Как в access переименовать таблицу: ❶ Как переименовать таблицу 🚩 как переименовать запрос в access 🚩 Программное обеспечение

Создание, переименование и удаление таблицы. Microsoft Access 2007

Создание, переименование и удаление таблицы

Итак, вы открыли или создали базу данных (как это сделать, описано в разд. «Приступим к работе» в предыдущей главе). Теперь программа Access готова к работе с таблицами. Если вы создали пустую базу данных, программа автоматически создала и открыла новую пустую таблицу и вы можете начать заполнять эту таблицу (см. разд. «Редактирование данных в режиме таблицы» и разд. «Настройка полей таблицы в режиме конструктора»). Если вы создали базу данных на основе шаблона или работаете с существующей базой, вы можете создать новую таблицу или открыть ранее созданную.

Создание таблицы

Создать новую таблицу можно одним из следующих способов.

• Если вы желаете создать пустую таблицу, откройте на ленте вкладку Создание и нажмите кнопку Таблица или Конструктор таблиц . Программа Access создаст новую пустую таблицу и откроет ее, соответственно, в режиме таблицы или в режиме конструктора. Однако вы можете в любой момент переключиться на другой режим (см. разд. «Порядок работы с таблицами»).

• Если вы желаете создать типовую таблицу с помощью встроенного шаблона, откройте на ленте вкладку Создание и нажмите кнопку Шаблоны таблиц . В появившемся меню выберите подходящий шаблон таблицы. Программа Access создаст новую таблицу с заданными в шаблоне полями и откроет ее в режиме таблицы. Таблицу, созданную по шаблону, вы можете редактировать так же, как и обычную таблицу: добавлять и удалять столбцы, создавать новые записи и т. п.

Чтобы сохранить созданную таблицу, нажмите сочетание клавиш Ctrl + S . При первом сохранении таблицы программа предложит ввести ее название.

Открытие таблицы

Чтобы вносить изменения в ранее созданную таблицу, ее нужно сначала открыть. Для этого дважды щелкните кнопкой мыши на ее названии в области переходов. Таблица будет открыта в режиме таблицы.

Переименование таблицы

Если вы хотите изменить название таблицы, сначала закройте ее, если она открыта. Для этого нажмите кнопку

в правом верхнем углу вкладки или окна, где таблица открыта.

В области переходов щелкните правой кнопкой мыши на названии таблицы и в появившемся контекстном меню выберите пункт Переименовать . Введите новое название таблицы и нажмите клавишу Enter . Новое название будет автоматически сохранено, и ссылки на переименованную таблицу будут обновлены.

Если таблица была переименована ошибочно, сразу же после переименования нажмите сочетание клавиш Ctrl+Z для возврата прежнего названия.

Удаление таблицы

Перед удалением, как и перед переименованием, таблица должна быть закрыта. Чтобы закрыть таблицу, нажмите кнопку

в правом верхнем углу вкладки (или окна), в которой открыта таблица.

Если вы хотите удалить ошибочно созданную или ставшую ненужной таблицу, щелкните правой кнопкой мыши на ее названии в области переходов, а затем в появившемся контекстном меню выберите пункт Удалить. На экране появится панель, в которой нужно подтвердить удаление таблицы, нажав кнопку Да .

Если таблица была удалена ошибочно, сразу же после удаления нажмите сочетание клавиш Ctrl+Z .

Данный текст является ознакомительным фрагментом.

Читать книгу целиком

Поделитесь на страничке

Работа с таблицами — Access

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

При открытии таблицы или просмотре результатов запроса Access отображает результаты таблицы или запроса в режиме таблицы. Табличные данные или результаты запроса, отображаемые в режиме таблицы, обычно называются таблицами. Вы можете настроить внешний вид таблицы, чтобы отобразить определенные данные для использования в качестве простого отчета.

В этой статье

Сведения о таблицах

Упорядочение данных путем изменения и перемещения столбцов или строк

Изменение стиля сетки и цвета фона

Изменение формата текста

Суммирование данных путем добавления строки итогов

Применение сортировки и фильтрации

Сохранение изменений макета

Сведения о таблицах

Режимом таблицы называется визуальное представление данных, содержащихся в таблице, или результатов, полученных по запросу. В нем отображаются поля для каждой записи из таблицы, формы или результата запроса в формате таблицы (строки и столбца), как показано ниже.

По умолчанию таблицы и запросы открываются в режиме таблицы. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу или запрос, а затем в контекстном меню выберите команду Открыть , чтобы открыть таблицу или запрос в виде таблицы.

Когда вы захотите применить определенные форматы к строкам и столбцам или добавить строку итогов, таблица также может служить простым отчетом.

Упорядочение данных путем изменения и перемещения столбцов или строк

Вы можете упорядочить данные, чтобы упростить просмотр таблицы или отобразить только нужные данные в определенный момент времени. В этом разделе представлено несколько способов их решения.

Изменение размера столбцов или строк

Иногда не все столбцы в таблице помещаются на экран или распечатку, или отдельные столбцы могут занимать больше места, чем требуется для их содержимого. Кроме того, может потребоваться изменить высоту строк, чтобы текст, который не помещается в столбец, можно было продолжать на новой строке.

После открытия таблицы, запроса или формы в режиме таблицы можно вручную изменить размер отдельных столбцов или автоматически изменять размер столбца в соответствии с его содержимым.

Изменение размера столбца вручную

1. НаВедите указатель мыши на край столбца, размер которого вы хотите изменить.

2. Когда указатель примет вид двусторонней стрелки, перетащите границу столбца, пока не получите нужный размер.

Автоматическое изменение размера столбца

1. Чтобы изменить размер столбца в соответствии с его содержимым, наведите указатель мыши на край столбца, размер которого вы хотите изменить.

2. Когда указатель примет вид двусторонней стрелки, дважды щелкните край столбца.

Изменение размера нескольких столбцов

• Чтобы одновременно изменить размер нескольких столбцов, щелкните несколько смежных столбцов, удерживая нажатой клавишу SHIFT, а затем измените размер выделенных столбцов. Можно также выделить всю таблицу и изменить размер всех столбцов.

Изменение размера строк

• Чтобы изменить размер строк, наведите указатель мыши между любыми двумя селекторами записей в режиме таблицы и перетаскивайте его, пока не получите нужный размер.

Изменить размер каждой строки по отдельности можно только при изменении размера строки.

Изменение высоты строк по умолчанию

1. Чтобы изменить высоту строк по умолчанию, щелкните область выделения записи правой кнопкой мыши и выберите в контекстном меню пункт Высота строки .

2. В диалоговом окне Высота строки установите флажок Стандартная высота , а затем нажмите кнопку ОК.

Примечание: Отменить изменение ширины столбца или высоты строк невозможно, нажав кнопку » отменить » на панели быстрого доступа. Чтобы отменить изменения, закройте таблицу и нажмите кнопку нет , когда будет предложено сохранить изменения в макете таблицы. При нажатии кнопки нет будут также отменены другие изменения макета.

Перемещение столбца

Можно быстро изменить порядок столбцов в таблице, перетащив их в другое место таблицы. Например, вы можете сделать так, чтобы определенный столбец всегда оставался в представлении.

• Щелкните заголовок столбца, чтобы выделить столбец, или, удерживая нажатой клавишу SHIFT, выберите несколько смежных столбцов, а затем перетащите столбец или столбцы в новое место.

Переименование столбца

Иногда возникает необходимость переименовать столбец, чтобы лучше понять содержащиеся в нем данные. Например, если столбец с адресами электронной почты называется Емадд, можно легко понять его, изменив его на адрес электронной почты. Для этого щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца, выберите в контекстном меню команду Переименовать столбец и введите новое имя. Например, введите адрес электронной почты.

Отображение и скрытие столбцов

Если вы хотите, чтобы в таблице отображались или печатались только определенные столбцы, вы можете скрыть столбцы, которые не нужно отображать. Например, если вы работаете с базой данных контактных данных, вам может потребоваться отобразить только полное имя и адрес электронной почты для каждого контакта. Вы можете создать это представление, скрыв все остальные столбцы.

Скрытие столбцов

1. Щелкните заголовок столбца, который вы хотите скрыть.

   Чтобы выделить соседние столбцы, нажмите и удерживайте клавишу SHIFT и выберите Дополнительные заголовки столбцов.

   
   Примечание: Невозможно выбрать несмежные столбцы. Выберите дополнительные столбцы и скройте их отдельно.

2. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца и выберите в контекстном меню команду скрыть поля .

Показать столбцы

1. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок любого столбца и выберите в контекстном меню команду отобразить поля .

2. В диалоговом окне Отображение столбцов установите флажок рядом с каждым столбцом, который нужно отобразить, а затем нажмите кнопку Закрыть.

Изменение стиля сетки и цвета фона

При использовании таблицы можно улучшить внешний вид данных, изменив форматы, например стиль линий сетки или цвет фона, или создав разные цвета для чередующихся строк.

Настройка стиля сетки

1. На вкладке Главная в группе Форматирование текста щелкните стрелку рядом с кнопкой Сетка .

2. Выберите нужный стиль линий сетки.

Настройка цвета фона

1. На вкладке Главная в группе Форматирование текста щелкните стрелку рядом с кнопкой цвет фона .

2. Выберите нужный цвет фона.

Изменение цвета фона чередующихся строк

Вы можете задать цвет фона чередующихся строк в режиме таблицы независимо от цвета фона по умолчанию. Настроив чередующийся цвет фона, можно упростить различение смежных строк.

1. На вкладке Главная в группе Форматирование текста щелкните стрелку рядом с кнопкой альтернативный цвет строки .

2. Щелкните цвет фона, который вы хотите применить.

Изменение формата текста

После открытия таблицы, запроса или формы в режиме таблицы вы можете изменить внешний вид текста, включая форматирование. Обратите внимание, что изменения применяются ко всей таблице. Если вы хотите, чтобы изменения появлялись автоматически при следующем открытии таблицы, не забудьте нажать кнопку Да при закрытии таблицы, и вам будет предложено сохранить изменения в макете.

С помощью дополнительных команд в группе Форматирование текста на вкладке Главная можно изменять характеристики шрифта в таблице.

1. Щелкните любую ячейку в таблице.

2. На вкладке Главная в группе Форматирование текста выполните одно или несколько из указанных ниже действий.

   • Чтобы изменить шрифт, введите или щелкните шрифт в поле Шрифт .

   • Чтобы изменить размер шрифта, введите или щелкните его в поле Размер шрифта .

   • Чтобы изменить стиль шрифта, нажмите кнопку полужирный, курсивили Подчеркнутый текст (или любое сочетание трех из них).

   • Чтобы изменить цвет шрифта, щелкните стрелку рядом с кнопкой Цвет шрифта , а затем выберите цвет из палитры.

Суммирование данных путем добавления строки итогов

При добавлении строки итогов в таблицу можно быстро отобразить вычисляемый итог для столбца. В дополнение к суммированию столбца данных можно использовать строку итог для выполнения других вычислений, таких как поиск средних значений, подсчет количества элементов в столбце и поиск минимального или максимального значения в столбце данных.

Чтобы отобразить строку итогов, выполните указанные ниже действия.

1. На вкладке Главная в группе Записи нажмите кнопку Итоги.

   В нижней части таблицы появится новая строка со словом Сумма в первом столбце.

2. Щелкните любую ячейку, которая находится в той же строке, что и ячейка, содержащая слово Сумма.

3. Щелкните появившуюся стрелку, а затем выберите тип вычисления, которое будет отображаться в этой ячейке.

   Список доступных функций или типов вычислений зависит от тип данных столбца. Например, если столбец содержит значения денежных единиц, вы увидите список функций, которые применяются к вычислениям валют, например минимума или максимума.

Дополнительные сведения об использовании функции «итоги в строке» см. в статье Отображение итогов по столбцу в таблице с помощью строки»Итого».

Применение сортировки и фильтрации

Существует несколько дополнительных быстрых изменений, которые облегчают просмотр и печать таблицы. Например, на приведенном ниже рисунке названия компаний сортируются в алфавитном порядке.

• Чтобы применить сортировку, щелкните столбец правой кнопкой мыши (или щелкните стрелку в заголовке столбца) и выберите нужный вариант сортировки.

• Чтобы применить фильтр, щелкните стрелку в заголовке столбца и установите флажки для значений, которые вы хотите отобразить. Кроме того, вы можете щелкнуть текстовые фильтры или Числовые фильтры , чтобы создать более детализированные фильтры.

Сохранение изменений макета

После изменения макета и внешнего вида таблицы необходимо сохранить изменения, если вы хотите сохранить изменения при следующем открытии таблицы. При закрытии таблицы после внесения изменений в ее макет вам будет предложено сохранить изменения. Если нажать кнопку Да, изменения будут сохранены и применены в следующий раз, когда вы откроете таблицу. Если нажать кнопку нет, изменения будут удалены, а таблица будет открываться с параметрами макета по умолчанию (или последними сохраненными параметрами) при следующем открытии.

К началу страницы

Изменение новой базы данных, созданной на основе шаблона

Примечание: Мы стараемся как можно оперативнее обеспечивать вас актуальными справочными материалами на вашем языке. Эта страница переведена автоматически, поэтому ее текст может содержать неточности и грамматические ошибки. Для нас важно, чтобы эта статья была вам полезна. Просим вас уделить пару секунд и сообщить, помогла ли она вам, с помощью кнопок внизу страницы. Для удобства также приводим ссылку на оригинал (на английском языке).

Каждый шаблон, включенный в Access, — это полное приложение для отслеживания, содержащее предопределенные таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и связи. Эти шаблоны предназначены для того, чтобы быть в курсе, так что вы можете создать новую базу данных на основе шаблона и быстро приступить к работе. Однако иногда возникает необходимость изменить новую базу данных (например, добавить или переименовать поле или изменить отчет).

В этой статье объясняется, как выполнить наиболее распространенные изменения, которые могут потребоваться применить к базе данных, созданной из шаблона. Ознакомьтесь со ссылками на статьи, чтобы получить более подробные сведения о конкретных областях.

В этой статье

Основные сведения о таблицах и полях

Вставка и добавление поля в таблицу и создание нового поля

Удаление поля из таблицы

ПереИменование поля или таблицы

Добавление поля в форму или отчет

Добавление поля для хранения документов, файлов и изображений

Изменение способа отображения поля

Основные сведения о таблицах и полях

При создании базы данных вы сохраняете их в таблицах — в списках строк и столбцов — на основе тем. Элементы данных, которые нужно отслеживать, хранятся в полях (также называемых столбцами). Например, в таблице контакты вы можете создавать поля для фамилии, имени, номера телефона и адреса. В таблице «товары» можно создать поля для названия продукта, кода продукта и цены.

Очень важно выбирать поля с осторожностью. Например, как правило, создание поля для хранения вычисляемого значения — это неплохая идея. В большинстве случаев вы можете использовать Access для вычисления значения при необходимости. Когда вы выбираете поля, старайтесь хранить информацию в минимальных полезных частях. Например, вместо полного имени в одном поле рекомендуется хранить имя и фамилию отдельно. Как правило, если вам нужно отсортировать, сортировать, найти или выполнить расчет для элемента данных, расположите его в поле отдельно.

Дополнительные сведения о проектировании базы данных и выборе полей см. в статье Основные сведения о проектировании баз данных.

Поле имеет определенные параметры. Например, у каждого поля есть имя, которое однозначно определяет поле в таблице. Поле также имеет тип данных, который выбран в соответствии с данными, которые нужно сохранить. Тип данных определяет сохраняемые значения и операции, которые можно выполнять для этих значений, а также объем дискового пространства, которое нужно настроить для каждого значения. Каждое поле имеет связанную группу параметров, которые называются свойствами, определяющими внешний вид или характеристики поведения поля. Например, свойство Format определяет макет отображения поля (то есть, как он должен отображаться при отображении).

Вставка и добавление поля в таблицу и создание нового поля

Вы можете легко добавить поле в таблицу в режиме таблицы. Однако вы также можете добавить поле в таблицу в режиме конструктора. В режиме таблицы вы можете добавить поле, введя некоторые данные в ячейку под надписью щелкните, чтобы добавить заголовок столбца. Вы также можете добавить поле в таблицу в режиме конструктора.

Дополнительные сведения о добавлении полей в таблицу в режиме таблицы можно найти в статье Добавление и удаление столбцов в таблице.

Чтобы узнать больше о добавлении поля в таблицу в режиме конструктора, ознакомьтесь со статьей Создание таблицы и добавление полей.

Примечание: При добавлении нового поля в таблицу это поле не добавляется автоматически в существующие формы и отчеты. Вы должны вручную добавить поле к этим формам и отчетам, чтобы оно отображалось в них.

Удаление поля из таблицы

Если это возможно, следует избегать удаления поля из базы данных, созданной из одного из шаблонов, так как это означает, что поле будет использоваться в других объектах базы данных, например в формах и отчетах. Таким образом, при попытке использовать другие объекты базы данных, в которых используется это поле, объекты базы данных будут работать неправильно. Вам потребуется удалить все ссылки на поле из всех объектов, которые используют этот объект, чтобы они правильно работали.

Если вы решите удалить из базы данных поле, созданное на основе шаблона, это можно сделать в режиме таблицы или конструктора. Помните о том, что если другие объекты базы данных ссылаются на удаленное поле, необходимо изменить эти объекты, чтобы удалить ссылку. Например, если отчет содержит элемент управления, связанный с удаленным полем, и вы запускаете отчет, появляется сообщение об ошибке, поскольку приложению Access не удается найти данные для этого поля.

При удалении поля удаляются все данные, хранящиеся в этом поле. По этой причине следует соблюдать осторожность при удалении полей, поэтому перед удалением поля необходимо создать резервную копию базы данных.

Прежде чем можно будет удалить поле, необходимо убедиться, что он не участвует в связях между таблицами. При попытке удалить поле, для которого существуют связи, Access выдаст предупреждение о том, что необходимо сначала удалить связи.

Пошаговые инструкции по удалению связей между таблицами можно найти в статье Создание, изменение и удаление связей.

Пошаговые инструкции по удалению полей из таблиц приведены в статье Удаление поля.

ПереИменование поля или таблицы

По возможности следует избегать переименования поля или таблицы в базе данных, которая была создана из одного из указанных шаблонов: это означает, что поле или таблица будут использоваться в других объектах базы данных, таких как формы и отчеты. Таким образом, переименование поля или таблицы может создавать последствия при попытке использовать другие объекты базы данных, в которых используется это поле или таблица. Другие объекты могут не работать должным образом, если они будут ссылаться на старое имя. Для правильного функционирования других объектов необходимо изменить старое имя на новое. Если в категории Текущая база данных в диалоговом окне Параметры Access установлен флажок выполнять автозамену имен , большинство этих действий будет выполнено автоматически.

Возможно, вы захотите изменить текст, отображаемый в заголовке столбца в режиме таблицы. Это можно сделать без необходимости переименовывать поле. Если вы хотите изменить только текст в заголовке столбца, а вы не хотите переименовывать поле, ознакомьтесь с разделом изменение текста, отображаемого в заголовке столбца.

При необходимости вы можете переименовать таблицу в области навигации или переименовать поле либо в режиме таблицы, либо в режиме конструктора. Перед этим следует включить параметр автозамены имен , если он еще не включен.

Включение функции автоЗамены имен

Когда Вы переименовываете объект базы данных, например поле, таблицу, форму или отчет, обычно требуется, чтобы изменение имени распространялось во всей базе данных. В противном случае объекты, которые ссылаются на старое имя, не будут работать должным образом. Access предоставляет функцию автозамены имен, которая помогает распространить изменения имени. По умолчанию Автозамена имен включена для всех новых баз данных в Access. Однако если этот параметр отключен, вы можете включить его, выполнив указанные ниже действия.

Включение функции автоЗамены имен

1. Выберите Файл > Параметры. 

2. В левой области диалогового окна Параметры Access выберите пункт Текущая база данных.

3. В разделе Параметры автозамены именустановите флажок отслеживать автозамену имен , а затем установите флажок выполнять автозамену имен .

4. Если вы хотите сохранить таблицу, которая регистрирует все изменения, выполненные с помощью автоЗамены имен, установите флажок Журнал изменений автозамены имен .

5. Нажмите кнопку ОК.

6. Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку сохранить на панели быстрого доступа.

Примечание: Функция автоЗамены имен не совпадает с функцией автоЗамены. Функция автоЗамены имен исправляет ссылки между объектами. Функция автоЗамены автоматически исправляет слова и фразы, которые вы часто используете неправильно.

ПереИменование поля в режиме таблицы

1. В области навигации дважды щелкните таблицу, в которой вы хотите переименовать поле.

   Таблица откроется в режиме таблицы.

2. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца, который вы хотите переименовать, и выберите команду переименовать поле в контекстном меню.

3. Введите новое имя поля и нажмите клавишу ВВОД.

ПереИменование поля в конструкторе

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, в которой вы хотите переименовать поле, а затем в контекстном меню выберите пункт режим конструктора .

   Таблица откроется в режиме конструктора.

2. Щелкните ячейку в столбце имя поля для поля, которое вы хотите переименовать.

   
   Совет: Чтобы выделить все имя поля, наведите указатель мыши слева от первого символа в имени, пока указатель не примет вид стрелки, а затем нажмите кнопку.

3. Измените текст, переименование поля.

4. Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку сохранить на панели быстрого доступа.

Переименование таблицы

Вы можете переименовать таблицу и другие объекты базы данных прямо из области навигации.

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите переименовать, и выберите в контекстном меню команду Переименовать .

   
   Примечание: Вы должны закрыть все открытые объекты, которые ссылаются на таблицу, прежде чем можно будет переименовать ее.

2. Введите новое имя и нажмите клавишу ВВОД.

3. Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку сохранить на панели быстрого доступа.

Изменение текста, отображаемого в заголовке столбца

Заголовок — это заголовок или заголовок, который можно назначить полю, задав его свойство Caption . Заголовок не зависит от имени поля — каждое поле содержит имя поля и может содержать заголовок. Например, может потребоваться, чтобы имя поля состоять из одного слова без пробелов. Затем можно использовать свойство Caption , чтобы создать более описательное имя, содержащее пробелы. Надпись отображается вместо имени поля в режиме таблицы, а также в подписях и заголовках в запросах, формах и отчетах.

Если вы не предоставили текст для свойства Caption , по умолчанию используется имя поля.

Если вы хотите изменить имя, отображаемое в заголовке столбца в режиме таблицы, это можно сделать, не изменяя имя поля, задавая свойство Caption ( название ) поля. Чтобы изменить свойство заголовка поля, выполните указанные ниже действия.

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, в которой вы хотите изменить название, а затем в контекстном меню выберите пункт режим конструктора .

   Таблица откроется в режиме конструктора.

2. Щелкните ячейку в столбце имя поля для поля, для которого нужно настроить свойство captioning.

3. В нижней части в разделе Свойства поляна вкладке Общие нажмите кнопку подпись.

4. Введите новый заголовок для поля.

5. Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку сохранить на панели быстрого доступа.

В следующий раз, когда вы открываете таблицу в режиме таблицы, в заголовке столбца появится заголовок, а не имя поля.

К началу страницы

Добавление поля в форму или отчет

При создании базы данных, созданной на основе шаблона, она будет содержать ряд встроенных готовых форм и отчетов, которые можно сразу же приступить к работе. Однако вы можете столкнуться с тем, что вы хотите добавить дополнительное поле в форму или отчет. Когда вы добавляете поле в форму или отчет, вы создаете, что называется элементом управления.

Элементами управления называются объекты, которые используются для отображения данных или выполнения других действий, а также выводят элементы, улучающие пользовательский интерфейс (например, надписи и рисунки) и позволяют работать с ними. Элементы управления могут быть привязаны, свободны и вычислены.

Полный список типов элементов управления, которые можно использовать в формах и отчетах, приведены в статье Знакомство с элементами управления.

Добавление поля в форму или отчет в режиме макета

После того как вы создадите форму или отчет, вы можете легко настроить его дизайн, работая в режиме макета. С помощью реальных данных в качестве руководства можно настроить ширину полей и изменить порядок полей. Вы можете поместить новые поля в форму или отчет и настроить свойства для формы или отчета и их элементов управления.

Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет в области навигации, а затем в контекстном меню выберите пункт режим макета . Кроме того, вы можете нажать кнопку режим макета в строке состояния Access или щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку документа для формы или отчета и выбрать в контекстном меню пункт режим макета .

Открытие страницы свойств

• На вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Окно свойств.

  
  Сочетание клавиш Нажмите клавишу F4.

С помощью области список полей можно добавлять в макет поля из базовой таблицы или запроса. Чтобы открыть область список полей , на вкладке Формат в группе элементы управления нажмите кнопку Добавить существующие поля. Вы можете перетащить поля прямо из области список полей на макет.

Отображение области «список полей»

Добавление поля из области «список полей»

• Чтобы добавить одно поле, перетащите его из области список полей в тот раздел, в котором он должен отображаться в форме или отчете.

• Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Перетащите выделенные поля в форму или отчет.

При перетаскивании полей в раздел Access создает связанный элемент управления «текстовое поле» для каждого поля и автоматически разместит элемент управления «надпись» рядом с каждым полем.

Дополнительные сведения о формах и отчетах можно найти в статье Добавление поля в форму или отчет, Создание формы в Accessи Создание простого отчета.

Добавление поля для хранения документов, файлов и изображений

Вы можете использовать Access, чтобы добавить поле с типом данных вложения, чтобы сохранить один или несколько документов, файлов или изображений. Для хранения нескольких файлов в одном поле можно использовать поле вложения. В этом поле можно даже хранить несколько типов файлов. Например, в базу данных, в которой вы хотите получить доступ, вы можете прикрепить к записям для каждого контакта одно или несколько возможного возобновления в дополнение к фотографии.

Добавление поля вложения в таблицу

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, в которую вы хотите добавить поле, а затем в контекстном меню выберите пункт режим конструктора .

   Таблица откроется в режиме конструктора.

2. В столбце имя поля щелкните первую пустую строку и введите имя нового поля.

3. Щелкните соседнюю ячейку в столбце тип данных , а затем выберите вложение в списке.

4. Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку сохранить на панели быстрого доступа.

   При сохранении таблицы Access может вывести сообщение о том, что вы не можете отменить внесенные изменения. Это означает, что вы не можете преобразовать поле в другой тип данных, но можете удалить это поле, если вы считаете, что сделали ошибку.

5. Нажмите кнопку Да , чтобы подтвердить изменение.

После добавления поля вложения в таблицу вы можете добавить в нее документы, файлы или изображения с помощью диалогового окна вложения .

Добавление вложения в поле

1. В области навигации дважды щелкните таблицу, в которую вы хотите добавить вложение.

   Таблица откроется в режиме таблицы.

2. Дважды щелкните поле вложения в таблице.

   Откроется диалоговое окно Вложения.

3. Нажмите кнопку Добавить.

   Откроется диалоговое окно Выберите файл.

4. С помощью списка Поиск в выберите файл или файлы, которые вы хотите прикрепить к записи, выделите их и нажмите кнопку Открыть.

   Обратите внимание, что вы можете выбрать несколько файлов любого типа, которые поддерживаются.

5. Чтобы добавить файлы в таблицу, в диалоговом окне Вложения нажмите кнопку ОК.

   Access добавит файлы в поле и увеличит число, соответствующее вложению.

6. Если требуется добавить файлы в текущее поле или другие поля таблицы, повторите эти шаги.

Дополнительные сведения о полях вложений можно найти в статье Вложение файлов и рисунков в записи базы данных.

К началу страницы

Изменение способа отображения поля

Вы можете настроить отображение поля при отображении. Например, вы можете настроить формат отображения, который будет использоваться в базе данных, например в формах и отчетах, или при открытии таблицы в режиме таблицы. Чтобы настроить формат отображения, задается свойство Формат поля. Свойство Format поля затем наследуется автоматически новыми формами и отчетами, которые вы создаете.

Настройка формата отображения в режиме таблицы

1. В области навигации дважды щелкните таблицу, содержащую поле, формат которого вы хотите настроить.
   Таблица откроется в режиме таблицы.

2. Щелкните поле, формат отображения которого нужно настроить.

3. На вкладке поля в группе Форматирование щелкните стрелку в раскрывающемся списке рядом с полем Формати выберите нужный формат.

   Поле будет отображено с новым форматом отображения.

Настройка формата отображения в режиме конструктора

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, содержащую поле, формат отображения которого нужно изменить, а затем в контекстном меню выберите пункт режим конструктора .

   Таблица откроется в режиме конструктора.

2. Щелкните поле, формат отображения которого нужно настроить.

3. В разделе Свойства поляна вкладке Общие щелкните поле Формат .

4. Щелкните раскрывающийся список и выберите формат отображения.

5. Чтобы сохранить изменения, нажмите кнопку сохранить на панели быстрого доступа.

К началу страницы

Изменение таблиц в Access

После работы с вашей базой данных вы можете обнаружить, что вам нужно внести некоторые изменения в таблицы, в которых хранятся ваши данные. Access позволяет легко изменять таблицы в соответствии с потребностями вашей базы данных.

В этой статье вы узнаете, как создавать и переупорядочивать поля таблицы. Вы также узнаете, как обеспечить правильное и последовательное форматирование ваших данных таблицы путем установки правил проверки, ограничений символов и типов данных в ваших полях. Наконец, мы направим вас к дополнительным параметрам для выполнения простых математических функций в ваших таблицах.

Изменение таблиц

Помимо внесения базовых изменений в ваши таблицы, таких как добавление и перемещение полей, вы можете внести более сложные изменения, которые позволят вам устанавливать правила для ваших данных. Все эти изменения могут помочь сделать ваши таблицы еще более полезными.

Добавление и изменение полей

Access облегчает перегруппировку существующих полей и добавление новых. Когда вы добавляете новое поле, вы даже можете установить тип данных, который определяет, какие типы данных могут быть введены в это поле.

Чтобы добавить новое поле в существующую таблицу:

1. Откройте таблицу, затем щелкните заголовок с текстом. Нажмите «Добавить». Если у вас уже есть несколько полей, вам может потребоваться прокрутить весь путь вправо, чтобы увидеть это.





2. Появится раскрывающееся меню. Выберите тип данных, который вы хотите использовать для нового поля.
   • Текст : это параметр по умолчанию и лучше всего подходит для текста. Вы также должны выбрать его для чисел, с которыми вы не планируете заниматься математикой, например, почтовые индексы и номера телефонов.
   • Номер : это лучше всего для чисел, которые вы, возможно, захотите сделать с помощью, например, количества заказанного или проданного предмета.
   • Валюта : это автоматически форматирует номера в валюте, используемой в вашем регионе.
   • Дата и время : это позволяет вам выбрать дату из всплывающего календаря.
   • Да / Нет : вставляется флажок в поле.
   • Напоминание : это идеально подходит для большого количества текста, например описания продукта. Вы можете форматировать текст, введенный в поле memo.
   • Приложение . Это позволяет вам прикреплять файлы, например изображения.
   • Гиперссылка : создает ссылку на веб-сайт или адрес электронной почты.

   
   
   

3. Введите имя для своего поля, затем нажмите Enter.

Чтобы переместить поле:

1. Найдите поле, которое вы хотите переместить, а затем наведите курсор на нижнюю границу в заголовке поля. Ваш курсор станет четырехсторонней стрелкой
   .





2. Щелкните и перетащите поле в новое место.





3. Отпустите курсор. Поле появится в новом месте.

Расширенные параметры поля

На предыдущей странице вы узнали о настройке типа данных для новых полей. Когда вы задаете тип данных полей, вы действительно устанавливаете правило для этого поля. Базы данных часто включают в себя правила, поскольку они являются способом гарантировать, что пользователи вводят правильный тип данных.

Почему это важно? Компьютеры не так умны, как люди, о некоторых вещах. Хотя вы можете признать, что два и 2 или NC и Северная Каролина — одно и то же, Access не будет, и поэтому он не будет группировать эти вещи вместе. Обеспечение ввода данных в стандартном формате поможет вам лучше организовать, рассчитать и понять его.

Правила также могут определять параметры, которые у вас есть для работы с этими данными. Например, вы можете делать только математику с данными, введенными в числовые или валютные поля, и вы можете форматировать только текст, введенный в поля memo.

Существует три основных типа правил, которые вы можете задать для поля: тип данных, лимит символов и правила проверки.

Чтобы изменить тип данных для существующих полей:

1. Выберите поле, тип данных которого вы хотите изменить.
2. На ленте выберите вкладку «Поля», затем найдите группу «Форматирование». Нажмите стрелку раскрывающегося списка Тип данных.





3. Выберите нужный тип данных.





4. Тип данных поля будет изменен. В зависимости от выбранного вами типа данных вы можете заметить изменения в своей информации. Например, поскольку мы установили тип данных для поля «Электронная почта» в «Гиперссылка», все адреса электронной почты в этом поле теперь доступны для ссылок.

Нельзя изменять тип данных полей, если вы не уверены, что данные вашего поля находятся в правильном формате для нового типа данных. Например, изменение поля, содержащего только текст в тип номера, приведет к удалению всех ваших полевых данных. Этот процесс часто необратим.

Предельные значения полей

Установка лимита символов для поля устанавливает правило о том, сколько символов — букв, цифр, знаков препинания и даже пробелов — можно ввести в это поле. Это может быть полезно, чтобы данные в ваших отчетах были краткими или чтобы заставить пользователей вводить данные определенным образом.

Например, в приведенном ниже примере пользователь вводит записи, содержащие адреса. Если вы установите предел символов в поле состояния как 2, пользователь может ввести только 2 символа информации. Это означает, что он должен вводить почтовые сокращения для штатов вместо их полных имен — здесь, Северная Каролина, вместо Северной Каролины. Обратите внимание, что вы можете установить предел символов только для полей, определенных как текст.

Чтобы установить лимит символов для поля:

1. Выберите нужное поле.
2. Перейдите на вкладку «Поля» в группе вкладки «Инструменты таблицы», затем найдите группу «Свойства».
3. В поле рядом с полем «Размер поля» введите максимальное количество символов, которое вы хотите разрешить в своем поле.





4. Сохраните таблицу.

Правила валидации

Правило проверки это правило, которое диктует, какую информацию можно ввести в поле. Когда правило проверки правильное, пользователь не может вводить данные, нарушающие правило. Например, если мы просим пользователей ввести имя состояния в таблицу с контактной информацией, мы можем создать правило, которое ограничивает допустимые ответы на почтовые индексы штата США. Это помешало бы пользователям вводить что-то, что на самом деле не являлось реальным почтовым кодом штата.

В приведенном ниже примере мы применим это правило к таблице наших клиентов . Это довольно простое правило проверки — мы просто назовем все допустимые ответы, которые пользователь может ввести, что означает, что пользователи не могут вводить что-либо еще в запись. Тем не менее, можно создавать правила достоверности, которые намного сложнее.

Чтобы создать правило проверки:

1. Выберите поле, в которое вы хотите добавить правило проверки. В нашем примере мы установим правило для поля State.
2. На ленте выберите вкладку «Поля», затем найдите группу «Проверка поля ». Нажмите выпадающую команду «Проверка», затем выберите «Правило проверки поля».





3. Появится диалоговое окно «Конструктор выражений» . Щелкните текстовое поле и введите свое правило проверки.
   • В нашем примере, мы хотим ограничить данные в государственном поле для фактического состояния почтовых кодов. Мы будем вводить каждый из допустимых ответов в кавычках и разделять их словом Or, что позволяет Access знать, что это поле может принимать ответ «AL» или «AK» или «AZ» или любое другое выражение, вступил.

4. После того как вы удовлетворены правилом проверки, нажмите «ОК» . Диалоговое окно закроется.
5. Еще раз нажмите кнопку «Выдавить подтверждение» . На этот раз выберите «Сообщение проверки поля».





6. Появится диалоговое окно «Ввести подтверждение» . Введите фразу, которую вы хотите отобразить в сообщении об ошибке, когда пользователь пытается ввести данные, нарушающие правило проверки. Ваше сообщение должно информировать пользователя о том, какие данные разрешены.





7. Когда вы удовлетворены сообщением об ошибке, нажмите «ОК».
8. Правило проверки теперь включено в поле. Пользователи не смогут вводить данные, нарушающие правило.

Дополнительные параметры таблицы

Вычисленные поля и итоговые строки

Добавление вычисленных полей и итоговых строк в таблицу позволяет выполнять вычисления с использованием данных таблицы. Вычисленное поле вычисляет данные в одной записи, а итоговая строка выполняет вычисление по всему полю данных.

Всякий раз, когда вы видите промежуточный итог для одной записи, вы смотрите на вычисленное поле. Аналогично, общая сумма в нижней части таблицы действительно является итоговой строкой.

Понравилась статья? Поделитесь ею с друзьями и напишите отзыв в комментариях!

Таблицы базы данных Access в режиме таблица

Работа с таблицами базы данных Access в режиме таблицы

2009-12-23

Автор: Владимир Ткаченко

Источник: Обучение в интернет

В разделе Создание базы данных изложены вопросы создания таблиц, их заполнение и установление логических связей между ними. Но, к сожалению, не были рассмотрены некоторые операции, которые можно выполнять в таблицах базы данных Access в режиме таблицы.

В режиме таблицы можно выполнять следующие операции:

• редактировать и просматривать данные;
• изменять размеры столбцов и строк таблицы;
• изменять порядок столбцов;
• добавлять, удалять и переименовывать поля таблиц;
• сортировать записи в таблице;
• осуществлять поиск данных в ячейках таблицы и замену их при необходимости;
• выполнять фильтрацию данных;

Для просмотра и редактирования данных в таблице БД в режиме таблицы необходимо открыть таблицу, а для этого в окне базы данных надо дважды щелкнуть на требуемой таблице. На экране появится таблица БД в режиме таблицы.

Рис. 1.

Данные в таблице можно просматривать, перемещаясь по ней с помощью клавиш перемещения курсором, клавиш Tab, Enter, Shift+Tab или воспользоваться манипулятором мышь. Редактирование данных в таблице БД осуществляется аналогично редактированию данных в таблице документа MS Word.

Рис. 2.

Изменения размеров столбцов и строк в таблице БД осуществляется аналогично изменению размеров столбцов и строк в MS Excel, то есть ширина столбцов и высота строк изменяется перетаскиванием их границ.

Для перемещения столбца его необходимо выделить, щелкнув на заголовке столбца, а затем
установить указатель мыши на заголовке столбца, нажав левую клавишу мыши, перетащить влево или вправо на новое место. Необходимо отметить, что перемещение столбцов таблицы в режиме таблицы не приведет к изменению полей в других режимах, например в режиме конструктор.

В таблице в режиме таблицы можно добавить, удалить и переименовать поля. Для вставки нового столбца выделите столбец справа от того места куда его надо вставить
и выберите команду Вставка/Столбец. СУБД Access создаст столбец с именем Поле 1. Для удаления столбца его необходимо выделить и щелкнуть на нем правой кнопкой мыши, затем из контекстного меню выбрать команду Удалить столбец. Чтобы переименовать заголовок столбца надо дважды щелкнуть на его имени, ввести новое имя и нажать Enter или воспользоваться контекстным меню.

Рис. 3.

Для выполнения операции сортировка записей по возрастанию или убыванию необходимо выделить один из столбцов (данные, которого используются для упорядочения записей), щелкнув на заголовке этого столбца. Затем выполнить команду Записи/Сортировка/Сортировка по возрастанию или убыванию. Кроме того, для сортировки можно воспользоваться пиктограммами на панели инструментов или контекстное меню.

Операция поиск данных в ячейках таблицы и замена их при необходимости осуществляется аналогично поиску и замене текста в документах MS Word.

Для поиска данных в таблице можно использовать и фильтры, которые отображают на экране только записи, соответствующие определенным условиям. Самым простым способом отфильтровать требуемые записи — это воспользоваться фильтром по выделенному. Для этого необходимо сначала выделить данные в таблице, которые будут использованы для отбора. Затем выбрать команду Записи/Фильтр/Фильтр по выделенному или воспользоваться пиктограммой Фильтр по выделенному на панели инструментов. В таблице будут отображаться только записи, в которых имеются выделенные данные. Для отмены фильтрации надо щелкнуть на пиктограмме Удалить фильтр на панели инструментов.

Рис. 4.

Более широкие возможности имеет Обычный фильтр. Этот способ фильтрации позволяют отбирать записи по несмежным полям, например по коду группы и полу студентов. Для применения этого способа фильтрации выберите команду Записи/Фильтр/Изменить фильтр или щелкните на кнопке Изменить фильтр на панели инструментов.

В результате на экране появится окно Фильтр, в котором отображается всего лишь одна пустая строка, а внизу окна ярлычок Найти. В полях окна надо выбрать (из открывающихся списков) те значения, по которым необходимо осуществлять фильтрацию и щелкнуть на кнопке Применение фильтра на панели инструментов. Для отмены требуется щелкнуть на пиктограмме Удалить фильтр.

Использование расширенного фильтра целесообразно применять в том случае, когда требуется не только отфильтровать записи, но и одновременно осуществлять их сортировку. Для вызова расширенного фильтра надо выбрать команду Записи/Фильтр/Расширенный фильтр, откроется окно фильтра, в котором отображается текущая таблица. В этом окне можно задать критерии условия отбора, тип сортировки по нескольким полям.

Управление связанными таблицами — Access

Связывание с внешними источниками данных и создание решений на основе различных наборов данных — это сила Office Access. Диспетчер связанных таблиц — это центральное расположение для просмотра и управления всеми источниками данных и связанными таблицами в базе данных Access. По истечении времени может потребоваться обновление, повторное связывание, поиск, изменение или удаление связанных таблиц из-за изменений в местоположении источника данных, имени таблицы или табличной схеме. Например, вы переходите с теста в производственную среду, поэтому вам нужно изменить расположение источника данных. Если требования к решению изменились, вы также можете добавить или удалить связанные таблицы.

Примечание   . В зависимости от используемой версии Access диалоговое окно « Диспетчер связанных таблиц » работает иначе. В Microsoft 365 вы можете использовать это диалоговое окно для обновления, повторной привязки, добавления, изменения, поиска и удаления связанных таблиц, но нельзя экспортировать данные в Excel. В Microsoft Access 2016 и более поздних версиях диалоговое окно значительно упрощается, но вы можете экспортировать данные в Excel.

Ведение каждого источника данных и связанных с ним таблиц с помощью диспетчера связанных таблиц

Подготовка

Существует несколько подходов к использованию диспетчера связанных таблиц, но рекомендуется выполнить описанные ниже действия.

1. Обновите источник данных, чтобы убедиться в успешности ссылок и выявить проблемы.

2. Если при работе с источником данных возникла проблема, введите правильное расположение при появлении соответствующего запроса или измените источник данных, чтобы устранить проблемы.

3. Повторно свяжите отдельные таблицы, которые имеют состояние сбоя . Access автоматически обновляет состояние для обозначения успеха или сбоя.

4. Повторите действия 1 – 3, пока не будут устранены все проблемы.

К началу страницы

Обновление источника данных и связанных таблиц

Обновите источник данных и связанные таблицы, чтобы убедиться в том, что источник данных доступен и связанные таблицы работают правильно.

1. Выберите Внешние данные > Диспетчер связанных таблиц.

   
   Совет    Чтобы обновить определенную связанную таблицу в области навигации, щелкните ее правой кнопкой мыши и выберите команду Обновить ссылку. Вы также можете навести указатель мыши на имя связанной таблицы, чтобы просмотреть строку подключения и другие сведения.

2. В диалоговом окне Диспетчер связанных таблиц выберите источник данных или отдельные связанные таблицы.

   Выбор источника данных выделяет все связанные таблицы. Развертывание (+) записей в источнике данных для выбора отдельных связанных таблиц.

3. Нажмите кнопку Обновить.

4. Если у вас возникли проблемы с расположением источника данных, введите правильное расположение, если будет предложено или изменен источник данных.

5. Убедитесь в том, что столбец состояние отображается (возможно, потребуется прокрутить его), а затем проверьте его, чтобы увидеть результаты.

   • 
     
     Ошибкой
         Связанные таблицы успешно обновлены.

   • 
     
     Сбой
         Возникла проблема с одной или несколькими связанными таблицами. Ниже перечислены наиболее распространенные причины неудачных появления: новые учетные данные или изменение имени таблицы. Чтобы устранить эту проблему, повторно свяжите источник данных или связанную таблицу.

6. Нажмите кнопку Обновить еще раз, чтобы исправить все ошибки связанной таблицы, а столбец Status — «успешно«.

К началу страницы

Повторное связывание источника данных или связанной таблицы

Повторно свяжите источник данных, чтобы изменить его расположение и связанную таблицу, чтобы изменить ее имя.

1. Выберите Внешние данные > Диспетчер связанных таблиц.

   
   Совет    На панели навигации можно навести указатель мыши на имя связанной таблицы, чтобы просмотреть строку подключения и другие сведения.

2. В диалоговом окне Диспетчер связанных таблиц выберите источник данных или отдельные связанные таблицы.

   Возможно, вам потребуется развернуть (+) записи в столбце источник данных .

3. Нажмите кнопку повторное связывание.

4. Независимо от того, есть ли в Access источник данных, Access предложит вам указать новое расположение источника данных. После того как вы введете нужное расположение, вы можете оставить существующие имена связанных таблиц без изменений или выбрать новые имена таблиц.

5. Убедитесь в том, что столбец состояние отображается (возможно, потребуется прокрутить его), а затем проверьте его, чтобы увидеть результаты.

   • 
     
     Ошибкой
         Связь между связанными таблицами успешно обновлена.

   • 
     
     Сбой
         Возникла проблема с одной или несколькими связанными таблицами.

6. Вам будет предложено ввести имя новой таблицы. В некоторых случаях может потребоваться выбрать новую таблицу из списка таблиц. Если вам будет предложено ввести строку подключения, введите ее в поле строка подключения . Access автоматически обновляет состояние для обозначения успеха или сбоя.

7. Установите флажок повторное связывание , пока не будут исправлены все связанные таблицы, а в столбце Status появится надпись «успешно«.

К началу страницы

Поиск связанной таблицы

Если у вас много связанных таблиц, вы можете найти нужные сведения с помощью поля поиска в верхней части диалогового окна Диспетчер связанных таблиц .

1. Введите текста в поле Поиск.

   Access выполнит поиск по имени источника данных и столбцам сведений об источнике данных , чтобы найти совпадение.

   При поиске не учитывается регистр, а для динамического списка имен таблиц ссылок используются типы с упреждающей Отделом.

2. Чтобы сбросить экран, очистите поле поиска .

К началу страницы

Изменение источника данных

В зависимости от источника данных вы можете изменить отображаемое имя, путь к источнику данных, имя файла, пароль или строку подключения.

1. Выберите Внешние данные > Диспетчер связанных таблиц.

   
   Совет    На панели навигации можно навести указатель мыши на имя связанной таблицы, чтобы просмотреть строку подключения и другие сведения.

2. В диалоговом окне Диспетчер связанных таблиц выберите источник данных, наведите указатель мыши на источник данных и нажмите кнопку изменить.

3. Измените сведения в диалоговом окне Изменение ссылки .

   
   Изменение сведений об источнике данных Excel

4. Нажмите кнопку Готово.

К началу страницы

Добавление источника данных и связанных таблиц

Вы можете добавлять следующие типы источников данных: Access, SQL (сервер и Azure), Excel или Custom (текст, Microsoft Dynamics, список Шаепоинт, ODBC).

Совет    Для разработчиков Access, которые вводят строки подключения в коде VBA, рекомендуется добавить и изменить строку соединения в диалоговом окне Диспетчер связанных таблиц , вместо того чтобы изменять код непосредственно или написать сложный код, который автоматически изменяет строки соединения.

1. Выберите Внешние данные > Диспетчер связанных таблиц.

2. В диалоговом окне Диспетчер связанных таблиц нажмите кнопку Добавить.

3. Чтобы улучшить возможности обнаружения и смысла, введите имя в поле Отображаемое имя . Отображаемое имя по умолчанию — тип источника данных.

   Это имя отображается в столбце источник данных , вы можете отсортировать этот столбец, и вы можете использовать его для классификации источников данных, что особенно полезно при наличии большого количества источников данных.

4. Выполните одно из следующих действий:

5. Выберите Закрыть.

К началу страницы

Удаление источника данных или связанной таблицы

Возможно, вы хотите удалить источник данных или связанную таблицу, так как они больше не нужны и не изменяют диалоговое окно » диспетчер таблиц ссылок «.

1. Выберите Внешние данные > Диспетчер связанных таблиц.

2. В диалоговом окне » Диспетчер связанных таблиц » выберите один или несколько источников данных или связанных таблиц.

   Возможно, вам потребуется развернуть (+) записи в столбце источник данных .

3. Нажмите кнопку Удалить.

4. При появлении запроса на подтверждение нажмите кнопку Да.

   При удалении связанной таблицы удаляются только те данные, которые использовались для ее открытия в источнике данных, а не в самой таблице.

К началу страницы

См. также

Экспорт сведений о связанных источниках данных в Excel

Введение в импорт, связывание и экспорт данных в Access

Управление источниками данных ODBC

Изменение типа данных для поля

Используйте программу чтения с экрана для создания таблиц в базах данных Access для настольных ПК

Эта статья предназначена для людей с нарушениями зрения, которые используют программу чтения с экрана с продуктами Office и являются частью набора материалов Office Accessibility. Для получения более общей справки посетите главную страницу службы поддержки Office.

Используйте Access с клавиатурой и средством чтения с экрана, чтобы добавить таблицы в базу данных Access рабочего стола. Мы протестировали его с экранным диктором и NVDA, но он может работать с другими программами чтения с экрана, если они соответствуют общим стандартам и методам обеспечения доступности.Вы также узнаете, как сохранять, переименовывать и удалять таблицы.

В этой теме

Таблицы в Access

Таблицы — важные объекты в базе данных, потому что они содержат всю информацию или данные. Например, база данных для бизнеса может иметь таблицу Contacts , в которой хранятся имена поставщиков, адреса электронной почты и номера телефонов. Прежде чем создавать таблицы, рассмотрите свои требования и определите все таблицы, которые могут вам понадобиться.Для получения помощи в планировании и проектировании базы данных см. Основы проектирования базы данных.

Реляционная база данных, такая как Access, обычно имеет несколько логически связанных таблиц. В хорошо спроектированной базе данных каждая таблица хранит данные о конкретном предмете, например о сотрудниках или продуктах. В таблице есть записи (строки), поля (столбцы) и значения полей (ячейки) для каждой записи.

• Запись (строка) содержит определенные данные, например информацию о конкретном сотруднике или продукте.

• Поле (столбец) содержит данные об одном аспекте темы таблицы, например имя, адрес электронной почты или цену.

• Значение поля (ячейка) для записи содержит различные типы данных, такие как текст, числа, даты и гиперссылки.

Хотя каждая таблица хранит данные о конкретном предмете, таблицы в реляционной базе данных, такой как Access, хранят данные о связанных предметах.Например, база данных может содержать следующее:

• Таблица клиентов, в которой перечислены клиенты вашей компании и их адреса

• Таблица продуктов, в которой перечислены продукты, которые вы продаете, включая цены и изображения для каждого элемента

• Таблица заказов, отслеживающая заказы клиентов

Чтобы связать данные, хранящиеся в разных таблицах, вы создаете отношения.Отношение — это логическая связь между двумя таблицами, имеющими общее поле. Для получения информации о создании отношений между таблицами в базе данных Access для настольных компьютеров см. Создание, изменение или удаление отношения.

Добавить стол

1. Откройте новую или существующую базу данных.

2. Чтобы создать таблицу, нажмите клавиши ALT + C, T, N, чтобы выбрать Таблица на вкладке ленты Создать .Добавляется новая таблица, и вы слышите: «Таблица N». Фокус находится на значении второго поля первой записи. (Имя по умолчанию для первого поля — ID .)

3. Введите свои данные в таблицу. Вы также можете вставить данные из другого источника, например из книги Excel. Дополнительные сведения см. В разделе Копирование и вставка с использованием буфера обмена Office.

   Когда вы вводите значение поля в новое поле и переходите к следующему значению поля с помощью клавиш со стрелками, Access автоматически называет поле FieldN .

Переименовать заголовок поля

Вы можете переименовать заголовок поля (столбца) в таблице.

1. Чтобы выбрать поле в любой записи, поместите фокус на поле и нажмите Ctrl + пробел. Столбец выбран.

2. Чтобы открыть контекстное меню, нажмите Shift + F10.

3. Чтобы выбрать Переименовать поле , нажмите N.Фокус переместится на заголовок поля, и вы услышите «Выход из меню, таблица, строка N», имя поля и «Тип и текст». Введите новое имя для поля.

Совет: Значимые имена заголовков, такие как Название продукта или Цена, помогут вам узнать, что содержит каждое поле, не видя его содержимого.

Вставить поле

Вы можете вставить поле (столбец) слева от любого существующего поля в таблице.

1. Чтобы выбрать поле, которое вы хотите вставить слева, в любой строке, установите фокус в поле и нажмите Ctrl + пробел. Столбец выбран.

2. Чтобы открыть контекстное меню, нажмите Shift + F10.

3. Чтобы выбрать Вставить поле , четыре раза нажмите F, затем нажмите Enter. Фокус переместится на первую запись нового поля.

Добавить поле

Вы можете создать новое поле (столбец) в правой части таблицы.

1. Перейдите к записи, вокруг которой вы хотите добавить новое поле.

   • Чтобы перейти к первой записи таблицы, нажмите Ctrl + Home.

   • Чтобы перейти к последней записи последнего поля в таблице, нажмите Ctrl + End.

2. Чтобы создать новое поле в правой части таблицы, нажимайте клавишу Стрелка вправо, пока не услышите номер строки и «Столбец, щелкните, чтобы добавить».

3. Введите значение поля для текущей записи. Когда вы переходите в другую ячейку, новое поле добавляется с именем по умолчанию FieldN .

4. Чтобы перейти к первой записи нового поля, нажмите Ctrl + стрелка вверх.

Сохранить таблицу

После создания новой таблицы или изменения существующей таблицы сохраните свою работу.

1. Чтобы сохранить таблицу, нажмите Ctrl + S или Alt + F, S.

   При первом сохранении таблицы открывается диалоговое окно Сохранить как , и вы слышите «Сохранить как» и имя таблицы по умолчанию.

   Примечания:

   • Если вы попытаетесь закрыть таблицу без сохранения изменений, появится диалоговое окно подтверждения.Чтобы сохранить таблицу перед ее закрытием, нажмите Alt + Y. Чтобы отменить изменения, нажмите Alt + N.

   • Когда вы сохраняете изменения в существующей таблице, таблица получает имя, которое вы ей дали ранее. Чтобы переименовать таблицу при сохранении, нажмите F12. Откроется диалоговое окно Сохранить как , в котором можно ввести новое имя.

2. Введите имя таблицы и нажмите клавишу ВВОД.

   При первом сохранении таблицы дайте ей имя, которое описывает данные, которые она содержит, например Клиенты , Запасные части или Продукты .

   Совет: Определитесь с соглашением об именах для объектов в вашей базе данных и используйте его последовательно.

Переименовать таблицу

Примечание. Невозможно переименовать таблицу, когда она открыта.Чтобы закрыть активную таблицу, нажмите Ctrl + W. Фокус переместится на следующую открытую таблицу. Если открытых таблиц не осталось, фокус переместится на панель Navigation .

1. В области навигации нажимайте клавишу TAB, пока не услышите «Таблицы», а затем нажимайте клавишу Стрелка вниз, пока не услышите название нужной таблицы.

2. Чтобы открыть контекстное меню таблицы, нажмите Shift + F10.

3. Чтобы выбрать Переименовать в контекстном меню, дважды нажмите M, а затем нажмите Enter. Вы услышите: «Переименовать».

4. Введите новое имя и нажмите Enter.

Удалить таблицу

1. В представлении Datasheet закройте все таблицы. Фокус переместится на панель навигации .

2. Нажимайте клавишу Стрелка вниз, пока не услышите название таблицы, которую хотите удалить.

3. Нажмите Удалить. Откроется окно с просьбой подтвердить удаление. Акцент делается на кнопке Да .

4. Чтобы удалить таблицу, нажмите Enter.

Примечание: Чтобы переключиться на представление Datasheet из представления Design , нажмите Alt + H, W, а затем H.Чтобы переключиться в представление Design из представления Datasheet , нажмите клавиши ALT + H, W, а затем D.

См. Также

Используйте программу чтения с экрана для запуска Access

Используйте средство чтения с экрана, чтобы добавить или удалить столбец в базах данных Access для настольных компьютеров

Используйте программу чтения с экрана для переноса данных Excel в настольные базы данных Access

Используйте программу чтения с экрана для экспорта таблицы Access в текстовый файл

Использование средства чтения с экрана для экспорта таблицы Access в книгу Excel

Сочетания клавиш для доступа

Используйте программу чтения с экрана для изучения и навигации по Access

Служба технической поддержки для клиентов с ограниченными возможностями

Корпорация Майкрософт хочет предоставить всем своим клиентам наилучшие возможности.Если у вас есть инвалидность или у вас есть вопросы, связанные со специальными возможностями, обратитесь в службу поддержки Microsoft Disability Answer Desk для получения технической помощи. Группа поддержки службы поддержки инвалидов обучена использованию многих популярных вспомогательных технологий и может предложить помощь на английском, испанском, французском и американском языке жестов. Посетите сайт Microsoft Disability Answer Desk, чтобы узнать контактную информацию для вашего региона.

Если вы являетесь государственным, коммерческим или корпоративным пользователем, обратитесь в службу справки по вопросам инвалидности предприятия.

.

Измените новую базу данных, созданную на основе шаблона

Каждый шаблон, включенный в Access, представляет собой законченное приложение для отслеживания, которое содержит предварительно определенные таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и взаимосвязи. Эти шаблоны предназначены для немедленного использования в готовом виде, чтобы вы могли создать новую базу данных на основе шаблона и быстро приступить к работе. Однако могут возникнуть ситуации, когда вы захотите изменить свою новую базу данных, например, чтобы добавить или переименовать поле или изменить отчет.

В этой статье объясняется, как выполнить наиболее распространенные изменения, которые вы можете применить к базе данных, созданной на основе шаблона. См. Ссылки на статьи для получения более подробной информации о конкретных областях.

Что ты хочешь сделать?

Изучите основы таблиц и полей

Добавить поле в таблицу

Удалить поле из таблицы

Переименовать поле или таблицу

Добавить поле в форму или отчет

Добавьте поле для хранения документов, файлов или изображений

Изменить способ отображения поля

Изучите основы таблиц и полей

Когда вы создаете базу данных, вы храните свои данные в таблицах — тематических списках строк и столбцов.Вы сохраняете элементы информации, которые хотите отслеживать, в полях (также называемых столбцами). Например, в таблице контактов вы можете создать поля для фамилии, имени, номера телефона и адреса. Для таблицы продуктов вы можете создать поля для названия продукта, идентификатора продукта и цены.

Важно тщательно выбирать поля. Например, создание поля для хранения вычисленного значения обычно — плохая идея. В большинстве случаев вы можете попросить Access вычислить значение, когда это необходимо.Выбирая поля, старайтесь хранить информацию в мельчайших полезных частях. Например, вместо полного имени в одном поле рассмотрите возможность сохранения имени и фамилии отдельно. Как правило, если вам нужно составить отчет, отсортировать, найти или выполнить вычисление элемента информации, поместите его в отдельное поле.

Дополнительные сведения о проектировании базы данных и выборе полей см. В статье Основы проектирования базы данных.

Поле имеет определенные определяющие характеристики.Например, каждое поле имеет имя, однозначно определяющее поле в таблице. Поле также имеет тип данных, который выбирается в соответствии с информацией, которая будет сохранена. Тип данных определяет значения, которые могут быть сохранены, и операции, которые могут быть выполнены с этими значениями, а также объем памяти, выделенный для каждого значения. Каждое поле также имеет связанную группу параметров, называемых свойствами, которые определяют внешний вид или характеристики поведения поля. Например, свойство Format определяет макет отображения поля, то есть то, как оно должно отображаться при отображении.

Добавить поле в таблицу

Вы можете легко добавить поле в таблицу в режиме таблицы. Однако вы также можете добавить поле в таблицу в режиме конструктора. В режиме таблицы вы добавляете поле, вводя некоторые данные в ячейку под заголовком столбца Нажмите, чтобы добавить . Вы также можете добавить поле в таблицу в режиме конструктора.

Чтобы узнать больше о добавлении поля в таблицу в режиме таблицы, см. Статью Добавление или удаление столбца в таблице.

Чтобы узнать больше о добавлении поля в таблицу в режиме конструктора, см. Статью Создание таблицы и добавление полей.

Примечание. Когда вы добавляете новое поле в таблицу, оно не добавляется автоматически в существующие формы и отчеты. Вы должны вручную добавить поле в эти формы и отчеты, чтобы оно отображалось в них.

Удалить поле из таблицы

По возможности следует избегать удаления поля из базы данных, созданного на основе одного из предоставленных шаблонов — вполне вероятно, что поле используется в других объектах базы данных, таких как формы и отчеты.Таким образом, удаление поля приведет к последствиям, когда вы попытаетесь использовать другие объекты базы данных, которые используют это поле — объекты базы данных не будут работать должным образом. Вам придется удалить все ссылки на поле из всех объектов, которые его используют, чтобы эти другие объекты работали правильно.

Когда вы решите, что необходимо удалить поле из базы данных, созданной на основе шаблона, вы можете сделать это в режиме таблицы или в режиме конструктора. Помните, что если другие объекты базы данных ссылаются на удаленное поле, вы должны изменить эти другие объекты, чтобы удалить ссылку.Например, если отчет включает элемент управления, привязанный к удаленному полю, и вы запускаете отчет, появляется сообщение об ошибке, поскольку Access не может найти данные для поля.

Когда вы удаляете поле, вы навсегда удаляете всю информацию, хранящуюся в этом поле. По этой причине вы должны проявлять осторожность при удалении полей и должны создать резервную копию своей базы данных перед удалением поля.

Прежде чем вы сможете удалить поле, вы должны убедиться, что оно не участвует ни в каких отношениях таблиц.Если вы попытаетесь удалить поле, для которого существуют отношения, Access предупредит вас, что вы должны сначала удалить отношения.

Пошаговые инструкции по удалению связи таблицы см. В статье Создание, изменение или удаление связи.

Пошаговые инструкции по удалению полей из таблиц см. В статье Удаление поля.

Переименовать поле или таблицу

По возможности следует избегать переименования поля или таблицы в базе данных, созданной на основе одного из предоставленных шаблонов — вполне вероятно, что поле или таблица используются в других объектах базы данных, таких как формы и отчеты.Таким образом, переименование поля или таблицы может привести к последствиям, когда вы попытаетесь использовать другие объекты базы данных, которые используют это поле или таблицу. Другие объекты могут работать не так, как ожидалось, если они по-прежнему ссылаются на старое имя. Чтобы другие объекты работали правильно, старое имя необходимо изменить на новое. Если в категории Текущая база данных диалогового окна Параметры доступа установлен флажок « Выполнить автозамену имени », большая часть этой работы будет выполнена за вас автоматически.

Возможно, вы захотите изменить текст, который отображается в заголовке столбца в режиме таблицы. Вы можете сделать это, не переименовывая поле. Если вы хотите изменить только текст в заголовке столбца и не хотите переименовывать поле, см. Раздел «Изменение текста, отображаемого в заголовке столбца».

При необходимости вы можете переименовать таблицу в области навигации или переименовать поле в режиме таблицы или конструктора. Прежде чем вы это сделаете, вам следует подумать о включении опции Автозамена имен , если она еще не включена.

Включите функцию автозамены имен

При переименовании объекта базы данных, такого как поле, таблица, форма или отчет, обычно требуется, чтобы изменение имени распространялось по всей базе данных. В противном случае объекты, ссылающиеся на старое имя, не будут работать должным образом. Access предоставляет функцию автозамены имен, которая помогает распространять изменения имени. По умолчанию Автозамена имен включена для всех новых баз данных в Access. Однако, если он выключен, вы можете сделать следующее, чтобы включить его.

Включите функцию автозамены имен

1. Щелкните Файл > Параметры .

2. В диалоговом окне Access Options на левой панели щелкните Текущая база данных .

3. В разделе Параметры автозамены имен установите флажок Отслеживать информацию об автозамене имен , а затем установите флажок Выполнить автозамену имен .

4. Если вы хотите вести таблицу, в которой регистрируются все изменения, выполняемые функцией автозамены имен, установите флажок Журнал изменений автозамены имен .

5. Щелкните ОК .

6. Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить на панели инструментов быстрого доступа .

Примечание. Функция автозамены имен отличается от функции автозамены.Функция автозамены имен исправляет ссылки между объектами. Функция автозамены исправляет часто неправильно написанные слова или фразы.

Переименование поля в режиме таблицы

1. В области навигации дважды щелкните таблицу, в которой вы хотите переименовать поле.

   Таблица открывается в режиме таблицы.

2. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца для поля, которое вы хотите переименовать, а затем щелкните Переименовать поле в контекстном меню.

3. Введите новое имя поля и нажмите клавишу ВВОД.

Переименование поля в представлении «Дизайн»

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, в которой нужно переименовать поле, а затем выберите «Дизайн» в контекстном меню.

   Таблица открывается в режиме конструктора.

2. Щелкните ячейку в столбце Имя поля для поля, которое вы хотите переименовать.

   Совет: Чтобы выделить все имя поля, наведите указатель мыши на левый от первого символа имени, пока указатель не изменится на стрелку, а затем щелкните.

3. Измените текст, чтобы переименовать поле.

4. Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить на панели инструментов быстрого доступа .

Переименовать таблицу

Вы можете переименовать таблицу и большинство других объектов базы данных прямо из области навигации.

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите переименовать, а затем выберите Переименовать в контекстном меню.

   Примечание. Прежде чем переименовать таблицу, необходимо закрыть все открытые объекты, ссылающиеся на таблицу.

2. Введите новое имя и нажмите ENTER.

3. Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить на панели инструментов быстрого доступа .

Изменить текст, отображаемый в заголовке столбца

Заголовок — это заголовок или заголовок, который можно назначить полю, задав свойство Заголовок поля.Заголовок не зависит от имени поля — каждое поле имеет имя поля, а также может иметь заголовок. Например, вы можете захотеть, чтобы имя вашего поля состояло из одного слова без пробелов. Затем вы можете использовать свойство Caption , чтобы создать более информативное имя, включающее пробелы. Access отображает заголовок вместо имени поля в режиме таблицы, а также в метках и заголовках в запросах, формах и отчетах.

Если вы не предоставили текст для свойства Caption , по умолчанию используется имя поля.

Если вы хотите изменить имя, которое отображается в заголовке столбца в режиме таблицы, вы можете сделать это, не меняя имя поля, установив свойство Caption поля. Чтобы изменить свойство Caption поля, выполните следующие действия:

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, в которой вы хотите изменить заголовок, а затем выберите «Дизайн» в контекстном меню.

   Таблица открывается в режиме конструктора.

2. Щелкните ячейку в столбце Имя поля для поля, для которого нужно задать свойство Caption .

3. В нижнем разделе в разделе Свойства поля на вкладке Общие щелкните Заголовок .

4. Введите новый заголовок для поля.

5. Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить на панели инструментов быстрого доступа .

В следующий раз, когда вы откроете таблицу в режиме таблицы, в заголовке столбца появится заголовок вместо имени поля.

Верх страницы

Добавить поле в форму или отчет

Когда вы создаете базу данных на основе шаблона, ваша база данных будет содержать ряд встроенных, предварительно разработанных форм и отчетов, с которыми вы можете немедленно работать.Однако вы можете обнаружить, что хотите добавить дополнительное поле в форму или отчет. Когда вы добавляете поле в форму или отчет, вы создаете так называемый элемент управления .

Элементы управления — это объекты, которые отображают данные, выполняют действия и позволяют просматривать и работать с информацией, улучшающей пользовательский интерфейс, например ярлыками и изображениями. Элементы управления могут быть привязанными, несвязанными и рассчитанными.

Полный список типов элементов управления, которые можно использовать в формах и отчетах, см. В статье Введение в элементы управления.

Добавить поле в форму или отчет в режиме макета

После создания формы или отчета вы можете легко настроить его дизайн, работая в режиме макета. Используя фактические данные в реальном времени в качестве ориентира, вы можете настроить ширину полей и изменить порядок полей. Вы можете разместить новые поля в форме или отчете и установить свойства формы или отчета и их элементы управления.

Чтобы переключиться в режим макета, в области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет и выберите Просмотр макета в контекстном меню.Кроме того, вы можете нажать кнопку Layout View в строке состояния Access или щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку документа для формы или отчета и затем выбрать Layout View в контекстном меню.

Открыть страницу свойств

• На вкладке Design в группе Инструменты щелкните Property Sheet .

  Сочетание клавиш Нажмите F4.

Вы можете использовать панель Список полей для добавления полей из базовой таблицы или запроса в ваш проект. Чтобы отобразить панель Список полей , на вкладке Формат в группе Элементы управления щелкните Добавить существующие поля . Затем вы можете перетаскивать поля прямо из панели Список полей в свой дизайн.

Показать панель списка полей

Добавить поле из панели списка полей

• Чтобы добавить одно поле, перетащите поле из панели Список полей в раздел, в котором оно должно отображаться в форме или отчете.

• Чтобы добавить сразу несколько полей, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните нужные поля. Перетащите выбранные поля в форму или отчет.

Когда вы перетаскиваете поля в раздел, Access создает связанный элемент управления текстовым полем для каждого поля и автоматически помещает элемент управления меткой рядом с каждым полем.

Дополнительные сведения о формах и отчетах см. В статьях «Добавление поля в форму или отчет», «Создание формы в Access» и «Создание простого отчета».

Добавить поле для хранения документов, файлов или изображений

Вы можете использовать Access, чтобы добавить поле с типом данных «Вложение» для хранения одного или нескольких документов, файлов или изображений. Вы можете использовать поле вложения для хранения нескольких файлов в одном поле. Вы даже можете хранить в этом поле файлы нескольких типов. Например, в базе данных кандидатов на работу вы можете прикрепить одно или несколько резюме, помимо фотографии, к записи для каждого контакта.

Добавить поле вложения в таблицу

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, в которую нужно добавить поле, а затем выберите Design View в контекстном меню.

   Таблица открывается в режиме конструктора.

2. В столбце Имя поля щелкните первую пустую строку и введите имя для нового поля.

3. Щелкните соседнюю ячейку в столбце Тип данных , а затем выберите в списке Вложение .

4. Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить на панели инструментов быстрого доступа .

   Access может отобразить сообщение о невозможности отменить изменения после сохранения таблицы. Это означает, что вы не можете преобразовать поле в другой тип данных, но можете удалить поле, если считаете, что допустили ошибку.

5. Щелкните Да , чтобы подтвердить изменение.

После добавления поля «Вложение» в таблицу можно использовать диалоговое окно «Вложения » для добавления документов, файлов или изображений в запись.

Добавить вложение в поле

1. В области навигации дважды щелкните таблицу, к которой вы хотите добавить вложение.

   Таблица открывается в режиме таблицы.

2. В таблице дважды щелкните поле вложения.

   Появится диалоговое окно Attachments .

3. Щелкните Добавить .

   Откроется диалоговое окно Выберите файл .

4. Используйте список Искать в , чтобы найти файл или файлы, которые вы хотите прикрепить к записи, выберите файл или файлы, а затем щелкните Открыть .

   Обратите внимание, что вы можете выбрать несколько файлов любого поддерживаемого типа данных.

5. В диалоговом окне Attachments нажмите OK , чтобы добавить файлы в таблицу.

   Access добавляет файлы в поле и соответственно увеличивает число, обозначающее вложения.

6. Повторите эти шаги по мере необходимости, чтобы добавить файлы в текущее поле или другие поля в таблице.

Дополнительные сведения о полях вложений см. В статье Прикрепление файлов и рисунков к записям в базе данных.

Верх страницы

Изменение внешнего вида поля

Вы можете настроить способ отображения поля при его отображении.Например, вы можете установить форматы отображения для использования во всей базе данных, например в формах и отчетах, или когда таблица открывается в режиме таблицы. Чтобы установить формат отображения, вы устанавливаете свойство поля Формат . Затем свойство поля Format автоматически наследуется новыми формами и отчетами, которые вы создаете.

Установить формат отображения в режиме таблицы

1. В области навигации дважды щелкните таблицу, содержащую поле, формат которого вы хотите установить.
   Таблица открывается в режиме таблицы.

2. Щелкните поле, формат отображения которого вы хотите установить.

3. На вкладке Поля в группе Форматирование щелкните стрелку в раскрывающемся списке рядом с Формат и выберите формат.

   Поле отображается с новым форматом отображения.

Установите формат отображения в представлении «Дизайн»

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, содержащую поле, формат отображения которого вы хотите изменить, а затем щелкните Design View в контекстном меню.

   Таблица открывается в режиме конструктора.

2. Щелкните поле, формат отображения которого вы хотите установить.

3. В разделе Свойства поля на вкладке Общие щелкните поле Формат .

4. Щелкните раскрывающийся список и выберите формат отображения.

5. Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить на панели инструментов быстрого доступа .

Верх страницы

.

Измените новую базу данных, созданную на основе шаблона

Каждый шаблон, включенный в Access, представляет собой законченное приложение для отслеживания, которое содержит предварительно определенные таблицы, формы, отчеты, запросы, макросы и взаимосвязи. Эти шаблоны предназначены для немедленного использования в готовом виде, чтобы вы могли создать новую базу данных на основе шаблона и быстро приступить к работе. Однако могут возникнуть ситуации, когда вы захотите изменить свою новую базу данных, например, чтобы добавить или переименовать поле или изменить отчет.

В этой статье объясняется, как выполнить наиболее распространенные изменения, которые вы можете применить к базе данных, созданной на основе шаблона. См. Ссылки на статьи для получения более подробной информации о конкретных областях.

Что ты хочешь сделать?

Изучите основы таблиц и полей

Добавить поле в таблицу

Удалить поле из таблицы

Переименовать поле или таблицу

Добавить поле в форму или отчет

Добавьте поле для хранения документов, файлов или изображений

Изменить способ отображения поля

Изучите основы таблиц и полей

Когда вы создаете базу данных, вы храните свои данные в таблицах — тематических списках строк и столбцов.Вы сохраняете элементы информации, которые хотите отслеживать, в полях (также называемых столбцами). Например, в таблице контактов вы можете создать поля для фамилии, имени, номера телефона и адреса. Для таблицы продуктов вы можете создать поля для названия продукта, идентификатора продукта и цены.

Важно тщательно выбирать поля. Например, создание поля для хранения вычисленного значения обычно — плохая идея. В большинстве случаев вы можете попросить Access вычислить значение, когда это необходимо.Выбирая поля, старайтесь хранить информацию в мельчайших полезных частях. Например, вместо полного имени в одном поле рассмотрите возможность сохранения имени и фамилии отдельно. Как правило, если вам нужно составить отчет, отсортировать, найти или выполнить вычисление элемента информации, поместите его в отдельное поле.

Дополнительные сведения о проектировании базы данных и выборе полей см. В статье Основы проектирования базы данных.

Поле имеет определенные определяющие характеристики.Например, каждое поле имеет имя, однозначно определяющее поле в таблице. Поле также имеет тип данных, который выбирается в соответствии с информацией, которая будет сохранена. Тип данных определяет значения, которые могут быть сохранены, и операции, которые могут быть выполнены с этими значениями, а также объем памяти, выделенный для каждого значения. Каждое поле также имеет связанную группу параметров, называемых свойствами, которые определяют внешний вид или характеристики поведения поля. Например, свойство Format определяет макет отображения поля, то есть то, как оно должно отображаться при отображении.

Добавить поле в таблицу

Вы можете легко добавить поле в таблицу в режиме таблицы. Однако вы также можете добавить поле в таблицу в режиме конструктора. В режиме таблицы вы добавляете поле, вводя некоторые данные в ячейку под заголовком столбца Нажмите, чтобы добавить . Вы также можете добавить поле в таблицу в режиме конструктора.

Чтобы узнать больше о добавлении поля в таблицу в режиме таблицы, см. Статью Добавление или удаление столбца в таблице.

Чтобы узнать больше о добавлении поля в таблицу в режиме конструктора, см. Статью Создание таблицы и добавление полей.

Примечание. Когда вы добавляете новое поле в таблицу, оно не добавляется автоматически в существующие формы и отчеты. Вы должны вручную добавить поле в эти формы и отчеты, чтобы оно отображалось в них.

Удалить поле из таблицы

По возможности следует избегать удаления поля из базы данных, созданного на основе одного из предоставленных шаблонов — вполне вероятно, что поле используется в других объектах базы данных, таких как формы и отчеты.Таким образом, удаление поля приведет к последствиям, когда вы попытаетесь использовать другие объекты базы данных, которые используют это поле — объекты базы данных не будут работать должным образом. Вам придется удалить все ссылки на поле из всех объектов, которые его используют, чтобы эти другие объекты работали правильно.

Когда вы решите, что необходимо удалить поле из базы данных, созданной на основе шаблона, вы можете сделать это в режиме таблицы или в режиме конструктора. Помните, что если другие объекты базы данных ссылаются на удаленное поле, вы должны изменить эти другие объекты, чтобы удалить ссылку.Например, если отчет включает элемент управления, привязанный к удаленному полю, и вы запускаете отчет, появляется сообщение об ошибке, поскольку Access не может найти данные для поля.

Когда вы удаляете поле, вы навсегда удаляете всю информацию, хранящуюся в этом поле. По этой причине вы должны проявлять осторожность при удалении полей и должны создать резервную копию своей базы данных перед удалением поля.

Прежде чем вы сможете удалить поле, вы должны убедиться, что оно не участвует ни в каких отношениях таблиц.Если вы попытаетесь удалить поле, для которого существуют отношения, Access предупредит вас, что вы должны сначала удалить отношения.

Пошаговые инструкции по удалению связи таблицы см. В статье Создание, изменение или удаление связи.

Пошаговые инструкции по удалению полей из таблиц см. В статье Удаление поля.

Переименовать поле или таблицу

По возможности следует избегать переименования поля или таблицы в базе данных, созданной на основе одного из предоставленных шаблонов — вполне вероятно, что поле или таблица используются в других объектах базы данных, таких как формы и отчеты.Таким образом, переименование поля или таблицы может привести к последствиям, когда вы попытаетесь использовать другие объекты базы данных, которые используют это поле или таблицу. Другие объекты могут работать не так, как ожидалось, если они по-прежнему ссылаются на старое имя. Чтобы другие объекты работали правильно, старое имя необходимо изменить на новое. Если в категории Текущая база данных диалогового окна Параметры доступа установлен флажок « Выполнить автозамену имени », большая часть этой работы будет выполнена за вас автоматически.

Возможно, вы захотите изменить текст, который отображается в заголовке столбца в режиме таблицы. Вы можете сделать это, не переименовывая поле. Если вы хотите изменить только текст в заголовке столбца и не хотите переименовывать поле, см. Раздел «Изменение текста, отображаемого в заголовке столбца».

При необходимости вы можете переименовать таблицу в области навигации или переименовать поле в режиме таблицы или конструктора. Прежде чем вы это сделаете, вам следует подумать о включении опции Автозамена имен , если она еще не включена.

Включите функцию автозамены имен

При переименовании объекта базы данных, такого как поле, таблица, форма или отчет, обычно требуется, чтобы изменение имени распространялось по всей базе данных. В противном случае объекты, ссылающиеся на старое имя, не будут работать должным образом. Access предоставляет функцию автозамены имен, которая помогает распространять изменения имени. По умолчанию Автозамена имен включена для всех новых баз данных в Access. Однако, если он выключен, вы можете сделать следующее, чтобы включить его.

Включите функцию автозамены имен

1. Щелкните Файл > Параметры .

2. В диалоговом окне Access Options на левой панели щелкните Текущая база данных .

3. В разделе Параметры автозамены имен установите флажок Отслеживать информацию об автозамене имен , а затем установите флажок Выполнить автозамену имен .

4. Если вы хотите вести таблицу, в которой регистрируются все изменения, выполняемые функцией автозамены имен, установите флажок Журнал изменений автозамены имен .

5. Щелкните ОК .

6. Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить на панели инструментов быстрого доступа .

Примечание. Функция автозамены имен отличается от функции автозамены.Функция автозамены имен исправляет ссылки между объектами. Функция автозамены исправляет часто неправильно написанные слова или фразы.

Переименование поля в режиме таблицы

1. В области навигации дважды щелкните таблицу, в которой вы хотите переименовать поле.

   Таблица открывается в режиме таблицы.

2. Щелкните правой кнопкой мыши заголовок столбца для поля, которое вы хотите переименовать, а затем щелкните Переименовать поле в контекстном меню.

3. Введите новое имя поля и нажмите клавишу ВВОД.

Переименование поля в представлении «Дизайн»

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, в которой нужно переименовать поле, а затем выберите «Дизайн» в контекстном меню.

   Таблица открывается в режиме конструктора.

2. Щелкните ячейку в столбце Имя поля для поля, которое вы хотите переименовать.

   Совет: Чтобы выделить все имя поля, наведите указатель мыши на левый от первого символа имени, пока указатель не изменится на стрелку, а затем щелкните.

3. Измените текст, чтобы переименовать поле.

4. Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить на панели инструментов быстрого доступа .

Переименовать таблицу

Вы можете переименовать таблицу и большинство других объектов базы данных прямо из области навигации.

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, которую вы хотите переименовать, а затем выберите Переименовать в контекстном меню.

   Примечание. Прежде чем переименовать таблицу, необходимо закрыть все открытые объекты, ссылающиеся на таблицу.

2. Введите новое имя и нажмите ENTER.

3. Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить на панели инструментов быстрого доступа .

Изменить текст, отображаемый в заголовке столбца

Заголовок — это заголовок или заголовок, который можно назначить полю, задав свойство Заголовок поля.Заголовок не зависит от имени поля — каждое поле имеет имя поля, а также может иметь заголовок. Например, вы можете захотеть, чтобы имя вашего поля состояло из одного слова без пробелов. Затем вы можете использовать свойство Caption , чтобы создать более информативное имя, включающее пробелы. Access отображает заголовок вместо имени поля в режиме таблицы, а также в метках и заголовках в запросах, формах и отчетах.

Если вы не предоставили текст для свойства Caption , по умолчанию используется имя поля.

Если вы хотите изменить имя, которое отображается в заголовке столбца в режиме таблицы, вы можете сделать это, не меняя имя поля, установив свойство Caption поля. Чтобы изменить свойство Caption поля, выполните следующие действия:

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, в которой вы хотите изменить заголовок, а затем выберите «Дизайн» в контекстном меню.

   Таблица открывается в режиме конструктора.

2. Щелкните ячейку в столбце Имя поля для поля, для которого нужно задать свойство Caption .

3. В нижнем разделе в разделе Свойства поля на вкладке Общие щелкните Заголовок .

4. Введите новый заголовок для поля.

5. Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить на панели инструментов быстрого доступа .

В следующий раз, когда вы откроете таблицу в режиме таблицы, в заголовке столбца появится заголовок вместо имени поля.

Верх страницы

Добавить поле в форму или отчет

Когда вы создаете базу данных на основе шаблона, ваша база данных будет содержать ряд встроенных, предварительно разработанных форм и отчетов, с которыми вы можете немедленно работать.Однако вы можете обнаружить, что хотите добавить дополнительное поле в форму или отчет. Когда вы добавляете поле в форму или отчет, вы создаете так называемый элемент управления .

Элементы управления — это объекты, которые отображают данные, выполняют действия и позволяют просматривать и работать с информацией, улучшающей пользовательский интерфейс, например ярлыками и изображениями. Элементы управления могут быть привязанными, несвязанными и рассчитанными.

Полный список типов элементов управления, которые можно использовать в формах и отчетах, см. В статье Введение в элементы управления.

Добавить поле в форму или отчет в режиме макета

После создания формы или отчета вы можете легко настроить его дизайн, работая в режиме макета. Используя фактические данные в реальном времени в качестве ориентира, вы можете настроить ширину полей и изменить порядок полей. Вы можете разместить новые поля в форме или отчете и установить свойства формы или отчета и их элементы управления.

Чтобы переключиться в режим макета, в области навигации щелкните правой кнопкой мыши форму или отчет и выберите Просмотр макета в контекстном меню.Кроме того, вы можете нажать кнопку Layout View в строке состояния Access или щелкнуть правой кнопкой мыши вкладку документа для формы или отчета и затем выбрать Layout View в контекстном меню.

Открыть страницу свойств

• На вкладке Design в группе Инструменты щелкните Property Sheet .

  Сочетание клавиш Нажмите F4.

Вы можете использовать панель Список полей для добавления полей из базовой таблицы или запроса в ваш проект. Чтобы отобразить панель Список полей , на вкладке Формат в группе Элементы управления щелкните Добавить существующие поля . Затем вы можете перетаскивать поля прямо из панели Список полей в свой дизайн.

Показать панель списка полей

Добавить поле из панели списка полей

• Чтобы добавить одно поле, перетащите поле из панели Список полей в раздел, в котором оно должно отображаться в форме или отчете.

• Чтобы добавить сразу несколько полей, удерживая нажатой клавишу CTRL, щелкните нужные поля. Перетащите выбранные поля в форму или отчет.

Когда вы перетаскиваете поля в раздел, Access создает связанный элемент управления текстовым полем для каждого поля и автоматически помещает элемент управления меткой рядом с каждым полем.

Дополнительные сведения о формах и отчетах см. В статьях «Добавление поля в форму или отчет», «Создание формы в Access» и «Создание простого отчета».

Добавить поле для хранения документов, файлов или изображений

Вы можете использовать Access, чтобы добавить поле с типом данных «Вложение» для хранения одного или нескольких документов, файлов или изображений. Вы можете использовать поле вложения для хранения нескольких файлов в одном поле. Вы даже можете хранить в этом поле файлы нескольких типов. Например, в базе данных кандидатов на работу вы можете прикрепить одно или несколько резюме, помимо фотографии, к записи для каждого контакта.

Добавить поле вложения в таблицу

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, в которую нужно добавить поле, а затем выберите Design View в контекстном меню.

   Таблица открывается в режиме конструктора.

2. В столбце Имя поля щелкните первую пустую строку и введите имя для нового поля.

3. Щелкните соседнюю ячейку в столбце Тип данных , а затем выберите в списке Вложение .

4. Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить на панели инструментов быстрого доступа .

   Access может отобразить сообщение о невозможности отменить изменения после сохранения таблицы. Это означает, что вы не можете преобразовать поле в другой тип данных, но можете удалить поле, если считаете, что допустили ошибку.

5. Щелкните Да , чтобы подтвердить изменение.

После добавления поля «Вложение» в таблицу можно использовать диалоговое окно «Вложения » для добавления документов, файлов или изображений в запись.

Добавить вложение в поле

1. В области навигации дважды щелкните таблицу, к которой вы хотите добавить вложение.

   Таблица открывается в режиме таблицы.

2. В таблице дважды щелкните поле вложения.

   Появится диалоговое окно Attachments .

3. Щелкните Добавить .

   Откроется диалоговое окно Выберите файл .

4. Используйте список Искать в , чтобы найти файл или файлы, которые вы хотите прикрепить к записи, выберите файл или файлы, а затем щелкните Открыть .

   Обратите внимание, что вы можете выбрать несколько файлов любого поддерживаемого типа данных.

5. В диалоговом окне Attachments нажмите OK , чтобы добавить файлы в таблицу.

   Access добавляет файлы в поле и соответственно увеличивает число, обозначающее вложения.

6. Повторите эти шаги по мере необходимости, чтобы добавить файлы в текущее поле или другие поля в таблице.

Дополнительные сведения о полях вложений см. В статье Прикрепление файлов и рисунков к записям в базе данных.

Верх страницы

Изменение внешнего вида поля

Вы можете настроить способ отображения поля при его отображении.Например, вы можете установить форматы отображения для использования во всей базе данных, например в формах и отчетах, или когда таблица открывается в режиме таблицы. Чтобы установить формат отображения, вы устанавливаете свойство поля Формат . Затем свойство поля Format автоматически наследуется новыми формами и отчетами, которые вы создаете.

Установить формат отображения в режиме таблицы

1. В области навигации дважды щелкните таблицу, содержащую поле, формат которого вы хотите установить.
   Таблица открывается в режиме таблицы.

2. Щелкните поле, формат отображения которого вы хотите установить.

3. На вкладке Поля в группе Форматирование щелкните стрелку в раскрывающемся списке рядом с Формат и выберите формат.

   Поле отображается с новым форматом отображения.

Установите формат отображения в представлении «Дизайн»

1. В области навигации щелкните правой кнопкой мыши таблицу, содержащую поле, формат отображения которого вы хотите изменить, а затем щелкните Design View в контекстном меню.

   Таблица открывается в режиме конструктора.

2. Щелкните поле, формат отображения которого вы хотите установить.

3. В разделе Свойства поля на вкладке Общие щелкните поле Формат .

4. Щелкните раскрывающийся список и выберите формат отображения.

5. Чтобы сохранить изменения, нажмите Сохранить на панели инструментов быстрого доступа .

Верх страницы

.

vba — изменить имя таблицы в связанной таблице в Access

Переполнение стека

1. Около

2. Продукты

3. Для команд

1. Переполнение стека
   Общественные вопросы и ответы

2. Переполнение стека для команд
   Где разработчики и технологи делятся частными знаниями с коллегами

3. Вакансии
   Программирование и связанные с ним технические возможности карьерного роста

4. Талант
   Нанимайте технических специалистов и создавайте свой бренд работодателя

5. Реклама
   Обратитесь к разработчикам и технологам со всего мира

6. О компании

Загрузка…

.