе управления, появится полоса прокрутки. Выбор ограничен вариантами, представленными в списке; ввести значение в список невозможно.


Поле со списком.    Данный элемент управления является более компактным способом отображения списка вариантов: список скрыт до тех пор, пока пользователь не нажмет кнопку раскрытия списка. Кроме того, поле со списком позволяет вводить значения, не содержащиеся в списке. Таким образом, этот элемент управления объединяет в себе функции текстового поля и списка.

1. Нажмите стрелку, чтобы отобразить раскрывающийся список.

2. Выберите необходимый вариант из раскрывающегося списка.

Списки или поля со списками могут быть связанными и свободными элементами управления. Эти элементы управления могут содержать значения из фиксированного списка, который вводится пользователем, либо из таблицы или запроса. Создать связанный список или поле со списком, в который подставляются значения из таблицы или запроса, можно только в том случае, если основой для формы служит источник записей, содержащий поле внешний ключ или поле подстановки. Это позволяет создавать отношения, необходимые для связывания данных в списке или в поле со списком с данными в форме.


К началу страницы


Создание списка или поля со списком с помощью мастера

  1. В области навигации щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите команду Конструктор.


    Примечание: Предполагается, при выполнении этой процедуры форма связана с таблицей или запросом. Некоторые из шагов неприменимы к свободным формам. Чтобы узнать, связана ли данная форма с таблицей или запросом, нажмите клавишу F4, после чего откроется страница свойств. На вкладке Данные страницы свойств в поле свойства Источник записей отображаются таблица или запрос, с которыми связана данная форма.

  2. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления выберите параметр Использовать мастера 

    .

  3. Выберите инструмент

    или поле со списком

    .

  4. Нажмите в форме место, в которое нужно поместить список или поле со списком.

  5. В ответ на запрос мастера о способе получения значений элементом управления выполните одно из следующих действий.

    • Чтобы использовать текущие данные из источника записей, выберите вариант Объект «список» будет использовать значения из таблицы или запроса.

    • Чтобы использовать фиксированный (редко изменяемый) список значений, выберите вариант Будет введен фиксированный набор значений.

    • Чтобы использовать элемент управления для выполнения поиска, а не как инструмент для ввода данных, выберите вариант Поиск записи в форме на основе значения, выбранного в списке или поле со списком. Будет создан свободный элемент управления с внедренным макросом, выполняющим поиск по значению, вводимому пользователем.

  6. Следуйте инструкциям для указания способа отображения значений.

  7. Если выбран один из двух первых вариантов на первой странице мастера, вам будет предложено указать действие, которое должна выполнять программа Access при выборе значения. Выполните одно из указанных ниже действий.

    • Чтобы создать свободный элемент управления, выберите параметр Запомнить значение. Это означает, что программа сохранит выбранное значение, пока пользователь не изменит его или не закроет форму, но при этом значение не будет внесено в таблицу.

    • Чтобы создать связанный элемент управления, выберите параметр Сохранить в поле и укажите поле, к которому должен быть присоединен элемент управления.

  8. Нажмите кнопку Далее и введите подпись для элемента управления. Подпись будет отображена рядом с элементом управления.

  9. Нажмите кнопку Готово.


К началу страницы


Создание списка или поля со списком путем добавления поля подстановок в форму

Связанные списки или поля со списком можно создавать путем добавления поля подстановок в форму.

  1. Создайте в таблице поле подстановок. Можно создать поле подстановок, одновременно допускающее несколько значений или содержащее только одно значение.

    Дополнительные сведения о создании многозначных полей подСтановки можно найти в статье Создание и удаление многозначного поля.

  2. Выполните одно из следующих действий.

    • Создайте форму, основанную на источнике записей, который содержит поле подстановок. Например, в области навигации выберите таблицу или запрос, содержащие поле подСтановки, а затем на вкладке Создание в группе формы нажмите кнопку форма

      .

      Программа Access автоматически создаст поле со списком для поля подстановок.

    • Добавьте в форму список или поле со списком.

      1. В режиме конструктора откройте форму, основанную на источнике записей, который содержит поле подстановок.

      2. Если область Список полей не отображается, нажмите клавиши ALT+F8, чтобы открыть ее.

      3. Дважды нажмите поле подстановок или перетащите его из области Список полей в форму. Программа Access автоматически создаст поле со списком, связанное с этим полем.


        Совет: Чтобы заменить поле со списком на список (или наоборот), щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, выделите в контекстном меню пункт Преобразовать элемент в и выберите нужный тип элемента управления.


К началу страницы


Создание списка или поля со списком без использования мастера

При создании списка или поля со списком без использования мастера необходимо вручную задать ряд свойств элемента управления. Для получения дополнительных сведений об определенном свойстве нажмите это свойство, а затем — клавишу F1.

  1. Откройте форму в режиме конструктора.

  2. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления отмените выбор параметра Использовать мастера.

  3. Щелкните полесо списком

    или поле со списком

    .

  4. Чтобы создать элемент управления стандартного размера, нажмите любое место в форме. Чтобы создать элемент управления необходимого размера, перетащите указатель с нажатой кнопкой мыши.

  5. Чтобы открыть станицу свойств элемента управления, при выделенном элементе управления нажмите клавишу F4.

  6. Задайте значения для свойств Тип источника строк и Источник строк, руководствуясь данными следующей таблицы.





Задача


Значение свойства «Тип источника строк»…


Задайте следующее значение свойства «Источник строк»:

Показать значения из таблицы или запроса либо результатов инструкции SQL


Таблица/запрос

В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, содержащие значения, которые нужно отобразить в списке или поле со списком.

или

Введите инструкцию SQL.

ИЛИ

На вкладке данные страницы свойств нажмите кнопку

, чтобы открыть построитель запросов. Дополнительные сведения о создании запросов см. в статье Создание простого запроса на выборку.

Показать фиксированный список значений


Список значений

Введите список фиксированных значений, разделяя их точкой с запятой (;). Например, Север; Нижний Поддержки Запад

или

На вкладке данные страницы свойств нажмите кнопку

, чтобы открыть диалоговое окно изменение элементов списка , а затем введите элементы на отдельных строках.

Показать список полей из таблицы или запроса


Список полей

В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, содержащие имена полей, которые нужно отобразить в списке или поле со списком.

  1. Если вы хотите включить в элемент управления несколько столбцов, перейдите к ячейке свойства Число столбцов и введите их число. Задайте ширину столбцов с помощью свойства Ширина столбцов. Чтобы получить дополнительные сведения о каждом свойстве установите курсор в поле этого свойства и нажмите клавишу F1.

  2. Если вы хотите, чтобы программа Access сохранила выбранное значение, нажмите поле свойства Данные и укажите поле, к которому нужно присоединить список или поле со списком.


К началу страницы


Настройка списка или поля со списком

В форме, открытой в режиме конструктора, выделите список или поле со списком и нажмите клавишу F4, чтобы открыть страницу свойств элемента управления. Затем выполните одно из указанных ниже действий.


  • Изменение порядка сортировки в списке или в поле со списком.    Если для создания списка или поля со списком использовался мастер, программа Access автоматически сортирует строки, составляющие список, по первому видимому столбцу. Если требуется задать другой порядок сортировки или если в свойстве Источник строк элемента управления был выбран сохраненный запрос, используйте следующую процедуру.

    • Перейдите на вкладку Данные и нажмите поле свойства Источник строк.

    • На вкладке данные страницы свойств нажмите кнопку

      , чтобы открыть построитель запросов.

    • В строке Сортировка для столбца, данные в котором нужно отсортировать, укажите требуемый порядок сортировки.


  • Присоединение столбца списка или поля со списком    

    В поле свойства Присоединенный столбец списка или поля со списком укажите число, соответствующее номеру столбца списка или поля со списком. Например, введите 1, чтобы присоединить первый столбец списка или поля со списком к базовому полю, заданному в свойстве Данные. При определении номера столбца необходимо учитывать скрытые столбцы.

    Если для свойства Присоединенный столбец задано значение «0», программа Access будет сохранять индекс списка, а не значения одного из столбцов. Это удобно, если нужно вместо значений списка сохранить последовательность чисел.


  • Скрытие столбца в списке или в поле со списком в форме    

    • В поле свойства Ширина столбцов введите значение 0 для столбцов, которые нужно скрыть.

      Предположим, что у вас есть присоединенное поле со списком из двух столбцов: «КодПоставщика» шириной 1 см и «ИмяПоставщика» шириной 5 см. Столбец «КодПоставщика» — первый столбец списка, поэтому для свойства Ширина столбцов задано значение 1см;5см. Чтобы скрыть столбец «КодПоставщика», установите для свойства Ширина столбцов значение 0см;5см. Столбец «КодПоставщика» остается присоединенным, несмотря на то, что он скрыт.


      Примечание: Если список не раскрыт, в поле со списком отображается первый видимый столбец списка. Например, в предыдущем примере будет отображаться столбец «ИмяПоставщика», поскольку столбец «КодПоставщика» скрыт. Если бы он не был скрытым, в поле отображались бы значения из этого столбца, а не столбца «ИмяПоставщика».


  • Добавление заголовков столбцов в поле со списком в форме    

    • Чтобы отобразить заголовки столбцов, задайте для свойства Заголовки столбцов значение Да. В полях со списком заголовки списка отображаются только при его раскрытии.

      Если поле со списком или список созданы на основе источника записей, программа Access будет использовать имена полей этого источника записей в качестве заголовков столбцов. Если поле со списком или список созданы на основе списка фиксированных значений, то в качестве заголовков столбцов программа Access будет использовать первые n элементов списка значений (заданных в свойстве Источник строк), где n равно значению свойства Число столбцов.


  • Отключение автозавершения при вводе для поля со списком в форме    

    • В поле свойства Автоподстановка задайте значение Нет.

      В этом случае нужно будет выбирать значение из списка или вводить его целиком.


  • Настройка ширины списка для поля со списком в форме    

    • Введите в поле свойства Ширина списка значение ширины в текущих единицах измерения (заданных в панели управления Windows). Чтобы использовать единицы измерения, отличные от принятых по умолчанию, введите обозначение единиц измерения. Например, введите значение 2 см. Убедитесь, что оставлено достаточно места для полосы прокрутки.

      Список поля со списком может быть шире его текстового поля, но не может быть более узким. Значение по умолчанию (Авто) обеспечивает одинаковую ширину текстового поля и списка.


  • Настройка максимального числа строк, отображаемых в поле со списком в форме    

    • Введите число в поле свойства Число строк списка.

      Если фактическое количество строк списка превышает значение, указанное в свойстве Число строк списка, при раскрытии списка отображается вертикальная полоса прокрутки.


  • Ограничение значений поля со списком элементами, присутствующими в списке в форме    


К началу страницы

Выпадающий список на форме Access 2003 | Info-Comp.ru

Продолжаем осваивать Access, и сегодня мне бы хотелось поделиться с Вами одной маленькой, но иногда очень полезной хитрости при проектировании формы Access. А точнее данная хитрость касается выпадающего списка, поэтому сейчас мы займемся основами создания выпадающих списков на форме Access 2003.

Совсем недавно мы с Вами рассматривали небольшую хитрость (на самом деле просто возможности) в отчете Access, а конкретней как сгруппировать данные, а сегодня мы продолжим, но уже с выпадающим списком на форме. И начнем мы как обычно с небольшой теории.

Что такое выпадающий список в Access 2003

Если говорить точнее, то в access данный элемент управления называется «Поле со списком». И он необходим, для того чтобы пользователь мог, не набирая на клавиатуре все значение целиком, выбрать его простым кликом мышки. Здесь имеется в виду, что эти значения будут распространенные, т.е. эти значения будут вводить достаточно часто и чтобы упростить и ускорить ввод этих данных и придумали выпадающий список. И если под итожить, то

Поле со списком – это набор значений (список), которые могут отобразиться на экране, для выбора, путем клика мышки по данном элементу управления, т.е. выпадающему списку.

Как создать выпадающий список

Для этого необходимо сначала создать форму, если она у Вас  уже есть то это даже лучше, но для начинающих я повторюсь.

Открываем Access в режиме конструктора, выбираем «Формы» на окне объекты, и жмем создать

Затем нам предложат выбрать источник данных, но нам этого не нужно мы просто жмем «ОК»

Затем на панели элементов выбираем элемент «Поле со списком» и перетащим его на нашу форму, и сразу же в это время запустится мастер создания полей со списком. На первом шаге нам предложат, выбрать способ получения данных, и для начала мы выберем «Фиксированный набор значений», в дальнейшем мы разберем, как можно использовать получения данных на основе запроса или таблицы. А пока жмем далее:

Затем необходимо ввести набор значений, которые будет содержать наш список. И здесь мне бы хотелось бы рассказать, что очень часто мы используем два столбца, т.е. в первом храним идентификатор, а во втором само значение. Другим словами, чтобы не записывать в базу все значение целиком, мы записываем только идентификатор (например, для оптимизации размера базы данных). Поэтому мы укажем 2 столбца, и заполним их следующим образом:

После того как Вы нажмете далее, Вы попадете на окно, в котором можно будет указать, какое поле (столбец) будет записываться в базу данных. Здесь подразумевается, что если бы мы указали источник данных у нашей формы, то мы бы могли задать соответствующее поле, в которое записывалось выбранное значение из выпадающего списка, а так как в выбранном значении у нас хранится как бы два значения (два же столбца) здесь мы как раз указываем какое именно должно записывать в базу, как мы уже определились ранее, будим записывать идентификатор, т.е. первый столбец.

Вот в принципе и все, единственное на следующем шаге мы можем задать подпись нашего выпадающего списка и жмем «Готово»

В итоге у нас на форме будет отображено следующее


Надпись «Свободный» означает, что данному выпадающему списку не заданно не одно поле из источника данных, поэтому все, что мы выберем, никуда не запишется.

Теперь сохраняем форму, и запускам ее:

Мы видим, что при нажатии на выпадающий список, он раскрывается, и появляются значения, в виде двух столбцов как мы и указывали. И если мы выберем одно значение, то оно заполнится в поле, причем значение будет отображаться то, которое должно быть записано в это поле.

И вот тут начинаем прибегать к хитрости, о которой я упоминал в начале статьи. Она заключается в следующем, когда мы нажимали на выпадающий список, у нас отображались два столбца, но согласитесь, зачем обычным пользователям видеть  идентификаторы этих значений, и после того, когда мы выбрали значение, лучше чтобы отображалось описание этого значения, а не сам идентификатор, поэтому мы делаем вот что, мы просто делаем невидимым первый столбец с идентификатором. Это делается в свойствах «поля со списком» ширина столбцов. И первому столбу мы задаем значение 0см.

И теперь у нас все будет выглядеть как надо

Отображается второй столбец, а записывается в базу первый, т.е. идентификатор.

Ну и теперь вкратце, как и обещал, покажу, как задать список значений на основе запроса к базе данных. Не используя при этом ввод значений, так как все наши значения будут храниться в базе. Для этого давайте определимся с источником, пусть это будет таблица test_table, вот с таким данными, простой запрос select:

И теперь чтобы переделать наше поле со списком заходим в его свойства, переходим на вкладку «Данные» и меняем там «Тип источника строк» на «Таблица, представление, процедура» и «Источник строк» на запрос скажем вот такой

     select id, name from test_table where priz = 0

От себя я добавил условие where priz = 0 просто так чтобы Вы понимали, что эта таблица может использоваться для разных полей со списком.

Больше ничего не меняем, просто сохраняем и запускаем нашу форму

И теперь наш выпадающий список берет значения не из простого списка, а из базы данных.

С выпадающими списками Вы теперь знакомы, и знаете даже небольшие хитрости, которые помогут Вам в реализации Ваших задач. Удачи!

Нравится1Не нравится

добавление дополнительных полей в форму, настройка параметров формы, автоматическое заполнение

Продолжаем осваивать Access, и сегодня мне бы хотелось поделиться с Вами одной маленькой, но иногда очень полезной хитрости при проектировании формы Access. А точнее данная хитрость касается выпадающего списка, поэтому сейчас мы займемся основами создания выпадающих списков на форме Access 2003.

Совсем недавно мы с Вами рассматривали небольшую хитрость (на самом деле просто возможности) в отчете Access, а конкретней как сгруппировать данные, а сегодня мы продолжим, но уже с выпадающим списком на форме. И начнем мы как обычно с небольшой теории.

Что такое выпадающий список в Access 2003

Если говорить точнее, то в access данный элемент управления называется «Поле со списком».

И он необходим, для того чтобы пользователь мог, не набирая на клавиатуре все значение целиком, выбрать его простым кликом мышки. Здесь имеется в виду, что эти значения будут распространенные, т.е. эти значения будут вводить достаточно часто и чтобы упростить и ускорить ввод этих данных и придумали выпадающий список. И если под итожить, то

Поле со списком – это набор значений (список), которые могут отобразиться на экране, для выбора, путем клика мышки по данном элементу управления, т.е. выпадающему списку.

Как создать выпадающий список

Для этого необходимо сначала создать форму, если она у Вас  уже есть то это даже лучше, но для начинающих я повторюсь.

Открываем Access в режиме конструктора, выбираем «Формы» на окне объекты, и жмем создать

Затем нам предложат выбрать источник данных, но нам этого не нужно мы просто жмем «ОК»

Затем на панели элементов выбираем элемент «Поле со списком» и перетащим его на нашу форму, и сразу же в это время запустится мастер создания полей со списком.

На первом шаге нам предложат, выбрать способ получения данных, и для начала мы выберем «Фиксированный набор значений», в дальнейшем мы разберем, как можно использовать получения данных на основе запроса или таблицы. А пока жмем далее:

Затем необходимо ввести набор значений, которые будет содержать наш список. И здесь мне бы хотелось бы рассказать, что очень часто мы используем два столбца, т.е.

в первом храним идентификатор, а во втором само значение. Другим словами, чтобы не записывать в базу все значение целиком, мы записываем только идентификатор (например, для оптимизации размера базы данных).

Поэтому мы укажем 2 столбца, и заполним их следующим образом:

После того как Вы нажмете далее, Вы попадете на окно, в котором можно будет указать, какое поле (столбец) будет записываться в базу данных.

Здесь подразумевается, что если бы мы указали источник данных у нашей формы, то мы бы могли задать соответствующее поле, в которое записывалось выбранное значение из выпадающего списка, а так как в выбранном значении у нас хранится как бы два значения (два же столбца) здесь мы как раз указываем какое именно должно записывать в базу, как мы уже определились ранее, будим записывать идентификатор, т.е. первый столбец.

Вот в принципе и все, единственное на следующем шаге мы можем задать подпись нашего выпадающего списка и жмем «Готово»

В итоге у нас на форме будет отображено следующее

Надпись «Свободный» означает, что данному выпадающему списку не заданно не одно поле из источника данных, поэтому все, что мы выберем, никуда не запишется.

Теперь сохраняем форму, и запускам ее:

Мы видим, что при нажатии на выпадающий список, он раскрывается, и появляются значения, в виде двух столбцов как мы и указывали. И если мы выберем одно значение, то оно заполнится в поле, причем значение будет отображаться то, которое должно быть записано в это поле.

И вот тут начинаем прибегать к хитрости, о которой я упоминал в начале статьи.

Она заключается в следующем, когда мы нажимали на выпадающий список, у нас отображались два столбца, но согласитесь, зачем обычным пользователям видеть  идентификаторы этих значений, и после того, когда мы выбрали значение, лучше чтобы отображалось описание этого значения, а не сам идентификатор, поэтому мы делаем вот что, мы просто делаем невидимым первый столбец с идентификатором. Это делается в свойствах «поля со списком» ширина столбцов. И первому столбу мы задаем значение 0см.

И теперь у нас все будет выглядеть как надо

Отображается второй столбец, а записывается в базу первый, т.е. идентификатор.

Ну и теперь вкратце, как и обещал, покажу, как задать список значений на основе запроса к базе данных. Не используя при этом ввод значений, так как все наши значения будут храниться в базе. Для этого давайте определимся с источником, пусть это будет таблица test_table, вот с таким данными, простой запрос select:

И теперь чтобы переделать наше поле со списком заходим в его свойства, переходим на вкладку «Данные» и меняем там «Тип источника строк» на «Таблица, представление, процедура» и «Источник строк» на запрос скажем вот такой

select id, name from test_table where priz = 0

  • От себя я добавил условие where priz = 0 просто так чтобы Вы понимали, что эта таблица может использоваться для разных полей со списком.
  • Больше ничего не меняем, просто сохраняем и запускаем нашу форму
  • И теперь наш выпадающий список берет значения не из простого списка, а из базы данных.

Источник: https://info-comp.ru/obucheniest/365-drop-down-list-on-the-access.html

Создание и удаление поля подстановки

Создание поля подстановки не только делает данные более понятными, но и позволяет избежать ошибок данных, ограничивая значения, которые можно вводить. Поле подстановки может отображать понятное пользователю значение, связанное с другим значением в таблице исходных данных.

Например, вам нужно записать заказ клиента в таблице «Заказы». Однако все сведения о клиентах отслеживаются в таблице «Клиенты». Вы можете создать поле подстановки, отображающее сведения о клиенте в элементе управления «поле со списком» или «список».

Затем, когда вы выбираете клиента в этом элементе управления, в записи заказа сохраняется соответствующее значение, например значение первичного ключа клиента.

Примечание.    В Access есть другие типы полей списков: поле списка значений, которое хранит только одно значение из допустимых, определенных в свойстве, и многозначное поле, в котором можно хранить до 100 значений, разделенных запятой (,). За дополнительной информацией обращайтесь к статьям Создание и удаление поля списка значений и Создание и удаление многозначного поля.

Поле подстановки — это поле таблицы, значение которого получено из другой таблицы или запроса. По возможности следует создавать поле подстановки с помощью мастера подстановок, который упрощает процесс, автоматически заполняя соответствующие свойства полей и создавая нужный тип связи между таблицами.

  1. Откройте таблицу в режиме Конструктор.
  2. В первой доступной пустой строке щелкните ячейку в столбце Имя поля и введите имя поля подстановки.
  3. В столбце Тип данных этой строки щелкните стрелку, а затем в раскрывающемся списке выберите пункт Мастер подстановокПримечание.   Мастер подстановок в зависимости от выбранных в нем настроек создает списки трех типов: поле подстановки, поле списка значений и многозначное поле.
  4. Внимательно следуйте указаниям мастера.
  5. На первой странице выберите вариант Объект «поле подстановки» получит значения из другой таблицы или другого запроса и нажмите кнопку Далее.
  6. На второй странице выберите таблицу или запрос со значениями и нажмите кнопку Далее.
  7. На третьей странице выберите одно или несколько полей и нажмите кнопку Далее.
  8. На четвертой странице выберите порядок сортировки для полей при отображении в списке и нажмите кнопку Далее.
  9. На пятой странице настройте ширину столбца, чтобы упростить чтение значений и нажмите кнопку Далее.
  10. На шестой странице при необходимости измените имя поля, установите флажок Включить проверку целостности данных, выберите вариант Каскадное удаление или Ограничить удаление и нажмите кнопку Готово. Дополнительные сведения о применении проверки целостности данных см. в статье Создание, изменение и удаление отношения.
  11. Сохраните изменения.

Поле подстановки предназначено для замены отображаемого числа, например ИД, более понятным значением, таким как имя. Например, вместо отображения идентификатора контакта Access может показать имя контакта. Идентификатор контакта является связанным значением. Оно автоматически ищется исходной таблице или запросе и заменяется именем контакта. Имя контакта является отображаемым значением.

Важно понимать разницу между отображаемым и связанным значением поля подстановки. Отображаемое значение автоматически выводится в режиме таблицы (по умолчанию). Тем не менее сохраняется именно связанное значение, использующееся в условиях запроса, а также приложением Access при связывании таблиц.

Ниже в примере поля подстановки «КомуНазначено»:

  • Имя сотрудника является отображаемым значением
  •  ИД сотрудника является связанным значением, сохраняемым в свойстве Присоединенный столбец поля подстановки.

Если для создания поля подстановки используется мастер подстановок, его свойства задаете вы. Чтобы изменить структуру многозначного поля, укажите свойства Подстановки.

  1. Откройте таблицу в Конструкторе.
  2. Щелкните имя поля подстановки в столбце Имя поля.
  3. В разделе Свойства поля откройте вкладку Подстановка.
  4. Задайте свойству Тип элемента управления значение Поле со списком, чтобы видеть все доступные изменения свойств, отражающие ваш выбор. Дополнительные сведения см. в разделе Свойства поля подстановки.

Важно!    При удалении поля подстановки, в котором содержатся данные, эти данные теряются без возможности восстановления, отменить это действие нельзя.

Поэтому перед удалением каких-либо полей или других компонентов базы данных создавайте резервную копию базы данных. Также удаление поля подстановки может быть запрещено, так как применяется проверка целостности данных.

Дополнительные сведения см. в статье Создание, изменение и удаление отношения.

  1. Откройте таблицу в режиме Режим таблицы.
  2. Найдите поле подстановки, щелкните правой кнопкой мыши строку заголовка и выберите команду Удалить поле.
  3. Нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить удаление.
  4. Откройте таблицу в режиме Конструктор.
  5. Щелкните область выделения строки рядом с полем подстановки, а затем нажмите клавишу DELETE, либо щелкните правой кнопкой мыши область выделения строки и выберите команду Удалить строки.
  6. Нажмите кнопку Да, чтобы подтвердить удаление.
Тип элемента управления Укажите это свойство, чтобы задать отображаемые свойства:

  • Поле со списком содержит список всех доступных свойств.
  • Список содержит список всех доступных свойств кроме свойств Число строк списка, Ширина списка и Ограничиться списком.
  • Текстовое поле не отображает свойства и преобразует поле в поле, доступное только для чтения.
Тип источника строк Определяет, откуда брать значения для поля подстановки: из другой таблицы или запроса либо из списка указанных вами значений. В качестве источника вы также можете выбрать имена полей таблицы или запроса.
Источник строк Указывает таблицу, запрос или список значений, из которых извлекаются значения для поля подстановки. Если свойство Тип источника строк имеет значение Таблица или запрос или Список полей, в этом свойстве должно быть указано имя таблицы или запроса либо инструкция SQL, представляющая запрос. Если свойство Тип источника строк имеет значение Список значений, это свойство должно содержать список значений, разделенных точками с запятой.
Связанный столбец Указывает столбец в источнике строк, в котором содержится значение, хранящееся в столбце подстановок. Может принимать любое значение в диапазоне между 1 и числом столбцов в источнике строк. Столбец, из которого извлекается значение, может отличаться от отображаемого столбца.
Число столбцов Определяет число столбцов в источнике строк, которые можно отобразить в поле подстановки. Чтобы выбрать столбцы для отображения, нужно задать ширину столбцов в свойстве Ширина столбцов.
Заглавия столбцов Определяет, нужно ли отображать заголовки столбцов.
Ширина столбцов Задает ширину каждого столбца. Отображаемое значение в поле подстановки — это один или несколько столбцов, для которых в свойстве Ширина столбцов указано значение, отличное от нуля. Если столбец не нужно отображать, например столбец «Код», укажите значение «0» для его ширины.
Число строк списка Определяет количество строк, отображаемых в поле подстановки.
Ширина списка Определяет ширину элемента управления, появляющегося при отображении поля подстановки.
Ограничиться списком Определяет возможность ввода значения, отсутствующего в списке.
Разрешить несколько значений Определяет возможность выбора нескольких значений в поле подстановки. Нельзя изменить значение этого свойства с «Да» на «Нет».
Разрешить изменение списка значений Определяет возможность редактирования элементов поля подстановки, основанного на списке значений. Если это свойство имеет значение Да, при щелчке правой кнопкой мыши поля подстановки, основанного на списке значений из одного столбца, в меню появится команда Изменение элементов списка. Если поле подстановки содержит несколько столбцов, это свойство игнорируется.
Форма изменения элементов списка Указывает существующую форму, используемую для изменения элементов списка в поле подстановки, основанном на таблице или запросе.
Только значения источника строк Показывает только значения, соответствующие текущему источнику строк, если свойство Разрешить несколько значений имеет значение Да.

Источник: https://support.microsoft.com/ru-ru/help/304462/how-to-add-lookup-fields-in-a-microsoft-access-table

Как создать выпадающий список в Access

Понимание того, как настраивать типы полей, необходимо для создания чистых форм Access, которые просты в использовании. В Access вы вставляете выпадающие списки с помощью мастера Combo Box.

Этот мастер проведет вас через процесс вставки правильно отформатированного раскрывающегося списка в ваши формы без необходимости вводить какой-либо код вручную.

Давайте посмотрим, что волшебник сотворил свою магию.

Раскрывающийся список — это один из нескольких элементов визуальной формы, доступных в Access.credit: Ryan Putnam / iStock / Getty Images

Шаг 1

Щелкните правой кнопкой мыши форму на панели навигации и выберите «Представление« Дизайн »», чтобы переключиться в представление «Дизайн».

Перейдя в представление «Дизайн», перейдите на вкладку «Дизайн», а затем нажмите кнопку «Использовать мастер элементов управления» в группе «Элементы управления», чтобы активировать мастер элементов управления.

Вы узнаете, что мастер управления активен, когда кнопка меняет цвет.

Шаг 2

Щелкните значок инструмента «Поле со списком», который напоминает список со стрелками, бегущими по его правой стороне. Значок поля со списком находится на вкладке «Дизайн». Если вы не уверены, какой значок является правильным, наведите указатель мыши на каждый из них, пока не увидите маленькое всплывающее диалоговое окно с надписью «Поле со списком».

Шаг 3

Нажмите на место в вашей форме, где вы хотите вставить раскрывающийся список. Когда вы щелкнете по нужному местоположению, на экране появится мастер со списком.

Шаг 4

Нажмите переключатель «Я введу нужные значения», а затем нажмите кнопку «Далее».

Шаг 5

Щелкните поле «Количество столбцов» и введите количество столбцов в поле со списком. В большинстве раскрывающихся меню используется только один столбец, но если вы чувствуете себя немного странно, вы можете добавить столько столбцов, сколько захотите.

Шаг 6

Щелкните мышью в первом столбце и введите значения, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся меню. Поместите одно значение в каждую строку в столбце. Если в вашем ящике есть несколько столбцов, перемещайтесь по каждому столбцу и вставляйте одно значение в строку. Нажмите кнопку «Далее», когда вы закончите ввод значений.

Шаг 7

Нажмите раскрывающееся меню «Сохранить это значение в этом поле» и выберите поле базы данных, в котором вы хотите сохранить раскрывающийся список пользователя. Нажмите «Далее» после того, как вы выбрали поле.

Шаг 8

Введите метку, которую хотите отображать рядом с раскрывающимся списком в форме. Например, если вы просите кого-нибудь выбрать своего любимого участника «Битлз», вы можете ввести «Любимый Битлз». Для простоты лучше использовать ту же метку, что и для обозначения соответствующего поля в базе данных.

Шаг 9

Нажмите «Готово», чтобы завершить создание раскрывающегося списка.

Источник: https://ru.computersm.com/37-how-to-create-a-drop-down-box-in-access-49744

Создание форм в Access

Создание форм для вашей базы данных может сделать ввод данных намного более удобным. Когда вы создаете форму, вы можете создать ее таким образом, чтобы она работала с вашей базой данных и имела смысл для вас.

На этом уроке вы узнаете, как создавать и изменять формы.

Вы также узнаете, как использовать параметры формы, такие как элементы управления дизайном и свойства формы, чтобы убедиться, что ваша форма работает именно так, как вы этого хотите.

Создание форм

Access упрощает создание формы из любой таблицы в вашей базе данных. Любая форма, которую вы создаете из таблицы, позволит вам просматривать данные, которые уже есть в этой таблице, и добавлять новые данные . После того, как вы создали форму, вы также можете изменить ее, добавив дополнительные поля и элементы управления дизайном, такие как комбинированные поля.

Чтобы создать форму:

  1. В панели навигации, выберите таблицу, которую нужно использовать, чтобы создать форму. Вам не нужно открывать таблицу.
  2. Выберите вкладку «Создать» на ленте и найдите группу «Формы». Нажмите команду «Форма».
  3. Ваша форма будет создана и открыта в виде макета.
  4. Чтобы сохранить форму, нажмите кнопку «Сохранить» на панели быстрого доступа. При появлении запроса введите имя для формы и нажмите «ОК».

О подформах

Если вы создали форму из таблицы, записи которой связаны с другой таблицей, ваша форма, вероятно, включает в себя подчиненную форму . Подформация представляет собой форму данных, которая отображает связанные записи в табличном формате. Например, подформация, включенная в форму «Клиенты», которую мы только что создали, отображает связанные заказы клиентов.

Вероятно, нам не нужно включать эту подформу, потому что мы просто хотим использовать форму «Клиенты» для ввода и просмотра контактной информации. Если вы обнаружите, что вам не нужна подформация, вы можете легко удалить ее. Просто нажмите его и нажмите клавишу «Удалить».

Однако подформы не всегда бесполезны. В зависимости от содержимого и источника вашей формы вы можете обнаружить, что подформат содержит полезную информацию, как в приведенном ниже примере. В нашей форме заказов подформат содержит имя, количество и цену каждого элемента, содержащегося в этом порядке, что является всей полезной информацией.

Добавление дополнительных полей в форму

Когда вы используете команду Form в существующей таблице, все поля из этой таблицы включены в эту форму. Однако, если позже вы добавите дополнительные поля в эту таблицу, эти поля автоматически не появятся в существующих формах. В подобных ситуациях вы можете добавить дополнительные поля в форму.

Чтобы добавить поле в форму:

  1. Перейдите на вкладку «Конструктор компоновки форм», затем найдите группу «Инструменты» в правой части ленты.
  2. Нажмите команду «Добавить существующие поля».
  3. Появится панель списка полей. Выберите поле или поля для добавления в форму.

Если вы хотите добавить поле из той же таблицы, которую вы использовали для создания формы, дважды щелкните имя нужного поля.

Чтобы добавить поле из другой таблицы:

  1. Нажмите «Показать все таблицы».
  2. Щелкните знак плюса + рядом с таблицей, содержащей поле, которое вы хотите добавить.
  3. Дважды щелкните нужное поле.
  4. Будет добавлено новое поле.

Вы также можете использовать описанную выше процедуру, чтобы добавить поля в совершенно пустую форму. Просто создайте форму, нажав команду «Пустая форма» на вкладке «Создать», а затем выполните указанные выше шаги, чтобы добавить нужные поля.

Добавление элементов управления дизайном

Элементы управления дизайном устанавливают ограничения для полей в ваших формах. Это поможет вам лучше контролировать, как данные вводятся в ваши формы, что, в свою очередь, помогает поддерживать целостность вашей базы данных.

Комбинированные поля

Выпадающий элемент является выпадающим списком, который можно использовать в форме вместо поля. Комбинированные поля ограничивают информацию, которую могут вводить пользователи, заставляя их выбирать только те параметры, которые вы указали.

Комбинированные поля полезны для полей, которые имеют ограниченное число возможных действительных ответов. Например, вы можете использовать поле со списком, чтобы люди только вводили действительное состояние США при вводе адреса или что они выбирают только продукты, которые уже существуют в вашей базе данных при размещении заказа.

Чтобы создать поле со списком:

  1. В представлении «Макет формы» выберите вкладку «Дизайн макета форм» и найдите группу «Элементы управления».
  2. Выберите команду Combo Box, которая выглядит как раскрывающийся список.
  3. Ваш курсор превратится в крошечный значок перекрестия и выпадающего списка. Переместите курсор в место, где вы хотите вставить поле со списком, затем нажмите. Появится желтая строка, указывающая место, где будет создано ваше поле со списком. В нашем примере, поле со списком будет расположен между в город поле и добавить в список рассылки.
  4. Появится диалоговое окно Combo Box Wizard . Выберите второй вариант, я наберу нужные значения и нажмите «Далее».
  5. Введите варианты, которые вы хотите отобразить в раскрывающемся списке. Каждый выбор должен быть в отдельности.В нашем примере мы создаем поле со списком для добавления в список рассылки? поле в нашей форме, поэтому мы введем все возможные допустимые ответы для этого поля. Пользователи смогут выбрать один из трех вариантов из готового комбинированного поля: Нет, Да-Еженедельно и Только специальные предложения.
  6. При необходимости измените размер столбца, чтобы весь текст был виден. После того, как вы удовлетворены своим списком, нажмите «Далее».
  7. Выберите магазин, что значение в этом поле, а затем нажмите на стрелку раскрывающегося списка и выберите в поле, где вы хотите выбор из комбо — поля для записи. После выбора нажмите «Далее».
  8. Введите метку или имя, которое будет отображаться рядом с вашим полем со списком. Как правило, рекомендуется использовать имя поля, которое вы выбрали на предыдущем шаге.
  9. Нажмите «Готово» Ваше поле со списком появится в форме. Если вы создали свое поле со списком для замены существующего поля, удалите первое поле. В нашем примере вы можете заметить, что теперь у нас есть два поля с тем же именем. Эти два поля отправляют информацию в одно и то же место, поэтому мы не нуждаемся в них обоих. Мы удалим его без поля со списком.
  10. Перейдите в режим просмотра формы, чтобы протестировать поле со списком. Просто нажмите стрелку раскрывающегося списка и убедитесь, что список содержит правильные варианты. Теперь поле со списком можно использовать для ввода данных.

Если вы хотите включить раскрывающийся список с длинным списком параметров и не хотите вводить их все, создайте поле со списком и выберите первый вариант в мастере со списком, я хочу получить значения из другой таблицы или запроса. Это позволит вам создать раскрывающийся список из поля таблицы.

Некоторые пользователи сообщают, что Access работает при работе с формами. Если у вас возникла проблема с выполнением любой из этих задач в представлении «Макет», попробуйте переключиться на «Дизайн».

Настройка параметров формы в Листе свойств

Лист свойств — это панель, содержащая подробную информацию о вашей форме и каждом ее компоненте.

Из листа свойств вы можете вносить изменения в каждую часть своей формы, как с точки зрения функции, так и внешнего вида.
Лучший способ ознакомиться с Листом свойств — открыть его и выбрать различные варианты.

При выборе опции Access будет отображать краткое описание этой опции на нижней левой границы окна программы.

Изменение настроек формы

В Листе свойств слишком много вариантов, чтобы подробно обсудить их все. Мы рассмотрим два полезных здесь: скрытие полей и установление полей с датами для автоматического заполнения текущей даты . Практика этих процедур должна дать вам представление о том, как работать с другими настройками свойств.

Чтобы скрыть поле:

  1. В представлении «Макет» или «Дизайн» выберите вкладку «Дизайн» и найдите группу «Инструменты». Щелкните команду Property Sheet.
  2. Лист свойств появится на панели справа. В форме выберите поле, которое вы хотите скрыть. В нашем примере мы скроем поле идентификатора клиента, потому что мы не хотим, чтобы кто-либо из наших пользователей редактировал его.
  3. В Листе свойств перейдите на вкладку «Формат» и найдите параметр «Видимый» в третьей строке.
  4. Нажмите стрелку раскрывающегося списка в столбце справа, затем выберите Нет.
  5. Перейдите к виду формы, чтобы убедиться, что поле скрыто.

Чтобы задать автоматическое заполнение поля текущей датой:

  1. В представлении «Макет» или «Дизайн» выберите вкладку «Дизайн» и найдите группу «Инструменты». Щелкните команду Property Sheet.
  2. Лист свойств появится на панели справа. В форме выберите поле, которое вы хотите автоматически заполнить в текущую дату. Это должно быть поле с типом данных даты. В нашем примере мы выберем поле «Дата отправки» в нашей форме «Заказы».
  3. В Листе свойств перейдите на вкладку «Данные» и выберите поле «Значение по умолчанию» в четвертой строке. Нажмите кнопку «Создатель выражений», которая отображается в столбце справа.
  4. Откроется диалоговое окно «Конструктор выражений». В списке Элементы выражения выберите слова «Общие выражения».
  5. В списке категорий выражений дважды щелкните текущую дату.
  6. Будет добавлено выражение для текущей даты. Нажмите «ОК».
  7. Перейдите в режим просмотра формы, чтобы убедиться, что это выражение работает. При создании в новую запись с этой формой, поле даты вы изменяли будет автоматически заполнять текущую дату.

Источник: https://maxfad.ru/ofis/ms-access/465-sozdanie-form-v-access.html

Access как сделать выпадающий список в ячейке

Продолжаем осваивать Access, и сегодня мне бы хотелось поделиться с Вами одной маленькой, но иногда очень полезной хитрости при проектировании формы Access. А точнее данная хитрость касается выпадающего списка, поэтому сейчас мы займемся основами создания выпадающих списков на форме Access 2003.

Совсем недавно мы с Вами рассматривали небольшую хитрость (на самом деле просто возможности) в отчете Access, а конкретней как сгруппировать данные, а сегодня мы продолжим, но уже с выпадающим списком на форме. И начнем мы как обычно с небольшой теории.

Что такое выпадающий список в Access 2003

Если говорить точнее, то в access данный элемент управления называется «Поле со списком». И он необходим, для того чтобы пользователь мог, не набирая на клавиатуре все значение целиком, выбрать его простым кликом мышки. Здесь имеется в виду, что эти значения будут распространенные, т.е. эти значения будут вводить достаточно часто и чтобы упростить и ускорить ввод этих данных и придумали выпадающий список. И если под итожить, то

Поле со списком – это набор значений (список), которые могут отобразиться на экране, для выбора, путем клика мышки по данном элементу управления, т.е. выпадающему списку.

Как создать выпадающий список

Для этого необходимо сначала создать форму, если она у Вас уже есть то это даже лучше, но для начинающих я повторюсь.

Открываем Access в режиме конструктора, выбираем «Формы» на окне объекты, и жмем создать

Затем нам предложат выбрать источник данных, но нам этого не нужно мы просто жмем «ОК»

Затем на панели элементов выбираем элемент «Поле со списком» и перетащим его на нашу форму, и сразу же в это время запустится мастер создания полей со списком. На первом шаге нам предложат, выбрать способ получения данных, и для начала мы выберем «Фиксированный набор значений», в дальнейшем мы разберем, как можно использовать получения данных на основе запроса или таблицы. А пока жмем далее:

Затем необходимо ввести набор значений, которые будет содержать наш список. И здесь мне бы хотелось бы рассказать, что очень часто мы используем два столбца, т.е. в первом храним идентификатор, а во втором само значение. Другим словами, чтобы не записывать в базу все значение целиком, мы записываем только идентификатор (например, для оптимизации размера базы данных). Поэтому мы укажем 2 столбца, и заполним их следующим образом:

После того как Вы нажмете далее, Вы попадете на окно, в котором можно будет указать, какое поле (столбец) будет записываться в базу данных. Здесь подразумевается, что если бы мы указали источник данных у нашей формы, то мы бы могли задать соответствующее поле, в которое записывалось выбранное значение из выпадающего списка, а так как в выбранном значении у нас хранится как бы два значения (два же столбца) здесь мы как раз указываем какое именно должно записывать в базу, как мы уже определились ранее, будим записывать идентификатор, т.е. первый столбец.

Вот в принципе и все, единственное на следующем шаге мы можем задать подпись нашего выпадающего списка и жмем «Готово»

В итоге у нас на форме будет отображено следующее

Надпись «Свободный» означает, что данному выпадающему списку не заданно не одно поле из источника данных, поэтому все, что мы выберем, никуда не запишется.

Теперь сохраняем форму, и запускам ее:

Мы видим, что при нажатии на выпадающий список, он раскрывается, и появляются значения, в виде двух столбцов как мы и указывали. И если мы выберем одно значение, то оно заполнится в поле, причем значение будет отображаться то, которое должно быть записано в это поле.

И вот тут начинаем прибегать к хитрости, о которой я упоминал в начале статьи. Она заключается в следующем, когда мы нажимали на выпадающий список, у нас отображались два столбца, но согласитесь, зачем обычным пользователям видеть идентификаторы этих значений, и после того, когда мы выбрали значение, лучше чтобы отображалось описание этого значения, а не сам идентификатор, поэтому мы делаем вот что, мы просто делаем невидимым первый столбец с идентификатором. Это делается в свойствах «поля со списком» ширина столбцов. И первому столбу мы задаем значение 0см.

И теперь у нас все будет выглядеть как надо

Отображается второй столбец, а записывается в базу первый, т.е. идентификатор.

Ну и теперь вкратце, как и обещал, покажу, как задать список значений на основе запроса к базе данных. Не используя при этом ввод значений, так как все наши значения будут храниться в базе. Для этого давайте определимся с источником, пусть это будет таблица test_table, вот с таким данными, простой запрос select:

И теперь чтобы переделать наше поле со списком заходим в его свойства, переходим на вкладку «Данные» и меняем там «Тип источника строк» на «Таблица, представление, процедура» и «Источник строк» на запрос скажем вот такой

От себя я добавил условие where priz = 0 просто так чтобы Вы понимали, что эта таблица может использоваться для разных полей со списком.

Больше ничего не меняем, просто сохраняем и запускаем нашу форму

И теперь наш выпадающий список берет значения не из простого списка, а из базы данных.

С выпадающими списками Вы теперь знакомы, и знаете даже небольшие хитрости, которые помогут Вам в реализации Ваших задач. Удачи!

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

При вводе информации в формы баз данных классического приложения Access быстрее и легче выбирать значение из списка, чем вводить его по памяти. Кроме того, благодаря использованию списка вариантов в поле будут вводиться только допустимые значения. Список может быть подключен к существующим данным или содержать фиксированные значения, указанные при его создании. В данной статье описаны списки, доступные в формах программы Access, а также способы их создания и настройки.

В этой статье

Типы списков

Программой Access предусмотрены два типа элементов управления «Список»: список и поле со списком.

Список. Данный элемент управления отображает список значений или вариантов. Список содержит строки данных и обычно имеет такой размер, чтобы всегда были видны несколько строк. Строки могут содержать один или несколько столбцов с заголовками или без них. Если список содержит больше строк, чем может быть отображено в элементе управления, появится полоса прокрутки. Выбор ограничен вариантами, представленными в списке; ввести значение в список невозможно.

Поле со списком. Данный элемент управления является более компактным способом отображения списка вариантов: список скрыт до тех пор, пока пользователь не нажмет кнопку раскрытия списка. Кроме того, поле со списком позволяет вводить значения, не содержащиеся в списке. Таким образом, этот элемент управления объединяет в себе функции текстового поля и списка.

1. Нажмите стрелку, чтобы отобразить раскрывающийся список.

2. Выберите необходимый вариант из раскрывающегося списка.

Списки или поля со списками могут быть связанными и свободными элементами управления. Эти элементы управления могут содержать значения из фиксированного списка, который вводится пользователем, либо из таблицы или запроса. Создать связанный список или поле со списком, в который подставляются значения из таблицы или запроса, можно только в том случае, если основой для формы служит источник записей, содержащий поле внешний ключ или поле подстановки. Это позволяет создавать отношения, необходимые для связывания данных в списке или в поле со списком с данными в форме.

Создание списка или поля со списком с помощью мастера

В области навигации щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите команду Конструктор.

Примечание: Предполагается, при выполнении этой процедуры форма связана с таблицей или запросом. Некоторые из шагов неприменимы к свободным формам. Чтобы узнать, связана ли данная форма с таблицей или запросом, нажмите клавишу F4, после чего откроется страница свойств. На вкладке Данные страницы свойств в поле свойства Источник записей отображаются таблица или запрос, с которыми связана данная форма.

На вкладке Конструктор в группе Элементы управления выберите параметр Использовать мастера .

Выберите инструмент или поле со списком .

Нажмите в форме место, в которое нужно поместить список или поле со списком.

В зависимости от сделанного выбора запустится мастер списков или мастер полей со списком.

В ответ на запрос мастера о способе получения значений элементом управления выполните одно из следующих действий.

Чтобы использовать текущие данные из источника записей, выберите вариант Объект «список» будет использовать значения из таблицы или запроса.

Чтобы использовать фиксированный (редко изменяемый) список значений, выберите вариант Будет введен фиксированный набор значений.

Чтобы использовать элемент управления для выполнения поиска, а не как инструмент для ввода данных, выберите вариант Поиск записи в форме на основе значения, выбранного в списке или поле со списком. Будет создан свободный элемент управления с внедренным макросом, выполняющим поиск по значению, вводимому пользователем.

Следуйте инструкциям для указания способа отображения значений.

Если выбран один из двух первых вариантов на первой странице мастера, вам будет предложено указать действие, которое должна выполнять программа Access при выборе значения. Выполните одно из указанных ниже действий.

Чтобы создать свободный элемент управления, выберите параметр Запомнить значение. Это означает, что программа сохранит выбранное значение, пока пользователь не изменит его или не закроет форму, но при этом значение не будет внесено в таблицу.

Чтобы создать связанный элемент управления, выберите параметр Сохранить в поле и укажите поле, к которому должен быть присоединен элемент управления.

Нажмите кнопку Далее и введите подпись для элемента управления. Подпись будет отображена рядом с элементом управления.

Нажмите кнопку Готово.

Создание списка или поля со списком путем добавления поля подстановок в форму

Связанные списки или поля со списком можно создавать путем добавления поля подстановок в форму.

Создайте в таблице поле подстановок. Можно создать поле подстановок, одновременно допускающее несколько значений или содержащее только одно значение.

Дополнительные сведения о создании многозначных полей подСтановки можно найти в статье Создание и удаление многозначного поля.

Выполните одно из следующих действий.

Создайте форму, основанную на источнике записей, который содержит поле подстановок. Например, в области навигации выберите таблицу или запрос, содержащие поле подСтановки, а затем на вкладке Создание в группе формы нажмите кнопку форма .

Программа Access автоматически создаст поле со списком для поля подстановок.

Добавьте в форму список или поле со списком.

В режиме конструктора откройте форму, основанную на источнике записей, который содержит поле подстановок.

Если область Список полей не отображается, нажмите клавиши ALT+F8, чтобы открыть ее.

Дважды нажмите поле подстановок или перетащите его из области Список полей в форму. Программа Access автоматически создаст поле со списком, связанное с этим полем.

Совет: Чтобы заменить поле со списком на список (или наоборот), щелкните правой кнопкой мыши элемент управления, выделите в контекстном меню пункт Преобразовать элемент в и выберите нужный тип элемента управления.

Создание списка или поля со списком без использования мастера

При создании списка или поля со списком без использования мастера необходимо вручную задать ряд свойств элемента управления. Для получения дополнительных сведений об определенном свойстве нажмите это свойство, а затем — клавишу F1.

Откройте форму в режиме конструктора.

На вкладке Конструктор в группе Элементы управления отмените выбор параметра Использовать мастера.

Щелкните полесо списком или поле со списком .

Чтобы создать элемент управления стандартного размера, нажмите любое место в форме. Чтобы создать элемент управления необходимого размера, перетащите указатель с нажатой кнопкой мыши.

Чтобы открыть станицу свойств элемента управления, при выделенном элементе управления нажмите клавишу F4.

Задайте значения для свойств Тип источника строк и Источник строк, руководствуясь данными следующей таблицы.

Значение свойства «Тип источника строк».

Задайте следующее значение свойства «Источник строк»:

Показать значения из таблицы или запроса либо результатов инструкции SQL

В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, содержащие значения, которые нужно отобразить в списке или поле со списком.

Введите инструкцию SQL.

На вкладке данные страницы свойств нажмите кнопку , чтобы открыть построитель запросов. Дополнительные сведения о создании запросов см. в статье Создание простого запроса на выборку.

Показать фиксированный список значений

Введите список фиксированных значений, разделяя их точкой с запятой ( ;). Например, Север; Нижний Поддержки Запад

На вкладке данные страницы свойств нажмите кнопку , чтобы открыть диалоговое окно изменение элементов списка , а затем введите элементы на отдельных строках.

Показать список полей из таблицы или запроса

В раскрывающемся списке выберите таблицу или запрос, содержащие имена полей, которые нужно отобразить в списке или поле со списком.

Если вы хотите включить в элемент управления несколько столбцов, перейдите к ячейке свойства Число столбцов и введите их число. Задайте ширину столбцов с помощью свойства Ширина столбцов. Чтобы получить дополнительные сведения о каждом свойстве установите курсор в поле этого свойства и нажмите клавишу F1.

Если вы хотите, чтобы программа Access сохранила выбранное значение, нажмите поле свойства Данные и укажите поле, к которому нужно присоединить список или поле со списком.

Настройка списка или поля со списком

В форме, открытой в режиме конструктора, выделите список или поле со списком и нажмите клавишу F4, чтобы открыть страницу свойств элемента управления. Затем выполните одно из указанных ниже действий.

Изменение порядка сортировки в списке или в поле со списком. Если для создания списка или поля со списком использовался мастер, программа Access автоматически сортирует строки, составляющие список, по первому видимому столбцу. Если требуется задать другой порядок сортировки или если в свойстве Источник строк элемента управления был выбран сохраненный запрос, используйте следующую процедуру.

Перейдите на вкладку Данные и нажмите поле свойства Источник строк.

На вкладке данные страницы свойств нажмите кнопку , чтобы открыть построитель запросов.

В строке Сортировка для столбца, данные в котором нужно отсортировать, укажите требуемый порядок сортировки.

Присоединение столбца списка или поля со списком

В поле свойства Присоединенный столбец списка или поля со списком укажите число, соответствующее номеру столбца списка или поля со списком. Например, введите 1, чтобы присоединить первый столбец списка или поля со списком к базовому полю, заданному в свойстве Данные. При определении номера столбца необходимо учитывать скрытые столбцы.

Если для свойства Присоединенный столбец задано значение «0», программа Access будет сохранять индекс списка, а не значения одного из столбцов. Это удобно, если нужно вместо значений списка сохранить последовательность чисел.

Скрытие столбца в списке или в поле со списком в форме

В поле свойства Ширина столбцов введите значение 0 для столбцов, которые нужно скрыть.

Предположим, что у вас есть присоединенное поле со списком из двух столбцов: «КодПоставщика» шириной 1 см и «ИмяПоставщика» шириной 5 см. Столбец «КодПоставщика» — первый столбец списка, поэтому для свойства Ширина столбцов задано значение 1см;5см. Чтобы скрыть столбец «КодПоставщика», установите для свойства Ширина столбцов значение 0см;5см. Столбец «КодПоставщика» остается присоединенным, несмотря на то, что он скрыт.

Примечание: Если список не раскрыт, в поле со списком отображается первый видимый столбец списка. Например, в предыдущем примере будет отображаться столбец «ИмяПоставщика», поскольку столбец «КодПоставщика» скрыт. Если бы он не был скрытым, в поле отображались бы значения из этого столбца, а не столбца «ИмяПоставщика».

Добавление заголовков столбцов в поле со списком в форме

Чтобы отобразить заголовки столбцов, задайте для свойства Заголовки столбцов значение Да. В полях со списком заголовки списка отображаются только при его раскрытии.

Если поле со списком или список созданы на основе источника записей, программа Access будет использовать имена полей этого источника записей в качестве заголовков столбцов. Если поле со списком или список созданы на основе списка фиксированных значений, то в качестве заголовков столбцов программа Access будет использовать первые n элементов списка значений (заданных в свойстве Источник строк), где n равно значению свойства Число столбцов.

Отключение автозавершения при вводе для поля со списком в форме

В поле свойства Автоподстановка задайте значение Нет.

В этом случае нужно будет выбирать значение из списка или вводить его целиком.

Настройка ширины списка для поля со списком в форме

Введите в поле свойства Ширина списка значение ширины в текущих единицах измерения (заданных в панели управления Windows). Чтобы использовать единицы измерения, отличные от принятых по умолчанию, введите обозначение единиц измерения. Например, введите значение 2 см. Убедитесь, что оставлено достаточно места для полосы прокрутки.

Список поля со списком может быть шире его текстового поля, но не может быть более узким. Значение по умолчанию ( Авто) обеспечивает одинаковую ширину текстового поля и списка.

Настройка максимального числа строк, отображаемых в поле со списком в форме

Введите число в поле свойства Число строк списка.

Если фактическое количество строк списка превышает значение, указанное в свойстве Число строк списка, при раскрытии списка отображается вертикальная полоса прокрутки.

Ограничение значений поля со списком элементами, присутствующими в списке в форме

В поле свойства Ограничиться списком выберите значение Да.

Если первый столбец, отображаемый в поле со списком, не является присоединенным, нельзя вводить в поле значения, отсутствующие в списке, даже если для свойства Ограничиться списком задано значение Нет.

Если для свойства Ограничиться списком задано значение Нет, то при вводе в присоединенное поле со списком значения, которого нет в списке, это значение заносится в базовое поле, но не добавляется в список. Чтобы добавить в список элементы, используйте свойство Отсутствие в списке и событие Нет в списке.

Поле со списком в access может стать полем для поиска. Поисковое поле со списком в Access может сильно облегчить вам работу с данными.

Существует несколько способов создания поискового поля, самый распространённый из них – при помощи мастера для элемента управления «Поле со списком».

Рассмотрим способ создания поля для поиска вручную. В режиме конструктора формы добавим свободное поле в примечание формы (кнопка «Мастера» должна быть отжата):

Зададим следующие свойства для свободного поля «ПолеПоиск» (для этого надо выделить его в режиме конструктора и нажать клавишу F4):

Перейдём на вкладку «Данные» свойств поля со списком. Значения свойства «Данные» оставим пустым. В «Источнике строк» мы выбираем подстановку из поля «ФИО» базового запроса «зап_СписокДляФормы» (этот же запрос «даёт» данные для текущей формы и поле «ФИО» запроса является базовым для поля «ФИО» формы). Свойства «Ограничиться списком», «Автоподстановка» и «Доступ» принимают значение «да».

На вкладке «События» определяем для свойства «После обновления» макрос «МакросПоиск».

Макрос состоит всего из двух команд:

Форма с полем для поиска готова. Для того, чтобы найти нужную нам запись с конкретным человеком, надо щёлкнуть мышкой внутри поля поиска. Потом можно вводить фамилию, имя и отчество.

По мере введения символов программа будет автоматически предлагать подходящие записи. Когда выбрана нужная запись, можно нажать клавишу «Enter» или «Tab». Курсор будет автоматически переведён в область данных формы на нужную запись.

Теперь нажимаем «Enter» или «Tab» и фокус ввода перейдёт на нужную нам запись в область данных формы:

Рекомендуем к прочтению

Как сделать выпадающий список в access 2007?

Поле со списком в access может стать полем для поиска. Поисковое поле со списком в Access может сильно облегчить вам работу с данными.

Существует несколько способов создания поискового поля, самый распространённый из них – при помощи мастера для элемента управления «Поле со списком».

Рассмотрим способ создания поля для поиска вручную. В режиме конструктора формы добавим свободное поле в примечание формы (кнопка «Мастера» должна быть отжата):

Зададим следующие свойства для свободного поля «ПолеПоиск» (для этого надо выделить его в режиме конструктора и нажать клавишу F4):

Перейдём на вкладку «Данные» свойств поля со списком. Значения свойства «Данные» оставим пустым. В «Источнике строк» мы выбираем подстановку из поля «ФИО» базового запроса «зап_СписокДляФормы» (этот же запрос «даёт» данные для текущей формы и поле «ФИО» запроса является базовым для поля «ФИО» формы). Свойства «Ограничиться списком», «Автоподстановка» и «Доступ» принимают значение «да».

На вкладке «События» определяем для свойства «После обновления» макрос «МакросПоиск».

Макрос состоит всего из двух команд:

Форма с полем для поиска готова. Для того, чтобы найти нужную нам запись с конкретным человеком, надо щёлкнуть мышкой внутри поля поиска. Потом можно вводить фамилию, имя и отчество.

По мере введения символов программа будет автоматически предлагать подходящие записи. Когда выбрана нужная запись, можно нажать клавишу «Enter» или «Tab». Курсор будет автоматически переведён в область данных формы на нужную запись.

Теперь нажимаем «Enter» или «Tab» и фокус ввода перейдёт на нужную нам запись в область данных формы:

17 июня 2007 года

koltaviy

816 / / 16.12.2004

Какой-то, ИМХО, глупый вопрос: если тебе нужно несколько списков на форме, значит помести на форму несколько списков. Логично?

Что конкретно у тебя не получается?

Стандартная задача:

1) Имеются таблицы:

— ТОВАРЫ (Код, Наименование, Цена)

— ЗАКАЗЫ (Код, Товары_Код, Количество) — упрощенный вариант таблицы

2) Создаешь форму, в качестве источника данных которой таблица ЗАКАЗЫ

3) Включаешь мастер на панели элементов

4) Перетаскиваешь элемент «Поле со списком»

5) «Объект поле со списком будет использовать значения из таблицы»

6) Из таблицы ТОВАРЫ

7) Необходимо включить поле Наименование

8) Назначаешь сортировку — если нужно

9) Скрыть ключевой столбец

10) Сохранить в поле Товары_Код

И все.. Готово!!

Razvrsti po

Access для начинающих. Урок 3: Выпадающие спискиДмитрий Кивганов

Pred 3 leti

Ускорить и облегчить ввод повторяющихся или длинных полей можно путем использования «выпадающих списков»….

Microsoft Access № 21: создание в Access зависимых полей со спискомАндрей Домостой

Pred 3 leti

Создадим в Access зависимые поля со списком. КУПИТЬ ВИДЕОКУРСЫ ИЛИ ЗАКАЗАТЬ БАЗУ: goo.gl/zgcfyg ВКонтакте: vk.c…

Как сделать ЗАВИСИМЫЕ поля со списком в базе Access за 10 минутУроки по Microsoft Access

Pred 7 meseci

Если вы не знаете как создать зависимые поля со списком в базе данных Access, то посмотрите это видео. Всего…

Запрос с выпадающим списком в базе данных AccessУроки по Microsoft Access

Pred 10 meseci

Если вы не знаете как создать параметрический запрос с выпадающим списком в базе данных Access, то посмотрите…

Выпадающие списки в базах данных AccessSpecialistTV

Pred 2 leti

А вы знаете как быстро создать выпадающие списки для ввода данных в Access? На бесплатном уроке по работе с…

КАК и ЗАЧЕМ использовать мастер подстановок в Microsoft AccessУроки по Microsoft Access

Pred letom

Если вы не знаете зачем использовать мастер подстановки в программе Microsoft Access, то посмотрите это видео….

Как создать поле со списком на форме AccessУроки по Microsoft Access

Pred 7 meseci

Если вы не знаете, как создать поле со списком на форме базы данных Microsoft Access, то посмотрите это видео. Разбе…

Урок 3 Access. Поле со списком для работы с внешним ключомMoodle Donguu

Pred 3 leti

Microsoft Access № 55: создание контекстного меню в Access (макросы)Андрей Домостой

Pred 4 leti

Создадим контекстное меню при помощи макросов Access. КУПИТЬ ВИДЕОКУРСЫ ИЛИ ЗАКАЗАТЬ БАЗУ: goo.gl/zgcfyg ВКонта…

Access для начинающих. Урок 9: Кнопки и кнопочные формыДмитрий Кивганов

Pred 3 leti

В уроке рассматривается как внедрить в форму удобные кнопки навигации по записям, открытия, закрытия форм…

Microsoft Access № 68: фильтрация при помощи полей со списком AccessАндрей Домостой

Pred 5 leti

Фильтрация в форме Access нужных записей при помощи полей со списком Access. КУПИТЬ ВИДЕОКУРС ИЛИ ЗАКАЗАТЬ БАЗУ:…

Microsoft Access № 35: автоматическое раскрытие поля со списком AccessАндрей Домостой

Pred 2 leti

Как реализовать в Access автоматическое раскрытие поля со списком при входе в него? КУПИТЬ ВИДЕОКУРСЫ ИЛИ…

Связанные выпадающие списки в ExcelNikolay Pavlov

Pred 3 leti

3 способа создать связанные (зависимые) выпадающие списки в ячейках листа Excel, т.е. чтобы содержимое второго…

Как сделать выпадающий список в Excel?TeachVideo

Pred 7 leti

www.teachvideo.ru/course/346 — еще больше обучающих роликов об офисе и работе с документами ответят на ваши вопросы…

11. Создание формы «Склад»GTIFEMBI

Pred 5 leti

Создаем форму с двумя раскрывающимися списками (для удобства ввода списка товаров и для выбора поставщика)

Microsoft Access № 13: автоматическое заполнение поля макросом данных AccessАндрей Домостой

Pred 3 leti

Как при помощи макроса данных Access автоматически задать значение логического поля (женский или мужской…

Microsoft Access № 50: динамическая всплывающая подсказка AccessАндрей Домостой

Pred 3 leti

Как установить динамическую всплывающую подсказку в базе данных Access. КУПИТЬ ВИДЕОКУРСЫ ИЛИ ЗАКАЗАТЬ БАЗУ:…

4.3 Подтаблицы Microsoft Access 2010.Dmitrii Dmitrii

Pred 2 leti

Раздел 4. Организация связей между таблицами и сохранение целостности данных. Основы системы управления…

Как создать таблицы в Microsoft Access за 8 минутУроки по Microsoft Access

Pred 3 leti

Узнайте, как легко и быстро создать базу данных Access — accesshelp.ru/category/uroki/ Готовые базы Access: 7108.ru/g0203 Если…

Создание выпадающих списков в ExcelNikolay Pavlov

Pred 7 leti

4 способа создать выпадающий список на листе Excel. Подробности, файл с примером и текстовое описание planeta…

Как создать формы в Microsoft Access за 10 минутУроки по Microsoft Access

Pred 3 leti

Узнайте, как легко и быстро создать базу данных Access — accesshelp.ru/category/uroki/ Готовые базы Access: 7108.ru/g0203 Если…

Видеокурс MS Office Access 2007 часть 2 720pВова Зеленюк

Pred 5 leti

Создание списка автозаполненияRoyalty Lex Moscow

Pred letom

Как создать список автозаполнения. Для тех , кто хочет получить более глубокие знания по Excel:: royaltylex.ru,…

Внедрение полей формы в документ MS Wordnefmont

Pred 2 leti

Внедрение полей формы в документ MS Word при подготовке шаблона У этого фильма есть продолжение, в котором…

Access для начинающих. Урок 4: Создание запросаДмитрий Кивганов

Pred 3 leti

В уроке разбирается как создать запрос при помощи конструктора запросов. Данные могут запрашиваться из…

вычисляемые запросы в AccessAlixander1990

Pred 8 leti

Краткое руководство без звука))

урок 27 Создание и заполнение формы.mp4Elena Ragulina

Pred 6 leti

Создание и заполнение формы в Access.

Access для начинающих. Урок 8: Навигационная формаДмитрий Кивганов

Pred 3 leti

Если Вам в процессе работы с базой данных приходится часто переключаться между различными формами, то данн…

создание взаимосвязанной таблицыГалина Анатольевна Иванова

Pred 4 leti

Как ЛЕГКО и БЫСТРО создать схему данных в Microsoft Access?Уроки по Microsoft Access

Pred 3 leti

Узнайте, как легко и быстро создать базу данных Access — accesshelp.ru/category/lessons/ Готовые базы Access: 7108.ru/g0203…

10. Создание формы «Кадры»GTIFEMBI

Pred 5 leti

Создание простейшей формы — оболочки для заполнения созданных ранее таблиц.

Создание выпадающего меню (списка) в MS Excelmsofficeprowork

Pred 5 leti

Рассматриваем создание выпадающего списка в MS Excel. Текстовый вариант материала находиться по адресу: msof…

Как в Excel сделать Работа с базами данныхExcel Online

Pred 2 leti

Создание списка избранных значений поляSprutTP

Pred 8 leti

Учебник СПРУТ-ТП. Урок 4. Выбор данных из справочников СПРУТ-ТП Задание: Создание списка избранных значений…

Создание списка стандартных данных в Excel1kfirst

Pred 2 leti

Как сделать раскрывающийся список в ExcelИван Васильев

Pred 4 leti

Как в ексель сделать выпадающий список Как добавить всплывающий список в ексель Как создать в ексел раскры…

13. Создание подчиненной формы «Заказы»GTIFEMBI

Pred 5 leti

Продолжаем разрабатывать сложную форму. На этот раз делаем ее подчиненную часть.

урок4 Использование форм в AccessСергей Титаков

Pred letom

Использование форм в Access для удобного ввода данных.

003 Команды контекстного меню кнопки Office в Excel 2007videouroki

Pred 3 leti

Подробный бесплатный самоучитель — видеокурс по Microsoft® Excel® 2007 расскажет Вам о большинстве функций программ…

Создание тестов в MS office ExcelКот Бегемот

Pred 5 leti

Урок 4 Access. Подчиненные формыMoodle Donguu

Pred 3 leti

Как сделать СЛОЖНЫЕ формы в базе данных Microsoft Access 2016 (2 часть)Уроки по Microsoft Access

Pred letom

Если вы не знаете как создать базу данных в программе Microsoft Access 2016, то посмотрите это видео. Всего за 6 уроков…

Выбор из списка значений характеристикETradeSupportTeam

Pred 6 leti

Добавлена возможность в программу E-Trade Content Creator при редактировании (добавлении) описания товара выбирать…

Привязываем таблицыTorment WeDo

Pred 4 leti

Как привязать таблицы к оболочке в базе данных MS Access.

Текст — многоуровневые спискиTheTeachvideo

Pred 8 leti

Текст — многоуровневые списки.

Запрос на поиск записи без подчиненных в базе данных Microsoft AccessУроки по Microsoft Access

Pred letom

Узнайте, как найти записи без подчиненных в Access с помощью запроса. Продолжаем работать с базой данных Access…

Выпадающий список с добавлением новых элементов в MS Excel 2010из Китая с любовью

Pred 3 leti

В данном уроке показано как в MS Excel 2010 сделать выпадающий список с добавлением новых элементов с помощью…

Microsoft Access № 67: решение проблемы форматирования в отчёте AccessАндрей Домостой

Pred 5 leti

Когда нас может выручить режим макета при работе с отчётом Access. КУПИТЬ ВИДЕОКУРСЫ ИЛИ ЗАКАЗАТЬ БАЗУ: goo.g…

Office 2007 Урок 1 Панель быстрого доступаKak V

Pred 5 leti

Word — Панель быстрого доступа.

MS Excel. Урок 0003. Создание телефонной книгиАлександр Бурда

Pred 4 leti

В этом видео-уроке показано, как в MS Excel 2007 создать собственную базу с номерами телефонов.

Как в access сделать выпадающий список в запросе?

Поле со списком в access может стать полем для поиска. Поисковое поле со списком в Access может сильно облегчить вам работу с данными.

Существует несколько способов создания поискового поля, самый распространённый из них – при помощи мастера для элемента управления «Поле со списком».

Рассмотрим способ создания поля для поиска вручную. В режиме конструктора формы добавим свободное поле в примечание формы (кнопка «Мастера» должна быть отжата):

Зададим следующие свойства для свободного поля «ПолеПоиск» (для этого надо выделить его в режиме конструктора и нажать клавишу F4):

Перейдём на вкладку «Данные» свойств поля со списком. Значения свойства «Данные» оставим пустым. В «Источнике строк» мы выбираем подстановку из поля «ФИО» базового запроса «зап_СписокДляФормы» (этот же запрос «даёт» данные для текущей формы и поле «ФИО» запроса является базовым для поля «ФИО» формы). Свойства «Ограничиться списком», «Автоподстановка» и «Доступ» принимают значение «да».

На вкладке «События» определяем для свойства «После обновления» макрос «МакросПоиск».

Макрос состоит всего из двух команд:

Форма с полем для поиска готова. Для того, чтобы найти нужную нам запись с конкретным человеком, надо щёлкнуть мышкой внутри поля поиска. Потом можно вводить фамилию, имя и отчество.

По мере введения символов программа будет автоматически предлагать подходящие записи. Когда выбрана нужная запись, можно нажать клавишу «Enter» или «Tab». Курсор будет автоматически переведён в область данных формы на нужную запись.

Теперь нажимаем «Enter» или «Tab» и фокус ввода перейдёт на нужную нам запись в область данных формы:

Поле со списком access – составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающийся список, позволяющий не только выбирать (как в простом списке), но и вводить значения.

Поле со списком позволяет экономить место в объекте базы данных (форме, таблице и др.), так как по умолчанию оно отображает одну строку списка.

Открывается список нажатием на кнопке
(в правом углу элемента управления «Поле со списком access») или клавишами Alt+«стрелка вниз». При помощи простого макроса можно сделать так, чтобы поле со списком раскрывалось само при входе в него.

Чтобы ввести значение в поле со списком access, можно начать вводить значение в поле с клавиатуры или выбрать нужное значение в выпадающем списке. При вводе значений с клавиатуры помогает свойство «Автоподстановка». Если установить его как «да», то при вводе информации Access автоматически будет предлагать значения из списка, выделяя буквы предлагаемого значения после последнего введённого символа.

Обилие всяких кнопочек и настроек может постоянно сбивать вас с толку. Также может появиться страх при первом открытии программы.

Если значение подходит, для его ввода надо лишь нажать клавишу Enter или Tab. Свойство «Ограничиться списком» не разрешит ввести значения, которого нет в списке. Ограничивать списком вводимые значения стоит в первую очередь для снижения вероятности ввода ошибочной информации.

Например, слово «детектив» в поле «литературный жанр» можно написать «детиктив» или «дитиктив», или ещё как-нибудь (неважно, опечатка это или следствие неграмотности оператора. Любой человек может ошибаться и даже имеет на это право).

Поле, содержащее такие значения, уже нельзя правильно ни отсортировать, ни использовать в запросе. Мы зададим запрос с фильтром Like «детектив» и запрос найдёт нам, предположим, 120 книг этого жанра. Но вследствие неправильного ввода информации запрос «не увидел», к примеру, 8 книг.

Такая ситуация просто недопустима. Гораздо проще один раз и в одном месте (в базовой таблице подстановки) правильно ввести название жанра и связать эту запись с полем подстановки в таблице поставок книг отношением «один-ко-многим» (можно и не связывать. Но этот вопрос не представляется возможным обсудить в пределах одной статьи, так как слишком много завязано вопросов с типами полей, связями и др.).

Другой вопрос состоит в том, стоит ли разрешать оператору добавлять новые значения в базовую таблицу подстановки (со стороны «один»). Всё зависит от конкретных задач и типа информации. Не всегда можно предугадать все возможные варианты для значений поля подстановки. Например, поле подстановки для указания пола сотрудника может принимать два значения: «мужской» и «женский». А вот попробуйте создать поле подстановки мужских или женских имён (например, мужские имена: Андрей, Андриан, Андрон, Анджей и т. д.; женские имена: Наталья, Наталия, Наталея, Натали и т. д.).

Аксесс довольно сложная программа. Это подтверждает тот факт, что в интернете можно найти массу информации по ней. Однако, вы знаете что на самом деле достаточно знать лишь 20% инструментов, чтобы создавать и настраивать 80% баз данных в программе?

Во-первых, некоторые родители дают такие имена, которых не было раньше в природе (а это имя ещё надо ввести в базовую таблицу подстановки).

Во-вторых, схожие имена будут «рябить» перед глазами (могут быть десятки очень похожих имён, отличающихся только одной буквой).

В-третьих, быстрее ввести имя вручную побуквенно, чем искать в большом списке, в-четвёртых, вряд ли придётся включать поле имени в простой или составной ключ, так как одних Ивановых Иванов Ивановичей в России не сосчитать (обычно для этого используют числовой код, однозначно идентифицирующий запись в таблице), в-пятых, неправильно введённое имя, как правило, не даёт критических ошибок при фильтрации или сортировке (по причине своей неуникальности имя редко используется для таких случаев.

К тому же оно чаще всего используется в инициалах. Например, я ввёл значение «Иванов Андриан Иванович», хотя имя человека «Андрей». В поле «ФИО» получим «Иванов А. И.». Вроде как и ошибки нет.)

Создаётся поле со списком access, как правило, в режиме конструктора объекта базы данных:

— в таблицах – в области «Свойства поля» на вкладке «Подстановка» есть такой аргумент «Тип элемента управления» с выпадающим списком. Выбираем значение «Поле со списком» и выбираем следующие аргументы: тип источника строк, сам базовый источник строк, номер присоединённого столбца и другие необходимые элементы;

— в формах — при помощи кнопки «Поле со списком» на панели элементов. Если создаём новое поле со списком из базового поля со списком в таблице, то можно просто перенести это поле на форму (отчёт) из окошка «Список полей». Все базовые свойства будут унаследованы новым элементом управления.

Список в отличие от поля со списком всегда открыт и содержит все значения, которые можно выбрать. Если список отображается не полностью, с помощью полос прокрутки можно выбрать нужное значение. Поле, список и поле со списком можно взаимно преобразовывать друг в друга (когда мы ошибочно создали не тот элемент управления. Например, поле вместо поля со списком).

В приведённом ниже примере при выборе города в поле со списком автоматически загружаются в подчинённую форму записи, относящиеся к этому городу (т. е. мы видим, кто стоит на учёте в г. Щёлково).

При создании списка или поля со списком можно брать значения из таблицы или запроса (присоединённый элемент) либо ввести вручную как набор значений (свободный элемент).

Можно создать выражение, которое ссылается на отдельный столбец списка поля со списком или списка. Для этого используем свойство Столбец этого элемента управления:

forms!’.(x). Например: forms!!.(1)

х – номер столбца. Столбцы начинают нумерацию с нуля.

При вычислении номера видимого столбца надо принимать в расчет и невидимые столбцы.

Обеспечение возможности поиска записи путем выбора значения из списка


Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).


При разработке формы в Access можно создать список или поле со списком, которые можно использовать для поиска записи при выборе значения из списка. Это упрощает пользователям быстрый поиск существующих записей без ввода значения в диалоговом окне найти .


Примечания: 

  • Для работы этой процедуры необходимо, чтобы форма была привязана к таблице или сохраненному запросу. Шаг 5 процедуры содержит дополнительные сведения о том, что делать, если это не так.

  • С помощью этой процедуры можно создать код, который будет выполняться только в том случае, если базе данных предоставлено состояние доверия. Дополнительные сведения см. в статье Вопрос о доверии базе данных.

Создание списка или поля со списком

  1. В области навигации щелкните форму правой кнопкой мыши и выберите команду Конструктор.

  2. На вкладке Конструктор в группе Элементы управления выберите параметр Использовать мастера 

    .

  3. В группе элементы управления нажмите кнопку список или поле со списком.

  4. В форме щелкните в том месте, где нужно поместить список или поле со списком.

  5. На первой странице мастера в поле со списком или списке выберите пункт Поиск записи на форме, а затем нажмите кнопку Далее.


    Параметр » найти запись… » недоступен.

    Если параметр найти в форме значение, выбранный в поле со списком или списке , не отображается, вероятно, это связано с тем, что форма не связана с таблицей или сохраненным запросом. Форма должна быть привязана к объекту, который доступен в области навигации в разделе таблицы или запросы.

    Чтобы проверить, связана ли форма с таблицей или сохраненным запросом, выполните указанные ниже действия.

    1. Нажмите кнопку Отмена, чтобы закрыть мастер.

    2. Щелкните правой кнопкой мыши список или поле со списком, которое вы создали ранее, и выберите команду Удалить.

    3. Если область задач Страница свойств не отображается, нажмите клавишу F4, чтобы отобразить ее.

    4. В верхней части страницы свойств выберите пункт форма .

    5. На вкладке данные страницы свойств просмотрите поле свойства Источник записей . Это поле должно содержать имя таблицы или сохраненного запроса, прежде чем можно будет использовать процедуру, описанную в этой статье. Если поле пусто, вы можете выбрать существующую таблицу или запрос в качестве источника записей или создать новый запрос, который будет использоваться в качестве источника записей. Если поле содержит инструкцию SELECT, у вас есть дополнительный параметр преобразования этого оператора в сохраненный запрос. После того как вы закончите выполнение одной из этих задач, при следующем запуске мастера поля со списком или списка отобразится параметр найти запись… .

      В зависимости от того, что вы хотите сделать, выполните одну из описанных ниже процедур.


      • Выбор существующей таблицы или запроса в качестве источника записей

        1. Если вы знаете, что в базе данных есть таблица или запрос, содержащие записи, которые вы хотите найти, используйте эту процедуру, чтобы привязать форму к этому объекту.


          Примечание: Если поле свойства Источник записей содержит инструкцию SELECT, то после этой процедуры эта инструкция будет удалена без возможности восстановления. Возможно, вы захотите скопировать инструкцию в текстовый файл или в другой текстовый редактор на тот случай, если вы хотите восстановить его.

        2. Щелкните поле свойства Источник записей , а затем щелкните появившуюся стрелку раскрывающегося списка.

        3. Выберите одну из доступных таблиц или запросов. Если соответствующая таблица или запрос недоступна, необходимо создать одну из них, прежде чем вы сможете продолжить. Дополнительные сведения см. в статьях Создание таблицы и добавление полей или Создание простого запросана выборку.

        4. Сохраните форму и повторите процедуру, описанную в начале этой статьи. Теперь мастер должен отобразить на форме запись «Поиск», исходя из значения, выделенного в поле со списком/поле списка .


      • Создание нового сохраненного запроса или преобразование инструкции SELECT в сохраненный запрос

        Если данные, которые вы хотите найти, содержатся в нескольких таблицах, необходимо привязать форму к запросу, выбирающему данные из этих таблиц.

        1. В окне свойства Источник записей нажмите кнопку Построить

          .

          Access откроет поСтроитель запросов.

          • Если первоначально поле свойства источника записей было заполнено, откроется диалоговое окно Добавление таблицы , в котором можно создать новый запрос. Дополнительные сведения см. в статье Создание простого запросана выборку. Завершив создание запроса, перейдите к шагу 2.

          • Если поле свойства источника записей изначально содержало инструкцию SELECT, этот запрос отображается в построителе запросов. Выполните шаг 2, чтобы преобразовать его в сохраненный запрос.

        2. На вкладке Конструктор в группе Закрытие выберите команду Сохранить как.

        3. В диалоговом окне Сохранить как введите имя запроса в поле Сохранить «запросn» в: « .

        4. Убедитесь в том, что в поле где выбран запрос , и нажмите кнопку ОК.

        5. На вкладке Конструктор в группе Закрытие выберите команду Закрыть.

        6. Нажмите кнопку Да , чтобы сохранить изменения, внесенные в запрос, и обновите свойство.

          Access отобразит форму в режиме конструктора и изменит значение свойства Источник записей таким образом, чтобы на экране появится новое сохраненное имя запроса.

        7. На панели быстрого доступа нажмите кнопку сохранить .

        8. Повторите процедуру, описанную в начале этой статьи. Теперь мастер должен отобразить на форме запись «Поиск», исходя из значения, выделенного в поле со списком/поле списка .

  6. Следуйте указаниям мастера. На последней странице мастера нажмите кнопку Готово , чтобы отобразить список или поле со списком в режиме конструктора.


К началу страницы

Создание раскрывающегося списка — служба поддержки Office

Ввод данных происходит быстрее и точнее, если вы ограничиваете значения в ячейке вариантами из раскрывающегося списка.

Начните с составления списка допустимых записей на листе и отсортируйте или измените порядок записей, чтобы они отображались в нужном вам порядке. Затем вы можете использовать записи в качестве источника для раскрывающегося списка данных. Если список невелик, вы можете легко обратиться к нему и ввести записи непосредственно в средство проверки данных.

  1. Создайте список допустимых записей для раскрывающегося списка, набранный на листе в один столбец или строку без пустых ячеек.

  2. Выберите ячейки, в которых нужно ограничить ввод данных.

  3. На вкладке Данные в разделе Инструменты щелкните Проверка данных или Проверить .

    Примечание. Если команда проверки недоступна, возможно, лист защищен или книга может использоваться совместно. Вы не можете изменить настройки проверки данных, если ваша книга является общей или ваш лист защищен. Дополнительные сведения о защите книги см. В разделе Защита книги.

  4. Щелкните вкладку Настройки , а затем во всплывающем меню Разрешить щелкните Список .

  5. Щелкните поле Источник , а затем на листе выберите список допустимых записей.

    Диалоговое окно сворачивается, чтобы лист было удобнее видеть.

  6. Нажмите RETURN или щелкните Expand

    кнопку, чтобы восстановить диалоговое окно, а затем нажмите ОК .

    Советы:

    • Вы также можете вводить значения непосредственно в поле Source , разделив их запятыми.

    • Чтобы изменить список допустимых записей, просто измените значения в списке источников или отредактируйте диапазон в поле Источник .

    • Вы можете указать собственное сообщение об ошибке, чтобы реагировать на ввод неверных данных. На вкладке Data щелкните Data Validation или Validate , а затем щелкните вкладку Error Alert .

См. Также

Применить проверку данных к ячейкам

  1. На новом листе введите записи, которые должны появиться в раскрывающемся списке. В идеале у вас будут элементы списка в таблице Excel.

  2. Выберите ячейку на листе, где вы хотите открыть раскрывающийся список.

  3. Перейдите на вкладку Data на ленте, затем щелкните Data Validation .

  4. На вкладке Настройки в поле Разрешить щелкните Список .

  5. Если вы уже создали таблицу с раскрывающимися записями, щелкните поле Источник , а затем щелкните и перетащите ячейки, содержащие эти записи.Однако не включайте ячейку заголовка. Просто включите ячейки, которые должны появиться в раскрывающемся списке. Вы также можете просто ввести список записей в поле Source , разделенный запятой, например:

    Фрукты, овощи, зерно, молочные продукты, закуски

  6. Если люди могут оставлять ячейку пустой, установите флажок Игнорировать пустую .

  7. Установите флажок в раскрывающемся списке в ячейке .

  8. Щелкните вкладку Входное сообщение .

    • Если вы хотите, чтобы при щелчке по ячейке отображалось сообщение, установите флажок Показать сообщение и введите заголовок и сообщение в поля (до 225 символов).Если вы не хотите, чтобы сообщение появлялось, снимите флажок.

  9. Щелкните вкладку Предупреждение об ошибке .

    • Если вы хотите, чтобы сообщение появлялось, когда кто-то вводит что-то, чего нет в вашем списке, установите флажок Show Alert , выберите вариант в Type и введите заголовок и сообщение. Если вы не хотите, чтобы сообщение появлялось, снимите флажок.

  10. Щелкните ОК .

После создания раскрывающегося списка убедитесь, что он работает так, как вы хотите. Например, вы можете проверить, измените ли ширину столбца и высоту строки, чтобы отображались все ваши записи. Если вы решите, что хотите изменить параметры в раскрывающемся списке, см. Раздел Добавление или удаление элементов из раскрывающегося списка.Чтобы удалить раскрывающийся список, см. Удаление раскрывающегося списка.

.

Видео: создание раскрывающихся списков и управление ими

Ввод данных происходит быстрее и точнее, если вы используете раскрывающийся список для ограничения записей, которые люди могут делать в ячейке. Когда кто-то выбирает ячейку, в раскрывающемся списке появляется стрелка вниз, и они могут щелкнуть по ней и сделать выбор.

Создать раскрывающийся список

Вы можете сделать рабочий лист более эффективным с помощью раскрывающихся списков. Кто-то, использующий ваш рабочий лист, щелкает стрелку, а затем щелкает запись в списке.

  1. Выберите ячейки, в которых вы хотите разместить списки.

  2. На ленте щелкните ДАННЫЕ > Проверка данных .

  3. В диалоговом окне установите Разрешить на Список .

  4. Щелкните Source , введите текст или числа (разделенные запятыми, для списка с разделителями-запятыми), которые вы хотите в раскрывающемся списке, и щелкните OK .

Хотите больше?

Создать раскрывающийся список

Добавить или удалить элементы из раскрывающегося списка

Удалить раскрывающийся список

Блокируйте клетки, чтобы защитить их

Ввод данных происходит быстрее и точнее, если вы используете раскрывающийся список для ограничения записей, которые люди могут делать в ячейке.

Когда вы выбираете ячейку, в раскрывающемся списке появляется стрелка вниз, щелкните ее и сделайте выбор.

Вот как создавать раскрывающиеся списки: Выберите ячейки, в которых вы хотите разместить списки.

На ленте щелкните вкладку ДАННЫЕ и щелкните Проверка данных .

В диалоговом окне установите Разрешить на Список .

Щелкните в Source .

В этом примере мы используем список с разделителями-запятыми.

Текст или числа, которые мы вводим в поле Source , разделяются запятыми.

И нажмите ОК . Теперь у ячеек есть раскрывающийся список.

Далее, Настройки раскрывающегося списка .

.

Как создать раскрывающийся список в Excel (единственное руководство, которое вам нужно)

Выпадающий список — отличный способ дать пользователю возможность выбрать из заранее определенного списка.

Его можно использовать при заполнении формы пользователем или при создании интерактивных информационных панелей Excel.

Выпадающие списки довольно часто встречаются на веб-сайтах / в приложениях и очень интуитивно понятны для пользователя.

Посмотреть видео — Создание раскрывающегося списка в Excel

В этом руководстве вы узнаете, как создать раскрывающийся список в Excel (для этого потребуется всего несколько секунд), а также все удивительные вещи, которые вы можете с ним делать.

Как создать раскрывающийся список в Excel

В этом разделе вы узнаете, как именно создать раскрывающийся список Excel:

  1. Использование данных из ячеек.
  2. Ввод данных вручную.
  3. Используя формулу СМЕЩЕНИЯ.

# 1 Использование данных из ячеек

Допустим, у вас есть список предметов, как показано ниже:

Вот шаги для создания раскрывающегося списка Excel:

  1. Выберите ячейку, в которой вы хотите создать раскрывающийся список.
  2. Перейдите в Data -> Data Tools -> Data Validation.
  3. В диалоговом окне «Проверка данных» на вкладке «Параметры» выберите «Список» в качестве критерия проверки.
    • Как только вы выберете Список, появится поле источника.
  4. В поле «Источник» введите = $ A $ 2: $ A $ 6 или просто щелкните поле «Источник» и выберите ячейки с помощью мыши и нажмите «ОК». Это вставит раскрывающийся список в ячейку C2.
    • Убедитесь, что в раскрывающемся списке «В ячейке» установлен флажок (по умолчанию).Если этот параметр не отмечен, в ячейке не отображается раскрывающийся список, однако вы можете вручную ввести значения в список.

Примечание: Если вы хотите создать раскрывающиеся списки в нескольких ячейках за один раз, выберите все ячейки, в которых вы хотите его создать, и затем выполните указанные выше действия. Убедитесь, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $ A $ 2), а не относительными (например, A2, или A $ 2, или $ A2).

# 2 Путем ручного ввода данных

В приведенном выше примере ссылки на ячейки используются в поле Источник.Вы также можете добавлять элементы напрямую, вводя их вручную в поле источника.

Например, предположим, что вы хотите отобразить два варианта, Да и Нет, в раскрывающемся списке в ячейке. Вот как вы можете напрямую ввести его в поле источника проверки данных:

  • Выберите ячейку, в которой вы хотите создать раскрывающийся список (в этом примере ячейка C2).
  • Перейдите в Data -> Data Tools -> Data Validation.
  • В диалоговом окне «Проверка данных» на вкладке «Параметры» выберите «Список» в качестве критерия проверки.
    • Как только вы выберете Список, появится поле источника.
  • В поле источника введите Да, Нет
    • Убедитесь, что в раскрывающемся списке установлен флажок.
  • Нажмите ОК.

Это создаст раскрывающийся список в выбранной ячейке. Все элементы, перечисленные в поле источника, разделенные запятой, перечислены в разных строках раскрывающегося меню.

Все элементы, введенные в поле источника, разделенные запятой, отображаются в разных строках раскрывающегося списка.

Примечание: Если вы хотите создать раскрывающиеся списки в нескольких ячейках за один раз, выберите все ячейки, в которых вы хотите его создать, и затем выполните указанные выше действия.

# 3 Использование формул Excel

Помимо выбора из ячеек и ввода данных вручную, вы также можете использовать формулу в поле источника для создания раскрывающегося списка Excel.

Любую формулу, возвращающую список значений, можно использовать для создания раскрывающегося списка в Excel.

Например, предположим, что у вас есть набор данных, как показано ниже:

Вот шаги для создания раскрывающегося списка Excel с помощью функции СМЕЩЕНИЕ:

  • Выберите ячейку, в которой вы хотите создать раскрывающийся список (в этом примере ячейка C2).
  • Перейдите в Data -> Data Tools -> Data Validation.
  • В диалоговом окне «Проверка данных» на вкладке «Параметры» выберите «Список» в качестве критерия проверки.
    • Как только вы выберете Список, появится поле источника.
  • В поле Источник введите следующую формулу: = СМЕЩЕНИЕ ($ A $ 2,0,0,5)
    • Убедитесь, что в раскрывающемся списке установлен флажок.
  • Нажмите ОК.

Будет создан раскрывающийся список, в котором перечислены все названия фруктов (как показано ниже).

Примечание: Если вы хотите создать раскрывающийся список из нескольких ячеек за один раз, выберите все ячейки, в которых вы хотите его создать, и затем выполните указанные выше действия. Убедитесь, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $ A $ 2), а не относительными (например, A2, или A $ 2, или $ A2).

Как работает эта формула ??

В приведенном выше случае мы использовали функцию OFFSET для создания раскрывающегося списка. Возвращает список элементов из ra

Возвращает список элементов из диапазона A2: A6.

Вот синтаксис функции СМЕЩЕНИЕ: = СМЕЩЕНИЕ (ссылка, строки, столбцы, [высота], [ширина])

Требуется пять аргументов, где мы указали ссылку как A2 (начальная точка списка).Строки / столбцы указаны как 0, поскольку мы не хотим смещать ссылочную ячейку. Высота указана как 5, поскольку в списке пять элементов.

Теперь, когда вы используете эту формулу, она возвращает массив, содержащий список пяти фруктов в A2: A6. Обратите внимание: если вы введете формулу в ячейку, выделите ее и нажмете F9, вы увидите, что она возвращает массив имен фруктов.

Создание динамического раскрывающегося списка в Excel (с использованием OFFSET)

Описанный выше метод использования формулы для создания раскрывающегося списка может быть расширен для создания динамического раскрывающегося списка.Если вы используете функцию СМЕЩЕНИЕ, как показано выше, даже если вы добавите больше элементов в список, раскрывающийся список не будет обновляться автоматически. Вам придется вручную обновлять его каждый раз, когда вы меняете список.

Вот способ сделать его динамичным (и это всего лишь небольшая поправка в формуле):

  • Выберите ячейку, в которой вы хотите создать раскрывающийся список (в этом примере ячейка C2).
  • Перейдите в Data -> Data Tools -> Data Validation.
  • В диалоговом окне «Проверка данных» на вкладке «Параметры» выберите «Список» в качестве критерия проверки.Как только вы выбираете Список, появляется исходное поле.
  • В поле источника введите следующую формулу: = OFFSET ($ A $ 2,0,0, COUNTIF ($ A $ 2: $ A $ 100, ”<>”))
  • Убедитесь, что в раскрывающемся списке установлен флажок.
  • Нажмите ОК.

В этой формуле я заменил аргумент 5 на СЧЁТЕСЛИ ($ A $ 2: $ A $ 100, ”<>”).

Функция СЧЁТЕСЛИ подсчитывает непустые ячейки в диапазоне A2: A100. Следовательно, функция СМЕЩЕНИЕ настраивается, чтобы включить все непустые ячейки.

Примечание:

  • Чтобы это работало, НЕ должно быть пустых ячеек между заполненными ячейками.
  • Если вы хотите создать раскрывающийся список из нескольких ячеек за один раз, выберите все ячейки, в которых вы хотите его создать, и затем выполните указанные выше действия. Убедитесь, что ссылки на ячейки являются абсолютными (например, $ A $ 2), а не относительными (например, A2, или A $ 2, или $ A2).

Копировать вставку раскрывающихся списков в Excel

Вы можете скопировать и вставить ячейки с проверкой данных в другие ячейки, и это также скопирует проверку данных.

Например, если у вас есть раскрывающийся список в ячейке C2, и вы хотите применить его также к C3: C6, просто скопируйте ячейку C2 и вставьте ее в C3: C6. Это скопирует раскрывающийся список и сделает его доступным в C3: C6 (вместе с раскрывающимся списком он также скопирует форматирование).

Если вы хотите скопировать только раскрывающийся список, а не форматирование, выполните следующие действия:

  • Скопируйте ячейку с раскрывающимся списком.
  • Выберите ячейки, в которые вы хотите скопировать раскрывающийся список.
  • Перейти на главную -> Вставить -> Специальная вставка.
  • В диалоговом окне «Специальная вставка» выберите «Проверка в параметрах вставки».
  • Нажмите ОК.

Это скопирует только раскрывающийся список, но не форматирование скопированной ячейки.

Меры предосторожности при работе с раскрывающимся списком Excel

При работе с раскрывающимися списками в Excel необходимо соблюдать осторожность.

Когда вы копируете ячейку (которая не содержит раскрывающегося списка) поверх ячейки, содержащей раскрывающийся список, раскрывающийся список теряется.

Хуже всего то, что Excel не будет показывать никаких предупреждений или подсказок, чтобы пользователь знал, что раскрывающийся список будет перезаписан.

Как выбрать все ячейки, в которых есть раскрывающийся список

Иногда бывает трудно понять, какие ячейки содержат раскрывающийся список.

Следовательно, имеет смысл пометить эти ячейки, придав им четкую границу или цвет фона.

Вместо того, чтобы вручную проверять все ячейки, есть быстрый способ выбрать все ячейки, в которых есть раскрывающиеся списки (или любое правило проверки данных).

  • Перейти на главную -> Найти и выбрать -> Перейти к специальному.
  • В диалоговом окне «Перейти к специальному» выберите «Проверка данных».
    • У проверки данных есть два варианта: Все и То же. All выберет все ячейки, к которым применено правило проверки данных. То же самое будет выбирать только те ячейки, которые имеют то же правило проверки данных, что и для активной ячейки.
  • Нажмите ОК.

Это позволит мгновенно выбрать все ячейки, к которым применено правило проверки данных (включая раскрывающиеся списки).

Теперь вы можете просто отформатировать ячейки (задать цвет границы или фона) так, чтобы они были визуально видимыми, и вы случайно не скопировали в них другую ячейку.

Вот еще одна техника Джона Акампора, которую вы можете использовать, чтобы всегда отображать значок стрелки раскрывающегося списка. Вы также можете увидеть некоторые способы сделать это в видео от Mr. Excel.

Создание зависимого / условного раскрывающегося списка Excel

Вот видео о том, как создать зависимый раскрывающийся список в Excel.

Если вы предпочитаете читать, а не смотреть видео, продолжайте читать.

Иногда у вас может быть более одного раскрывающегося списка, и вы хотите, чтобы элементы, отображаемые во втором раскрывающемся списке, зависели от того, что пользователь выбрал в первом раскрывающемся списке.

Они называются зависимыми или условными раскрывающимися списками.

Ниже приведен пример условного / зависимого раскрывающегося списка:

В приведенном выше примере, когда элементы, перечисленные в «Выпадающем списке 2», зависят от выбора, сделанного в «Выпадающем списке 1».

А теперь давайте посмотрим, как это создать.

Вот шаги для создания зависимого / условного раскрывающегося списка в Excel:

Теперь, когда вы делаете выбор в раскрывающемся списке 1, параметры, перечисленные в раскрывающемся списке 2, автоматически обновляются.

Загрузить файл примера

Как это работает? — Условный раскрывающийся список (в ячейке E3) относится к = КОСВЕННО (D3). Это означает, что когда вы выбираете «Фрукты» в ячейке D3, раскрывающийся список в E3 ссылается на именованный диапазон «Фрукты» (с помощью функции КОСВЕННО) и, следовательно, перечисляет все элементы в этой категории.

Важное примечание при работе с условными раскрывающимися списками в Excel:

  • Когда вы сделали выбор и затем изменили родительский раскрывающийся список, зависимый раскрывающийся список не изменится и, следовательно, будет неправильной записью. Например, если вы выберете США в качестве страны, а затем выберите Флориду в качестве штата, а затем вернетесь и измените страну на Индию, штат останется как Флорида. Вот отличный учебник от Дебры по очистке зависимых (условных) раскрывающихся списков в Excel при изменении выбора.
  • Если основная категория состоит из более чем одного слова (например, «Сезонные фрукты» вместо «Фрукты»), то вместо этого необходимо использовать формулу = КОСВЕННО (ПОДСТАВИТЬ (D3, ”“, ”_”)). простой функции INDIRECT, показанной выше. Причина в том, что Excel не допускает пробелов в именованных диапазонах. Поэтому, когда вы создаете именованный диапазон, используя более одного слова, Excel автоматически вставляет символ подчеркивания между словами. Таким образом, диапазон с названием «Сезонные фрукты» будет «Сезонные_фрукты». Использование функции ПОДСТАВИТЬ в функции ДВССЫЛ обеспечивает преобразование пробелов в в символы подчеркивания.

Вам также могут понравиться следующие руководства по Excel:

.

javascript — Как изменить значения раскрывающегося списка при изменении другого раскрывающегося списка?

Переполнение стека

  1. Около
  2. Продукты

  3. Для команд
  1. Переполнение стека
    Общественные вопросы и ответы

  2. Переполнение стека для команд
    Где разработчики и технологи делятся частными знаниями с коллегами

  3. Вакансии
    Программирование и связанные с ним технические возможности карьерного роста

  4. Талант
    Нанимайте технических специалистов и создавайте свой бренд работодателя

  5. Реклама
    Обратитесь к разработчикам и технологам со всего мира

  6. О компании

.

Добавить комментарий

Ваш адрес email не будет опубликован. Обязательные поля помечены *